दक्षता किसी भी कार्यालय या व्यवसाय सेटिंग के बारे में महत्वपूर्ण है। संगठित होना एक कौशल है जो किसी भी कार्यालय के वातावरण को लाभान्वित करेगा। एक चीज जिसे आप सुधारना चाहते हैं, भले ही आप पाते हैं कि आप आम तौर पर संगठित हैं, आपकी दस्तावेज फाइलिंग और रखरखाव प्रक्रिया है। यदि आप उन्हें प्रबंधित करने के लिए एक प्रणाली नहीं है, तो आप महत्वपूर्ण दस्तावेजों की खोज में घंटों बिता सकते हैं। जब आप दबाव में हों तो आवश्यक दस्तावेज प्राप्त करने की क्षमता होना महत्वपूर्ण है। हालाँकि कुछ कार्यस्थलों में वास्तविक भौतिक फ़ाइलें हो सकती हैं, लेकिन दस्तावेज़ फाइलिंग का अधिकांश हिस्सा कंप्यूटर पर होता है।
नामकरण
सभी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को सुसंगत तरीके से नाम दें। प्रोजेक्ट के नाम से उनमें से कुछ को तारीख और अन्य का नाम न दें। सुनिश्चित करें कि किसी विशेष परियोजना की प्रत्येक फ़ाइल में परियोजना के शीर्षक में कुछ अद्वितीय है। आसानी से पहचाने जाने वाले नाम के साथ एक मास्टर प्रोजेक्ट फ़ोल्डर बनाएँ। इस फ़ोल्डर को स्पष्ट शीर्षक के साथ सबफ़ोल्डर्स में विभाजित करें जिसका उपयोग आप इस पर काम करने वाले या अन्य आवश्यक चीजों के नाम को सूचीबद्ध करने के लिए कर सकते हैं।
बचत
समान दस्तावेजों को एक साथ स्टोर करें। यदि आप किसी विशेष प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं, तो अपने कंप्यूटर पर एक ही मास्टर फ़ोल्डर में सभी दस्तावेजों को सहेजें। यह सभी स्थानों में सभी स्प्रेडशीट या सभी ग्राफिक्स को संग्रहीत करने की तुलना में अधिक कुशल और तार्किक है। जब आप विवरण के साथ हाथ धो रहे हों, तो एक क्लिक आपको प्रोजेक्ट पर ले जाएगा।
सामग्री
इससे पहले कि आप दस्तावेज़ दाखिल करना शुरू करें, सामग्री की समीक्षा करने के लिए कुछ समय लें। आपके द्वारा भेजी गई सभी सूचनाओं को सहेज कर न रखें। इसका मतलब बाद में अनावश्यक चीजों को देखने में अधिक समय लगेगा। यदि दस्तावेज़ आपके विशेष प्रोजेक्ट के लिए प्रासंगिक है, तो इसे सहेजें। यदि नहीं, तो इसे अपने कंप्यूटर से हटा दें।
स्थिति
अलग-अलग दस्तावेज़ जो दस्तावेजों से चल रहे काम का एक हिस्सा हैं जो कि पूर्ण कार्य के लिए हैं और केवल संदर्भ और रिकॉर्ड उद्देश्यों के लिए सहेजे जा रहे हैं। अपने फ़ोल्डर सिस्टम का उपयोग करें। वर्तमान दस्तावेज़ों को अपने कंप्यूटर के डेस्कटॉप जैसे आसानी से सुलभ स्थान पर सहेजें। एक बार काम पूरा हो जाने के बाद, इसे प्रोजेक्ट फ़ोल्डर में ले जाएं जिसमें आप काम पूरा करें। इस विधि को अपने व्यवसाय के अनुकूल बनाएं।
