कार्यदिवस के दौरान, कर्मचारी अपने लक्ष्यों को पूरा करने के लिए कई प्रक्रियाओं का पालन करते हैं। ये लक्ष्य स्थिति से भिन्न होते हैं और इसमें जर्नल प्रविष्टियां दर्ज करना, ग्राहक पूछताछ का जवाब देना या कंप्यूटर समस्याओं का निवारण करने जैसे कर्तव्य शामिल होते हैं। प्रत्येक विभाग विभिन्न लक्ष्यों की ओर काम करता है और उन लक्ष्यों को पूरा करने के लिए विभिन्न प्रक्रियाओं का उपयोग करता है। कुछ कंपनियों को अपने द्वारा उपयोग की जाने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सावधानीपूर्वक विवरण करने के लिए समय का अभाव होता है। हालांकि, व्यवसाय की प्रक्रियाओं को लिखना एक कंपनी को कई लाभ प्रदान करता है। जब कोई कंपनी अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करती है, तो वह विस्तृत कदम बनाती है जिसके साथ वह वर्तमान कर्मचारियों का मार्गदर्शन कर सकती है और नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित कर सकती है।
व्यावसायिक प्रक्रिया का उद्देश्य लिखें। यह कथन वर्णित प्रक्रिया का पालन करने के कारण और महत्व को सूचीबद्ध करता है। अपना उद्देश्य विकसित करते समय, इस बारे में सोचें कि कर्मचारियों को प्रक्रिया का पालन करने की आवश्यकता क्यों है और प्रबंधन से पूछना चाहिए कि प्रक्रिया का पालन करने का परिणाम क्या होना चाहिए; आपका उद्देश्य इन समझ को व्यक्त करना चाहिए।
पूरी प्रक्रिया में होने वाले प्रत्येक चरण को पहचानें और प्रत्येक चरण को एक वाक्य के रूप में लिखें।
यह निर्धारित करने के लिए प्रत्येक चरण की समीक्षा करें कि क्या यह प्रक्रिया को पूरा करने के लिए जोड़ता है या मूल्य को जोड़े बिना संसाधनों का उपयोग करता है। उन चरणों को हटा दें जो उद्देश्य में योगदान नहीं करते हैं।
प्रत्येक चरण को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्यों को पहचानें और सूचीबद्ध करें। चरण को पूरा करने के लिए आवश्यक किसी भी संसाधन की जानकारी शामिल करें और उन संसाधनों को कैसे प्राप्त करें। प्रत्येक विवरण को उस क्रम में लिखें, जिसे यह किया जाना चाहिए।
एक फ़्लोचार्ट ड्रा करें। कुछ कर्मचारी चरणों को पढ़ने की तुलना में प्रक्रिया का एक दृश्य आरेख देखकर अधिक सीखते हैं। फ़्लोचार्ट में प्रक्रिया में लिखे गए प्रत्येक चरण और विवरण को शामिल करें।
किसी भी छूटे हुए कदम की पहचान करने के लिए समग्र प्रक्रिया की समीक्षा करें। प्रारंभिक व्यावसायिक प्रक्रिया बनाने के बाद, शुरुआत से दस्तावेज़ के माध्यम से पढ़ें। प्रत्येक चरण को नेत्रहीन और शारीरिक रूप से अभ्यास करना सुनिश्चित करने के लिए कि हर आवश्यक कदम शामिल है। यह निष्कर्ष निकालने के बाद कि व्यावसायिक प्रक्रिया पूरी हो गई है, दस्तावेज़ की एक अंतिम प्रति प्रिंट करें।
टिप्स
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मान लें कि व्यवसाय प्रक्रिया को पढ़ने वाले कर्मचारी को कंपनी या उसके संसाधनों का कोई पूर्व ज्ञान नहीं है और इसमें ऐसे चरण शामिल हैं जो अनुभवी कार्यकर्ता को स्पष्ट लगते हैं क्योंकि ये कदम अनुभवहीन कार्यकर्ता के लिए स्पष्ट नहीं हो सकते हैं।
वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करके व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ बनाएं। यह आपको आसान परिवर्तन करने की अनुमति देता है क्योंकि व्यवसाय प्रक्रिया विकसित होती है।
