"द कीपिंग बुक्स: बेसिक रिकॉर्डकीपिंग एंड एकाउंटिंग फॉर सक्सेसफुल स्मॉल बिज़नेस, सेवेंथ एडिशन" में लिंडा पिंसन ने उन खातों के रूप में देय खातों को परिभाषित किया है, जो किसी कंपनी द्वारा खरीदे गए सामान या सेवाओं के लिए लेनदारों पर बकाया हैं। इसकी लेखा टीम या एक समर्पित खाता देय टीम। एक समर्पित खाता देय टीम प्रसंस्करण प्रक्रियाओं के मानक सेटों को नियुक्त करती है। ये प्रक्रिया विक्रेता संबंधों को अधिकतम करते हुए ओवरहेड लागत को कम करती है।
महत्व
धोखाधड़ी, गबन और प्रसंस्करण में त्रुटियां एक व्यवसाय को तबाह कर सकती हैं। इस तरह के जोखिम को कम करने के लिए नियंत्रण प्रक्रियाओं को लागू करना महत्वपूर्ण है। कुछ सामान्य और प्रभावी नियंत्रणों में शामिल हैं: गबन के जोखिम को कम करने के लिए कर्तव्यों का पृथक्करण; औपचारिक क्रय कार्य और दिशानिर्देश गबन, धोखाधड़ी के चालान और त्रुटियों के जोखिम को कम करने के लिए; गबन और त्रुटियों के जोखिम को कम करने के लिए दूसरा हस्ताक्षरकर्ता डॉलर की राशि थ्रेसहोल्ड; और डुप्लिकेट भुगतान त्रुटियों के जोखिम को कम करने के लिए व्यवस्थित चालान संख्या सत्यापन।
विक्रेताओं
लेनदारों को कंपनी के डेटाबेस में विक्रेताओं के रूप में जोड़ा जाता है। यह कार्य आम तौर पर देय खातों क्लर्क या वित्त क्लर्क को सौंपा जाता है जिसमें भुगतान उत्पन्न करने की क्षमता नहीं होती है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि भुगतान समयबद्ध तरीके से किए जाते हैं, वेंडरों को इनवॉइसिंग मुद्दों से निपटने के लिए देय टीम के साथ काम करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। क्रय एजेंटों या आदेश देने वाले विभाग से संपर्क करना, अवैतनिक या आंशिक रूप से भुगतान किए गए चालान का पता लगाने या हल करने में देरी को जोड़ देगा।
समारोह
वेंडरों को निर्देश दिया जाता है कि वे चालान सीधे देय विभाग को भेजें। इनवॉइस समय-मुद्रांकित है और प्रसंस्करण घड़ी शुरू होती है। यदि सामान या सेवाओं की खरीद के लिए एक खरीद आदेश उत्पन्न किया गया था, तो चालान खरीद आदेश और रसीद के प्रमाण से मेल खाता है। मैरी एस। शेफ़र ने "लेखा देय:: कुशल विभाग चलाने के लिए एक मार्गदर्शिका" पुस्तक में इस "तीन तरह से मिलान" प्रक्रिया पर चर्चा की।
यदि खरीद बिना खरीद आदेश के की गई थी तो उसे कंपनी के स्थापित दिशानिर्देशों को पूरा करना होगा। यदि दिशानिर्देश मिलते हैं, तो चालान को अनुमोदन और उचित कोडिंग के लिए आदेश देने वाले विभाग को भेज दिया जाता है।
संवितरण प्रक्रिया
देय खातों के विश्लेषक भुगतान उत्पन्न करने के लिए अधिकृत हैं। विश्लेषक समयबद्ध तरीके से इनवॉयस को संसाधित करने के लिए लगन से काम करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि उन्हें तुरंत भुगतान किया जाता है और संभव होने पर छूट ली जाती है। इन दोनों उद्देश्यों के परिणामस्वरूप ओवरहेड लागत को नियंत्रित करने के अवसर मिलते हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जहां सरकारी एजेंसियों को विलंबित भुगतान के लिए दंडित किया जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक भुगतान एक और लागत बचत उपकरण है। यह कागजी चेक की लागत में कटौती करता है और चेक धोखाधड़ी या गबन को कम करता है। यदि आंशिक भुगतान या अस्वीकार भुगतान जारी करना आवश्यक है, तो खाते देय विश्लेषक दस्तावेज और परिस्थितियों की व्याख्या करते हैं।
आंतरिक लेखा परीक्षा
देय खातों के विश्लेषक यह सुनिश्चित करते हैं कि भुगतान कंपनी की नीति के अनुसार वितरित किए गए हैं। कंपनी की आंतरिक ऑडिटिंग टीम चुनिंदा चालान समूह के लिए प्रलेखन का अनुरोध करके विश्लेषक के कार्य के परिणामों की समीक्षा करेगी। ऑडिटर यह सुनिश्चित करने के लिए प्रलेखन की समीक्षा करता है कि नियंत्रण प्रक्रियाएं ठीक से और सही तरीके से पालन की गई थीं। अपर्याप्त नियंत्रण प्रक्रियाओं के परिणामस्वरूप अप्रत्याशित नुकसान होता है। इस तरह के नुकसान की वसूली के लिए अतिरिक्त समय और लागत की आवश्यकता होती है।
