चार्टर पत्र या दस्तावेज़ एक औपचारिक हस्ताक्षरित रिकॉर्ड है जो लिखित रूप में एक परियोजना या संगठन को परिभाषित करता है। चार्टर को लक्ष्य और मिशन सहित परियोजना को निर्दिष्ट करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्यों के साथ, एक परियोजना के सफल होने की अधिक संभावना होगी। आपके संगठन या कंपनी को योजना के सभी पहलुओं पर समझौते को सुनिश्चित करने के लिए एक बड़े पैमाने पर परियोजना शुरू करने से पहले चार्टर पत्र बनाना और अनुमोदित करना चाहिए। चार्टर पत्र लिखने के चरण आपके विशेष प्रोजेक्ट के आधार पर भिन्न हो सकते हैं लेकिन कुछ सामान्य चरण हैं।
अपने चार्टर के शीर्ष पर प्रोजेक्ट या संगठन का नाम शामिल करें। प्रबंधक का नाम और संगठन के किसी अन्य महत्वपूर्ण सदस्य को जोड़ें।
अपने चार्टर के शुरुआती पैराग्राफ में अपने संगठन के लक्ष्यों और मिशनों को परिभाषित करें। सुनिश्चित करें कि संगठन के सभी सदस्य लक्ष्यों पर सहमत हैं और वे प्राप्त करने योग्य हैं।
निर्धारित करें कि आपके संगठन का सदस्य बनने के लिए क्या आवश्यकताएं होंगी। उदाहरण के लिए, यदि आप एक युवा फुटबॉल क्लब के लिए एक चार्टर पत्र बना रहे हैं, तो आप अपने चार्टर में उम्र और निवास की आवश्यकताओं को शामिल करेंगे।
व्यवस्थित करें कि संघ कैसे चलाया जाएगा। यदि कोई विशिष्ट पदानुक्रम है, तो चार्टर में उन विवरणों को शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि आपके संगठन में निदेशक, प्रबंधक और टीम लीडर हैं, तो आप यह बताना चाहेंगे कि प्रत्येक स्थिति की रिपोर्ट कौन करेगा।
अपने संगठन या प्रोजेक्ट टीम के प्रत्येक सदस्य की जिम्मेदारियों को शामिल करें। जितना अधिक विवरण आप अपने चार्टर पत्र में जोड़ते हैं, उतना कम भ्रम बाद में होगा।
अपने चार्टर पत्र में एक विशिष्ट अनुभाग जोड़ें जो निर्दिष्ट करता है कि संशोधन कैसे जोड़े जाएं। अनिवार्य रूप से, आप अपने चार्टर में बाद की तारीख में शामिल करने के लिए कुछ और सोचेंगे। संशोधन जोड़ने के तरीकों के लिए अपने संगठन के साथ एक योजना विकसित करें।
अपने संगठन के सदस्यों के साथ चार्टर पत्र की समीक्षा करें। अधिक से अधिक जानकारी शामिल करने का प्रयास करें। यह शासी दस्तावेज है और इसे विस्तृत होना चाहिए।
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर और दिनांक। चार्टर पत्र बनाने में मदद करने वाले बोर्ड के अन्य सदस्यों को भी चार्टर पर हस्ताक्षर करना चाहिए। अपने संगठन के सदस्यों को प्रतियां प्रदान करें और अपने क्लब के रिकॉर्ड में प्रतियां दर्ज करें।
