यदि आप कॉल सेंटर शुरू करने की योजना बना रहे हैं, तो आप सुरक्षित रूप से उम्र-पुरानी सिफारिश को अलग रख सकते हैं कि स्थान सब कुछ है। क्योंकि ग्राहकों के साथ आपका एकमात्र संपर्क - या उनमें से अधिकांश वैसे भी - आपको व्यक्तिगत रूप से कभी नहीं जाएंगे, जगह की तुलना में पर्याप्त स्थान अधिक महत्वपूर्ण है। इंफ्रास्ट्रक्चर और डेटा स्टोरेज की जरूरत भी महत्वपूर्ण विचार हैं। इसके अतिरिक्त, क्योंकि काम का माहौल काफी शोरगुल बन सकता है, इसलिए भौतिक लेआउट न केवल आपके कर्मचारियों के लिए आरामदायक होना चाहिए, बल्कि इससे शोर भी कम होना चाहिए।
स्क्वायर फ़ुटेज आवश्यकताएँ
रिस्पांस डिज़ाइन कॉर्प - जो कॉल सेंटर डिज़ाइन में माहिर है - "प्रति वर्ग फुट" के संदर्भ में अंतरिक्ष आवश्यकताओं की चर्चा करता है, यह अनुशंसा करता है कि आप प्रति सीट 125 से 150 वर्ग फीट की अनुमति देते हैं। "यह वर्ग फुटेज संख्या सभी सामान्य क्षेत्रों के लिए लागू होती है, न कि केवल क्यूबिकल," रिस्पांस डिज़ाइन नोट। क्यूबिकल स्पेस के लिए, यह एक कॉल सेंटर का हवाला देता है जहां प्रत्येक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को 33 वर्ग फीट का क्यूबिकल प्रदान किया गया था। उन फ़ोकस को मिलाते हुए, यदि आप 10 फोन के साथ शुरू करने की योजना बनाते हैं, तो आपको क्यूबिकल्स के लिए लगभग 330 वर्ग फुट जगह और एक मीटिंग रूम, टॉयलेट और डेटा स्टोरेज के लिए अतिरिक्त 920 से 1,170 वर्ग फुट की आवश्यकता होगी।
इन्फ्रास्ट्रक्चर आवश्यकताओं को निर्धारित करें
बुनियादी सुविधाओं की जरूरतों को निर्धारित करने के लिए एक व्यवसाय दूरसंचार सलाहकार के साथ काम करें। आंतरिक तारों, टेलीफोन प्रणाली और बैंडविड्थ की आवश्यकताएं सबसे महत्वपूर्ण विचारों में से हैं। उदाहरण के लिए, तय करें कि मानक स्विच्ड-सर्किट पारंपरिक टेलीफोन लाइनें या वॉयस ओवर इंटरनेट प्रोटोकॉल सबसे अच्छा विकल्प है। यदि आप वीओआईपी चुनते हैं, तो यह देखने के लिए जांचें कि क्या फाइबर ऑप्टिक नेटवर्क सेवा के लिए एक संभावित साइट पहले से ही स्थापित है और क्या आप पट्टे के भुगतान में किसी आवश्यक संशोधन के लिए लागत का निर्माण कर सकते हैं या क्या आपको इन लागतों का भुगतान करने की आवश्यकता है। बैंडविड्थ डेटा ट्रांसमिशन की दर को संदर्भित करता है, जो बदले में आपके इंटरनेट कनेक्शन की गति और दक्षता दोनों को निर्धारित करता है।
डेटा संग्रहण वातावरण का अनुकूलन करें
समय और सिस्टम की विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए, एक अलग वातानुकूलन प्रणाली और आर्द्रता निगरानी उपकरणों से सुसज्जित संलग्न कमरे में डेटा उपकरण स्थापित करें। Avtech Software, Inc., एक फर्म जो डेटा सेंटर तापमान और पर्यावरण नियंत्रण में माहिर है, 68 डिग्री और 75 डिग्री फ़ारेनहाइट के बीच के परिवेश के तापमान और 45 प्रतिशत और 55 प्रतिशत के बीच एक सापेक्ष आर्द्रता स्तर की सिफारिश करता है।
सॉफ्टवेयर और उपकरण खरीदें
अपनी पुस्तक "कॉमडेक्स कॉल सेंटर ट्रेनिंग कोर्स किट" में, लेखक और उद्यमी विकास गुप्ता की सलाह है कि सभी नए कॉल सेंटर पाँच बुनियादी तकनीकों के साथ शुरू होते हैं। इनमें एक इंटरनेट कनेक्शन, एक स्वचालित कॉल वितरक, एक इंटरैक्टिव वॉयस प्रतिक्रिया प्रणाली, कंप्यूटर टेलीफोनी एकीकरण और ग्राहक संपर्क उपकरण शामिल हैं। यदि आपका ध्यान आउटबाउंड कॉल पर है, तो आपको भविष्यवाणिय डायलिंग सॉफ़्टवेयर की भी आवश्यकता होगी। प्रत्येक एजेंट को एक कंप्यूटर और एक हेडसेट की भी आवश्यकता होगी। सॉफ्टवेयर और उपकरणों की कीमतें काफी भिन्न होती हैं, इसलिए खरीदारी का निर्णय लें और खरीदारी का निर्णय लेने से पहले कम से कम तीन उद्धरण प्राप्त करें।
शोर कम करें
रिंगिंग टेलीफोन, चल रही बातचीत और ऑपरेटिंग उपकरण सभी एक काम के माहौल में योगदान करते हैं। यह शोर प्लान को कम करने के लिए फ्लोर प्लानिंग, लेआउट और वर्कस्टेशन डिजाइन बनाता है। इसे पूरा करने के विकल्पों में एक साथ समूहीकरण एजेंटों के बजाय कार्यस्थानों को जोड़ना, कार्यस्थानों के बीच ध्वनि अवरोधक पैनल जोड़ना, एक या दो निजी कार्यालयों का निर्माण करना, बैठकों और कॉल के लिए उपयोग करना जिसमें गोपनीयता और हाउसिंग प्रिंटर की आवश्यकता होती है और मशीनों को कार्यस्थानों से दूर रखना चाहिए। पौधों और नरम, शोर-रहित सामान जैसे अंधा, कालीन, कुशन और गद्देदार कुर्सियां आगे भी शोर को कम कर सकती हैं।
