उपभोक्ताओं की निष्ठा के लिए प्रतिस्पर्धा कंपनियों के लिए महत्वपूर्ण है कि वे ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए वे सब कर सकें। अपनी सेवा प्राथमिकताओं के साथ ट्रैक पर रहने के लिए, कई कंपनियां ग्राहक सेवा चार्टर, ग्राहक सेवा लक्ष्यों और प्रक्रियाओं की वर्तनी का दस्तावेज अपनाती हैं। ग्राहक सेवा चार्टर लिखना बहुत समय या पैसा नहीं लेता है।
अपने व्यवसाय का एक सामान्य अवलोकन विवरण विकसित करें जो यह वर्णन करता है कि आप क्या करते हैं या क्या उत्पाद और सेवाएं प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक गहने कंपनी के मालिक हैं, तो आपका अवलोकन "XYZ कंपनी एक कारीगर का व्यवसाय हो सकता है जो वास्तविक रत्न से बने हाथ से तैयार किए गए गहने बनाता है।"
अपने ग्राहक सेवा लक्ष्यों को लिखें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक ग्राफिक डिज़ाइन फर्म के मालिक हैं, तो आपके लक्ष्य तीन से कम संशोधनों के साथ उद्धृत समय सीमा के भीतर ऑर्डर पूरा कर सकते हैं। यदि आप एक एथलेटिक जूते की दुकान चलाते हैं, तो आपके ग्राहक सेवा लक्ष्य प्रत्येक ग्राहक को उनके खेल के लिए सबसे उपयुक्त जूता खोजने में मदद कर सकते हैं, और किसी भी और सभी सवालों के जवाब देने के लिए पर्याप्त जानकार होना चाहिए।
अपने ग्राहकों के अधिकारों को लिखें क्योंकि वे आपके व्यवसाय से संबंधित हैं। उदाहरण के लिए, एक कपड़े की दुकान डीम कर सकती है कि उनके ग्राहकों को विनम्र, समय पर सहायता और तेजी से चेकआउट करने का अधिकार है।
अपने चार्टर में एक अनुभाग जोड़ें जो यह बताता है कि आपकी कंपनी आपके ग्राहक सेवा लक्ष्यों को पूरा करने और अपने ग्राहकों के अधिकारों का पालन करने के लिए क्या करेगी। कपड़े की दुकान के उदाहरण पर वापस जा रहे हैं, आप यह तय कर सकते हैं कि आप सभी प्रदर्शनों को प्रस्तुत या व्यवस्थित रखेंगे, प्रत्येक ग्राहक को मुस्कान के साथ शुभकामनाएं देंगे, और नियमित रूप से अपनी सूची में नए रुझानों को पेश करेंगे।
अपने चार्टर में ध्यान दें कि ग्राहक क्या कर सकते हैं यदि उन्हें नहीं लगता है कि उनके अधिकारों का सम्मान किया गया है, या यदि आपके ग्राहक सेवा के लक्ष्यों को पूरा नहीं किया गया है। इसमें ग्राहक शिकायत विभाग या कंपनी प्रबंधक को डाक का पता, फोन नंबर या ईमेल पता शामिल हो सकता है।
ग्राहक सेवा चार्टर को अपनी कंपनी की वेबसाइट, ब्लॉग या अपने स्टोर या कार्यालय में पोस्ट करें।
