व्यापार मालिकों को उनके प्रयास के हर पहलू के साथ सावधानी बरतनी चाहिए। मैला या आलसी उद्यमी ढीले सिरों के माध्यम से समय और धन को खो देता है; इसके अलावा, यदि व्यावसायिक रिकॉर्ड और लेखा प्रणाली सटीक नहीं हैं, तो मालिक पर राज्य और संघीय श्रम कानूनों का उल्लंघन करने का आरोप लगाया जा सकता है। ऐसी एक प्रणाली जिसे सटीक होना चाहिए, वह है पेरोल प्रणाली।
कर्मचारी आय के लिए सटीक वर्ष-दर-वर्ष रिपोर्ट जनरेट करें
एक पेरोल प्रणाली को कर्मचारी आय पर सटीक रिपोर्ट रखने और उत्पन्न करने में सक्षम होना चाहिए। व्यवसाय के स्वामी के दृष्टिकोण से, वर्ष-दर-वर्ष आय रिपोर्ट उत्पन्न करने में सक्षम होने से व्यवसाय कर दाखिल करना थोड़ा आसान हो जाता है: कर्मचारियों (विशेषकर, कर्मचारी की आय) के बारे में व्यावसायिक खर्चों के लिए कर कटौती की गणना के लिए उपयोग की जाने वाली राशि आसानी से सुलभ हो सकती है। एक कर्मचारी के दृष्टिकोण से, ऋण या राज्य सहायता (जैसे विकलांगता या बेरोजगारी लाभ) हासिल करने के लिए नियोक्ता को अपनी आय के रिकॉर्ड के लिए पूछने में सक्षम होना महत्वपूर्ण हो सकता है।
पे-चेक और पे स्टब्स जनरेट करें
किसी भी पेरोल प्रणाली का एक समान रूप से महत्वपूर्ण उद्देश्य पेचेक उत्पन्न करना और स्टब्स का भुगतान करना है। इस कार्य को कम्प्यूटरीकृत करने से प्रबंधकों और व्यापार मालिकों को समय और धन की बचत होती है; मैन्युअल रूप से समय कार्ड की समीक्षा करने और काम किए गए घंटों के आधार पर एक चेक राशि की गणना करने के बजाय, पेरोल प्रणाली को इन आंकड़ों की स्वचालित रूप से गणना करने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए। कर्मचारी समय पर पेरोल प्रणाली की सराहना करते हैं: यह समय पर चेक प्राप्त करने के बारे में चिंता और गलत राशि के लिए चेक प्राप्त करने के बारे में किसी भी चिंता को कम करता है।
मालिकों को श्रम कानूनों का अनुपालन करने में सहायता करें
एक पेरोल प्रणाली को राज्य और संघीय श्रम कानूनों का पालन करना आसान बनाना चाहिए, जबकि एक ही समय में मालिक को ओवरहेड को कम करने में मदद करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, संघीय कानून यह कहता है कि कर्मचारियों को ओवरटाइम का भुगतान किया जाए यदि वे एक सप्ताह में 40 घंटे से अधिक काम करते हैं।
एक पेरोल प्रणाली को ओवरटाइम वेतन में स्वचालित रूप से कारक होना चाहिए। इससे नियोक्ताओं को कानून के भीतर बने रहने में मदद मिलती है जब समय के साथ भुगतान करने का समय आता है। इसके अतिरिक्त, चूंकि एक कर्मचारी एक कर्मचारी के काम करने के घंटे की संख्या की जांच करने के लिए सिस्टम का उपयोग कर सकता है, अतिरिक्त समय का भुगतान करने से बचने के लिए नियोक्ता शिफ्ट शिफ्ट कर सकता है (जिससे नियोक्ता को लागत कम रखने में मदद मिलती है)।
इसके अलावा, एक पेरोल प्रणाली को कर कानूनों को आसान बनाने के लिए कर रूपों और अन्य राज्य-आवश्यक आंकड़ों (जैसे FICA राशियों) को मुद्रित करने में सक्षम होना चाहिए।
