एक व्यावसायिक प्रस्तुति अपने विचारों को दर्शकों को सूचित करने, प्रदर्शित करने, मनाने और बेचने का अवसर है। यह दर्शक आपके संगठन से या आपकी कंपनी के बाहर से हो सकते हैं। या तो मामले में आपकी प्रस्तुति को स्पष्ट और केंद्रित होना चाहिए और एक स्पष्ट निष्कर्ष या कार्रवाई के लिए कॉल करना होगा। चाहे आप एक रिपोर्ट तैयार कर रहे हों, या एक मौखिक प्रस्तुति के लिए एक स्क्रिप्ट, शुरुआती बिंदु एक ध्वनि और तार्किक रूपरेखा लिख रहा है।
इस बारे में स्पष्ट रहें कि आपके दर्शक कौन होंगे और उनके ज्ञान का संभावित स्तर क्या होगा। यह मानते हुए कि आपके दर्शकों को पता चल जाएगा कि कुछ तथ्य आपदा के लिए एक नुस्खा हो सकते हैं यदि वे नहीं करते हैं। लेकिन अगर वे करते हैं, तो आप उन्हें उबाऊ करने का जोखिम उठाते हैं। यदि आप अनिश्चित हैं, तो मध्य-भूमि के लिए लक्ष्य बनाएं और कुछ बिंदुओं को समझाने के लिए आवश्यक होने पर अतिरिक्त सामग्री (परिशिष्ट के रूप में) तैयार करें।
प्रस्तुति को बनाने में आपका उद्देश्य क्या है, यह ठीक से तय करें। उदाहरण के लिए, इस बात पर निर्भर करते हुए कि आप सूचित करना या राजी करना चाहते हैं, आप विभिन्न प्रकार की जानकारी और अधिक या कम मात्रा में विवरण शामिल करना चाह सकते हैं। यदि आप किसी बाहरी बाजार के लिए प्रस्तुति की तैयारी कर रहे हैं तो आपको अपने और अपने संगठन के लिए पृष्ठभूमि की साख को शामिल करना पड़ सकता है।
एक रूपरेखा संरचना तैयार करें। यह आपके लिए उपलब्ध समय या लंबाई से बहुत अधिक प्रभावित होगा। उस मुख्य बिंदु को सूचीबद्ध करके शुरू करें जिसे आप पार करना चाहते हैं। अब इस पर समर्थन करने और विस्तृत करने के लिए अधिकतम तीन से छह अन्य महत्वपूर्ण अनुभाग प्रमुखों पर निर्णय लें। शुरुआत में तय करें कि ये बिंदु तार्किक रूप से एक साथ कैसे फिट होते हैं। एक क्षेत्र से दूसरे भाग तक एक सुसंगत और निर्बाध प्रवाह के लिए लक्ष्य।
इन अनुभाग प्रमुखों में से प्रत्येक के तहत व्याख्यात्मक बुलेट बिंदुओं की सूची बनाएं। यह वह जगह है जहां आप उपलब्ध समय या लंबाई के आधार पर अधिक या कम विवरण प्रदान कर सकते हैं। फिर से, प्रत्येक के तहत अधिकतम तीन अंक रखने का प्रयास करें। किसी भी अधिक और दर्शकों को ब्याज कम करना शुरू हो जाएगा।
प्रत्येक अवधारणा या क्षेत्र को प्रदर्शित करने के लिए उदाहरण जोड़ें। वास्तविक जीवन के मामले के अध्ययन, कहानियां और शोध निष्कर्ष आपकी प्रस्तुति को जीवन में लाते हैं और लोगों को तथ्यों से जुड़ने में मदद करते हैं। उस बिंदु पर वापस जाएं जिसे आप प्रत्येक उदाहरण के अंत में दर्शा रहे हैं।
जानकारी, प्रथाओं या सिद्धांतों को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए आरेख और मॉडल पेश करें। उन्हें आगे की व्याख्या के लिए फ़ोकस के रूप में उपयोग करें। वे लोगों को यह देखने में मदद करेंगे कि सूचना के विभिन्न पहलू एक साथ कैसे फिट होते हैं।
एक परिचय और सारांश लिखें। अपनी प्रस्तुति के बाकी हिस्सों को लिखने के बाद ही इन्हें तैयार करें। परिचय में मुख्य बिंदुओं पर प्रकाश डाला जाना चाहिए कि आपकी प्रस्तुति क्या है। सारांश को सामग्री पर वापस जाना चाहिए। यह भी एक अंतिम अनुस्मारक के रूप में कार्य करना चाहिए कि आप दर्शकों को अपनी प्रस्तुति से दूर करना चाहते हैं।
संदर्भ और संपर्क विवरण प्रदान करें। आप कैसे और कहाँ प्रस्तुत कर रहे हैं इसके आधार पर आप Microsoft पावरपॉइंट प्रस्तुति के आधार पर अपनी लिखित प्रस्तुति का उपयोग करना चाह सकते हैं। यदि हां, तो प्रस्तुति की मुद्रित प्रतियां या अपने लिखित पेपर को दर्शकों को प्रदान करें।
टिप्स
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किसी सहकर्मी या मित्र से पूछें कि त्रुटियों की जाँच के लिए अपनी लिखित प्रस्तुति को प्रमाण दें।
एक बार जब आप अपनी प्रस्तुति लिख चुके हों, तो उसे वापस संदर्भित किए बिना एक पैराग्राफ में प्रस्तुत करें और संक्षेप में लिखें।अब इसकी तुलना करें कि आपने क्या कहने का इरादा किया है और जाँच करें कि एक अच्छा मैच है।
सादे अंग्रेजी और सरल वाक्य निर्माण का उपयोग करें। मुख्य शब्दों को परिभाषित करें ताकि दर्शक बिल्कुल स्पष्ट हो कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं।
लोगों का ध्यान खींचने के लिए अपनी प्रस्तुति के प्रारंभ में एक दिलचस्प तथ्य या उपाख्यान का उपयोग करें?
