संगठनात्मक परिवर्तन कठिन है, लेकिन जो भी कठिन हो सकता है वह कर्मचारियों में इन परिवर्तनों को संचारित करना है। कई प्रबंधक प्रारंभिक घोषणा करते समय दाहिने स्वर पर प्रहार करते हैं, लेकिन अन्य मुद्दों की एक भीड़ को भी माना जाना चाहिए। कर्मचारियों के सवालों का जवाब देना, उनकी चिंताओं का जवाब देना और अनिश्चित समय में संचार को बनाए रखना सभी परिवर्तनों की घोषणा करने और उन्हें लागू करने में महत्वपूर्ण तत्व हैं।
एक स्पष्ट संचार योजना का मसौदा तैयार करें। संगठनात्मक परिवर्तन के बारे में कर्मचारियों को सूचित किया जाना चाहिए कि सब कुछ की एक सूची बनाओ। प्रत्याशित प्रश्न कर्मचारी परिवर्तनों के बारे में हो सकते हैं और उनका उत्तर देने के लिए तैयार हो सकते हैं। प्रारंभिक घोषणा में आप जिन बिंदुओं को संबोधित करेंगे, उन्हें शामिल करें और साथ ही आप बदलावों के बारे में कर्मचारियों के साथ संवाद करना जारी रखेंगे। प्रबंधन योजनाओं में दूसरों के साथ इस योजना को साझा करें या बनाएं ताकि आप पूरे बदलाव के दौरान कर्मचारियों को लगातार संदेश दें।
कर्मचारियों को समझाएं कि संगठनात्मक परिवर्तन के लिए क्या प्रेरित किया गया है। किसी भी विशिष्ट समस्याओं के बारे में बताएं, जिसमें कंपनी का सामना करना पड़ रहा है कि उन्हें कैसे और क्यों संबोधित करना है। यदि कंपनी कम लाभ, बढ़ी हुई लागत या खराब कर्मचारी मनोबल से पीड़ित है, तो कर्मचारियों को यह समझाएं।
कर्मचारियों को निर्दिष्ट करें कि संगठनात्मक परिवर्तन से कंपनी में सुधार कैसे होगा। हाइलाइट करें कि यह कंपनी को समग्र रूप से कैसे प्रभावित करेगा (मुनाफे में वृद्धि या कंपनी की प्रतिष्ठा में सुधार करके, उदाहरण के लिए)। तनाव कैसे इन परिवर्तनों से व्यक्तिगत कर्मचारियों को स्वयं लाभ होगा। घोषणा के बाद भी योजना के लाभों पर जोर देना जारी रखें।
बदलाव के लिए कर्मचारियों को एक समय सीमा दें। उन्हें बताएं कि परिवर्तन कब शुरू होगा और उन्हें कितना समय लगेगा। यदि आप सटीक समय सीमा के बारे में अनिश्चित हैं, तो ईमानदार रहें और कर्मचारियों को बताएं कि वे उत्तर की उम्मीद कब कर सकते हैं।
अपने खुद के संदेह और सवाल साझा करें। यदि परिवर्तन के बारे में जानकारी है जो गोपनीय है या अभी तक हल नहीं हुई है, तो कर्मचारियों को बताएं कि आप उन्हें एक बार और जानने देंगे और उन्हें एक समय देने की कोशिश करेंगे जब वे अटकलें कम करने के लिए जवाब की उम्मीद कर सकते हैं।
बदलावों के साथ कर्मचारियों को सवाल पूछने या संदेह या कठिनाइयों को व्यक्त करने का अवसर प्रदान करें। कर्मचारियों को आपके या अन्य प्रबंधन के साथ नियमित रूप से बोलने के लिए आमंत्रित करें जो कि इस पूरी प्रक्रिया के दौरान किसी भी चिंता का विषय हो। मुश्किल सवालों के जवाब उतने ही ईमानदारी से दें, जितने आप कर सकते हैं।
परिवर्तन होते ही अक्सर प्रबंधकों और कर्मचारियों के साथ संवाद करें। कोई भी नई जानकारी प्रदान करें जो तुरंत उत्पन्न होती है। कर्मचारियों को सूचित करें यदि योजना बदलती है और बताती है कि यह क्यों बदल गया है। इस प्रक्रिया के दौरान जितना संभव हो उतना खुला रहें ताकि कर्मचारी यह महसूस न करें कि उन्हें अंधेरे में रखा जा रहा है।
