निदेशक मंडल को एक औपचारिक पत्र लिखना एक डराने वाली प्रक्रिया हो सकती है। यह आपके विचार हैं कि आपके विचार उन लोगों द्वारा सुने जा सकते हैं, इसलिए औपचारिक प्रक्रिया का पालन करना महत्वपूर्ण है। लेकिन अगर सामग्री की कमी या पत्र में व्याकरणिक त्रुटियां हैं, तो स्वरूपण सही होने का कोई अर्थ नहीं है।
एक बोर्ड को पत्र शुरू करने से पहले
निदेशक मंडल के अनुरूप, जानिए कि आप क्या कहना चाहते हैं। आपकी प्रेरणा क्या है? तुम्हारी क्या हासिल करने की इच्छा है? एक शिकायत पत्र के लिए एक पूरी तरह से अलग-अलग रणनीति की आवश्यकता होती है, कहते हैं, एक पत्र एक परियोजना के लिए धन की मांग करता है।
कुछ नोट्स बनाने के लिए समय निकालें। क्या कहना है और क्यों यह आपके लिए मायने रखता है। उत्तरार्द्ध इसे पत्र में नहीं बना सकता है, लेकिन यह आपको ध्यान केंद्रित करने और हल करने में मदद कर सकता है। क्या कोई दस्तावेज़ीकरण है जिसे आप साझा करना चाहते हैं, सबूत या आँकड़े देखें? उन्हें तैयार रखें और नोट करें कि वे प्रासंगिक क्यों हैं।
पत्र का मसौदा तैयार करना
सबसे पहले, अपने नोट्स व्यवस्थित करें। आप क्यों लिख रहे हैं, इस संबंध में सबसे बड़ा बिंदु क्या है? कौन से तत्व उस बिंदु का समर्थन करते हैं? उन्हें क्रम में रखें। यह अनिवार्य रूप से आपकी रूपरेखा है, इसलिए अब आप जाने के लिए अच्छे हैं।
कई लोग एक पत्र शुरू करने के साथ संघर्ष करते हैं, यह सोचकर कि उन्हें गेट-गो से मजाकिया होना चाहिए, लेकिन स्पष्ट होना अधिक महत्वपूर्ण है। वह सब कुछ कहें जो आपको कहने की आवश्यकता है, फिर संपादित करते समय इसे सुधारें और इसे कस लें। शुरू करने के लिए, इसे "प्रिय अध्यक्ष स्मिथ और बोर्ड के सदस्यों" को संबोधित करें और फिर "मैं लिख रहा हूं …" के साथ खुलता हूं, फिर लेखन के लिए अपने अतिरंजित कारण का हवाला देता हूं।
मुख्य समर्थन बिंदु के साथ अपने उद्घाटन का पालन करें और एक जोड़ी संक्षिप्त पैराग्राफ लिखें जिसमें आपके द्वारा पहले उल्लेखित सभी मुद्दे शामिल हैं।
याद रखें, यह व्यवसाय है और इन लोगों की प्लेट पर बहुत कुछ है। फूलदार या बिंदीदार या लंबे-घुमावदार न हों। इस बिंदु पर जाएं, इसके बारे में विनम्र रहें और सम्मानपूर्वक हस्ताक्षर करें।
संपादन का महत्व
वास्तव में, निदेशक मंडल लिखना किसी भी औपचारिक व्यापार पत्र को लिखने से बहुत अलग नहीं है, सिवाय इसके कि यह लोगों के समूह के लिए है और आपके पास इस पर अधिक सवारी हो सकती है, इस पर निर्भर करता है कि आप क्यों लिख रहे हैं।
अधिकांश लोग लेखन के बारे में अधिक तनाव लेते हैं, जब सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा, वास्तव में, संपादन होता है। हमेशा कुछ लिखने के बाद थोड़ा ब्रेक लें, इससे आपका सिर साफ हो जाता है और आप नई आंखों के साथ लौटते हैं।
कम से कम तीन संपादन पास लें। व्याकरण की गलतियों, अनावश्यक शब्दों और अत्यधिक आकस्मिक टोन के लिए देखें। लोग अक्सर अशिष्ट होने के साथ संक्षिप्त होने की गलती करते हैं, लेकिन संक्षिप्त रूप से लिखना मजबूत है और बिंदु तक, दोनों गुण जो व्यवसाय पत्राचार में अच्छी तरह से खेलते हैं।
फिर भी, सम्मानजनक और कुछ हद तक सम्मानजनक हो सकता है, लेकिन बहुत ज्यादा मोटे तौर पर कुछ भी करना या रखना नहीं चाहिए।
अपने उद्देश्य को जानें
जैसा कि उल्लेख किया गया है, यह जानना महत्वपूर्ण है कि आप क्यों लिख रहे हैं। यह संभव है कि आपको जो तीन सबसे आम पत्र लिखने हैं, वे किसी अनुरोध के लिए, इस्तीफा देने या किसी अवसर को स्वीकार करने के लिए हों।
इस्तीफा दे दिया: किसी कंपनी, परियोजना या यहां तक कि बोर्ड से इस्तीफा देते समय, आप राज्य के आभारी हैं कि आपके पास अवसर था। समझाएं, अधिमानतः एक वाक्य में, आप इस्तीफा क्यों दे रहे हैं - व्यक्तिगत कारणों से, एक नया अवसर तलाशने के लिए, क्योंकि आप एक बदलाव के लिए तरसते हैं - बिना विवरण साझा किए। इसे छोटा और पेशेवर रखें। यदि आप कर सकते हैं, तो भविष्य में यदि आवश्यक हो तो उपलब्ध होने की पेशकश करें।
स्वीकार करना: यह आभार के बयान के बाद एक एकल पैराग्राफ हो सकता है। आप इस अवसर को स्वीकार करने पर गर्व करते हैं, आप योगदान देने के लिए तत्पर हैं और आप बोर्ड के विश्वास के लिए आभारी हैं। परियोजनाओं या इरादों पर ध्यान न दें; अनुबंध क्या हैं
बिनती करना: ठीक उसी समय, बताएं कि आप क्या निवेदन कर रहे हैं। समझाओ क्यों। यदि आपके पास इस बात का समर्थन प्रमाण है कि अनुरोध मान्य क्यों है, तो इसे संक्षिप्त रूप से प्रलेखित करें। प्रदर्शन या परिणाम के वादों से बचें, क्योंकि इन्हें केवल एक अनुबंध या परियोजना अनुसूची में कहा जाना चाहिए, जहां आपके पास बातचीत करने की क्षमता है। उनके विचार के लिए धन्यवाद और उपलब्ध होने के लिए उनके पास प्रश्न होने चाहिए या स्पष्टीकरण की आवश्यकता होनी चाहिए।
