निदेशक मंडल में कई लोगों को लिखते समय कोई कठिन और तेज नियम नहीं हैं, जिसका अर्थ है कि आपके पास अपने पत्र को संबोधित करने के लिए कई विकल्प हैं। आम तौर पर, आप एक पत्र तैयार करेंगे जब बोर्ड इतना बड़ा होगा कि प्रत्येक निदेशक को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करना बोझिल हो जाएगा। छोटे बोर्डों के लिए, आप प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक अलग पत्र लिख सकते हैं और अन्य प्राप्तकर्ताओं को संदर्भित करने के लिए "कार्बन कॉपी" नोटेशन का उपयोग कर सकते हैं।
जब एक बड़े बोर्ड के लिए लेखन
जहां बोर्ड में पांच या अधिक व्यक्ति शामिल हैं - यह संख्या मार्गदर्शन है, एक नियम नहीं - बोर्ड को संबोधित एक पत्र को एक समूह के रूप में तैयार करना और उस कंपनी को मेल करना है जिसे वे शासन करते हैं। यहाँ एक उदाहरण है:
निदेशक मंडल
एबीसी संपत्ति निगम
123 सिटी स्ट्रीट
सैन फ्रांसिस्को, सीए 94105
आपके अभिवादन को "प्रिय निदेशक मंडल:" या "बोर्ड के प्रिय सदस्य:" पढ़ना चाहिए, इसके बाद एक उपनिवेश, अल्पविराम नहीं। यदि आप व्यवसाय के स्वामी या किसी अन्य बोर्ड के सदस्य हैं, तो यह अनौपचारिक सलामी "डियर बोर्ड" या "डियर:" का उपयोग करने के लिए स्वीकार्य है
डिस्ट्रीब्यूशन ब्लॉक का उपयोग करना
चूंकि कई बोर्ड अक्सर मिलते हैं, शायद हर महीने या एक बार, आप अपने घर या स्थायी व्यापार पते पर प्रत्येक व्यक्तिगत बोर्ड के सदस्य को समूह पत्र की एक प्रति मेल करना चाह सकते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि आपका पत्र अगली बोर्ड बैठक से पहले पढ़ लिया जाए और उस पर कार्य किया जा सके। इसे प्राप्त करने के लिए, प्रत्येक बोर्ड सदस्य के नाम और पते को सूचीबद्ध करने वाले पत्र के अंत में एक वितरण खंड लिखें। पत्र की कई प्रतियां प्रिंट करें और वितरण सूची में प्रत्येक व्यक्ति को एक कॉपी मेल करें।
जब एक छोटे बोर्ड के लिए लेखन
जब एक छोटे निदेशक मंडल को संबोधित करते हैं - उदाहरण के लिए, तीन या चार निदेशकों के साथ - आपको प्रत्येक प्राप्तकर्ता को नाम से सूचीबद्ध करना चाहिए। आपका पता ब्लॉक अब कुछ इस तरह दिखता है:
सुश्री रॉबिन बिर्च, अध्यक्ष
श्री जैक हसलाम, निदेशक
डॉ। ओलिविया ब्लोवर, निदेशक
एबीसी संपत्ति निगम निदेशक मंडल
123 सिटी स्ट्रीट
सैन फ्रांसिस्को, सीए 94105
आपके अभिवादन को तब निर्देशकों के नाम पते के ब्लॉक के समान क्रम में सूचीबद्ध करने चाहिए: "प्रिय सुश्री बर्च, मि। हसलाम और डॉ। ब्लोवर:" यदि आप प्राप्तकर्ता को अच्छी तरह जानते हैं तो पहले नामों का उपयोग करना ठीक है और यह आपका सामान्य है। संचार का तरीका। शिष्टाचार की मांग है कि आप प्रत्येक व्यक्ति को एक अलग पत्र भेजें, इसलिए प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए पत्र की एक मूल प्रति प्रिंट और हस्ताक्षर करें।
सीसी संकेतन का उपयोग करना
जहां बोर्ड के सदस्य अलग-अलग पते पर होते हैं, प्रत्येक प्राप्तकर्ता को एक अलग पत्र लिखना समझदारी है। यहाँ, आपको "शिष्टाचार प्रति" या "कार्बन कॉपी" संकेतन का उपयोग करना चाहिए ताकि प्रत्येक प्राप्तकर्ता को यह पता चल सके कि पत्र किसने प्राप्त किया है। अक्षर "cc:" को अक्षरों के नीचे अन्य प्राप्तकर्ता के नाम के साथ जोड़कर ऐसा करें, तुरंत अपने हस्ताक्षर और मुद्रित नाम के नीचे। यहाँ स्वरूपण का एक उदाहरण है:
सुश्री रॉबिन बिर्च, अध्यक्ष
एबीसी संपत्ति निगम निदेशक मंडल
123 सिटी स्ट्रीट
सैन फ्रांसिस्को, कैलिफोर्निया 94105
प्रिय सुश्री बिर्च:
पत्र
निष्ठा से, आपका नाम
CC: श्री जैक हसलाम, डॉ। ओलिविया ब्लोवर
आप अपने दूसरे पत्र को "मिस्टर जैक हसलाम" cc'ed से "सुश्री रॉबिन बिर्च और डॉ। ओलिविया ब्लोअर" को संबोधित करेंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने सही प्राप्तकर्ता और शिष्टाचार कॉपी नामों को शामिल किया है, अपनी सभी प्रतियों को प्रूफ करने के लिए एक अच्छा विचार है।
