सबसे प्रभावी प्रक्रिया सुधार में लागत में कटौती करते हुए गुणवत्ता और उत्पादकता बढ़ाने की शक्ति है। कई अमेरिकी व्यवसायों ने जापानी प्रक्रिया-सुधार रणनीतियों से प्रेरणा पाई है जिसके परिणामस्वरूप पिछले कुछ दशकों में जंगली सफलता मिली है। बीपी ट्रेंड्स की रिपोर्ट है कि सबसे सफल जापानी व्यवसायों द्वारा नियोजित विनिर्माण तकनीकों में बेकार गतिविधि, विसंगतियों और शारीरिक तनाव को कम करना शामिल है; मूर्खतापूर्ण प्रक्रियाएं; समस्याओं को ठीक करना; विभिन्न नौकरियों के माध्यम से श्रमिकों को घुमाने; और निरंतर सुधार को प्रोत्साहित करना।
बुद्धिशीलता
विचार-मंथन, टीम की भागीदारी और रचनात्मकता को उत्पन्न करने के लिए और प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रिया में सीधे तौर पर शामिल लोगों से समस्या क्षेत्रों और संभावित समाधानों की पहचान करने के लिए बुद्धिशीलता एक अच्छा पहला कदम है। टीम में सभी व्यक्तियों द्वारा सक्रिय भागीदारी सुनिश्चित करने के लिए एक सुविधाजनक बुद्धिशीलता सत्र का निर्देशन करें। विचार-मंथन के दौरान विचारों की आलोचना या चर्चा की अनुमति न दें। विचार यह है कि बिना आलोचनात्मक रचनात्मकता को अनुमति देने के लिए आलोचना मुक्त वातावरण बनाया जाए। व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने के लिए विशिष्ट तरीके खोजने के लक्ष्य के साथ सत्र आयोजित करें।
संचालन समिति
किसी प्रक्रिया के एक चरण में शामिल व्यक्तियों के लिए यह मुश्किल हो सकता है कि वे बड़ी तस्वीर देखें ताकि यह पता चले कि सुधार प्रक्रियाओं की दिशा में क्या बदलाव होते हैं। शुरुआत से लेकर अंत तक आपके व्यवसाय की सभी प्रक्रियाओं के डेटा की जांच करने और इकट्ठा करने के लिए एक संचालन समिति का आयोजन करें। बड़े और अधिक जटिल व्यवसायों के लिए, व्यवसाय के प्रत्येक विभाग में सभी प्रक्रियाओं पर नजर रखने के लिए कई स्टीयरिंग समितियां आवश्यक हो सकती हैं। प्रभावी होने के लिए, एक संचालन समिति के पास उन आंकड़ों के आधार पर प्रक्रियाओं के परिवर्तन को लागू करने का अधिकार होना चाहिए जो वे एकत्र करते हैं।
व्यर्थ गतिविधि को कम करें
बीपी ट्रेंड्स की रिपोर्ट है कि कई सफल जापानी कंपनियां प्रक्रिया में सुधार के लिए आधार के रूप में विसंगतियों और शारीरिक तनाव सहित बेकार गतिविधियों को कम करने के लिए रणनीति बनाती हैं। गलतियों को ठीक करने के लिए बेकार गतिविधि सक्रिय हो जाती है, दूसरों को कार्रवाई करने के लिए अत्यधिक इंतजार करना पड़ता है, और अनावश्यक या अतिव्यापी प्रक्रिया चरणों का सामना करना पड़ता है। अपने व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने के लिए निष्पादन समय, दक्षता और ग्राहकों की संतुष्टि में विसंगतियों को पहचानें और फिर कम करें या समाप्त करें। एक प्रक्रिया में प्रत्येक कार्यकर्ता द्वारा आवश्यक शारीरिक आंदोलनों का विश्लेषण करें। उत्पादकता और संतुष्टि को बढ़ावा देने के लिए एर्गोनोमिक आराम को बढ़ाने और तनाव को कम करने के लिए कदम उठाएं।
काइज़ेन: सतत प्रक्रिया में सुधार
सबसे प्रभावी प्रक्रिया-सुधार रणनीतियों की आधारशिला को जापान में काइज़न के रूप में जाना जाता है, जिसका अर्थ है निरंतर प्रक्रिया में सुधार। काइज़न में लगातार छोटे सुधार करना शामिल है जो प्रक्रिया दक्षता पर बड़े प्रभाव डालते हैं। बीपी ट्रेंड्स की रिपोर्ट है कि ऑटो बीमा कंपनियों को प्रसंस्करण दावों से पहले मेल द्वारा क्षतिग्रस्त वाहनों की तस्वीरें प्राप्त करने के लिए इंतजार करना पड़ता था। कंपनियों ने फिल्म कैमरों के बजाय डिजिटल कैमरों का उपयोग करके प्रक्रिया में सुधार किया, जिससे प्रक्रिया में शामिल समय दो से तीन दिन कम हो गया। छोटे नवाचारों और परिवर्तनों की तलाश करें जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर सबसे नाटकीय प्रभाव डालेंगे और रणनीति को दोहराते रहेंगे।
