सिस्टम और प्रक्रियाएं एक व्यवसाय के सफल संचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं। माइकल गेलर, व्यावसायिक सलाहकार और बेस्ट सेलिंग बिज़नेस गाइड के लेखक "द ई-मिथ" के अनुसार, सिस्टम द्वारा संचालित व्यवसाय समय की बचत करते हैं, तनाव कम करते हैं और मालिक के शब्द और निर्देशों द्वारा संचालित व्यवसायों की तुलना में अधिक पैसा बनाते हैं। कार्यालय प्रक्रियाओं का निर्माण तर्क और संगठन में एक अभ्यास है, जो चरण-दर-चरण क्रम में सबसे अच्छा किया जाता है।
प्रक्रिया के दायरे को परिभाषित करें, ठीक वही प्रक्रिया जिसे पूरा करने का इरादा है। यथोचित रूप से विस्तृत हो, लेकिन ऐसा नहीं है। उदाहरण के लिए, आपको आने वाले मेल को संभालने के लिए एक प्रक्रिया की आवश्यकता होती है जो आउटगोइंग मेल को संभालने के लिए एक प्रक्रिया से अलग होती है। आपको जंक मेल, बिल, पत्रिकाओं और व्यक्तिगत मेल के लिए एक अलग प्रक्रिया की आवश्यकता नहीं है। उन उपश्रेणियों को एक ही सामान्य शीर्षक में शामिल किया जा सकता है।
परिभाषित करें कि प्रक्रिया सुनिश्चित करने के लिए कौन ज़िम्मेदार है, इस प्रक्रिया से जुड़ी समय-सीमा या समय-रेखाओं सहित। जिम्मेदार व्यक्ति को इसे व्यक्तिगत रूप से करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन पूरा होने और गुणवत्ता का निरीक्षण करने के लिए सौंपे गए प्रतिनिधि के साथ जांच करनी चाहिए। यह परिभाषा एक व्यक्ति के बजाय एक शीर्षक के लिए सबसे अच्छी तरह से असाइन की गई है, भले ही आप जानते हों कि अभी कौन काम कर रहा है।
इस प्रक्रिया में निहित व्यक्तिगत कार्यों को सूचीबद्ध करें। उन्हें कालानुक्रमिक क्रम में रखें।
प्रत्येक कार्य का विवरण लिखें, जिसमें उचित समय सीमा, आवश्यक उपकरण और आवश्यक बुनियादी क्रियाएं शामिल हैं। एक "पूर्ण स्थिति" को शामिल करें - जब यह समाप्त हो जाए तो कार्य कैसा दिखता है। पूरा होने वाला राज्य निरीक्षण कार्य और रेटिंग कर्मचारी के प्रदर्शन के लिए महत्वपूर्ण है।
दिए गए समय सीमा के भीतर किसी कार्य को पूरा करने में विफल होने के परिणामों को लिखें। इसमें कर्मचारी के लिए अनुशासनात्मक कार्रवाई और विफलता से उत्पन्न होने वाली समस्याओं के लिए एक आकस्मिक योजना शामिल है।
