एक चिकित्सा मोर्चा कार्यालय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए, चाहे एक छोटा अभ्यास या बड़े क्लिनिक, व्यापक, स्पष्ट प्रक्रियाओं को विकसित करना होगा और उस पते को लागू करना होगा जो आवश्यक कार्य और जिम्मेदारियां हैं। कार्यालय प्रक्रियाओं को विभिन्न कर्मचारियों के कर्तव्यों को उजागर करना चाहिए, जैसे कि यह बताता है कि कार्यालय खुलने और बंद होने पर रिसेप्शनिस्टों को क्या करना चाहिए। आपको यह समझना चाहिए कि चिकित्सा कार्यालय उचित तरीके से दर्जी प्रक्रियाओं के लिए कैसे काम करता है।
मूल बातें
कार्यालय प्रक्रियाओं को यह बताना चाहिए कि ग्राहकों के साथ बातचीत कैसे की जाए। प्रासंगिक विषयों में मानक ग्राहक अभिवादन (जैसे, व्यक्ति और फोन पर), प्रबंधन असंतुष्ट या क्रोधित ग्राहक, ग्राहक गोपनीयता (जैसे, HIPAA नियम) के साथ-साथ नियुक्ति सेटिंग और अधिसूचना शामिल हैं। अधिकांश चिकित्सा कार्यालय के कर्मचारियों के लिए मजबूत ग्राहक सेवा कौशल की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, प्रक्रियाओं को "अपर्याप्त" ग्राहक सेवा से "अच्छे" को अलग करना चाहिए। किसी आपात या प्राकृतिक आपदा की स्थिति में आग या बाढ़ जैसी मानक प्रक्रियाओं की जरूरत होती है। ड्रेस कोड, उपस्थिति, यौन उत्पीड़न, पेरोल, छुट्टी और लाभों के बारे में नीतियों पर चर्चा करने के लिए एक अलग कर्मचारी पुस्तिका बनाएं।
अभिलेख
एक सफल चिकित्सा कार्यालय अपने रोगी के रिकॉर्ड को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करता है। पेपरलेस कार्यालयों के लिए बैकअप प्रक्रिया अनिवार्य होनी चाहिए (उदाहरण के लिए, रोगी जानकारी ऑनलाइन या कंप्यूटर प्रोग्राम पर संग्रहीत)। फ्रंट ऑफिस मैनुअल को क्लाइंट रिकॉर्ड बनाने, अपडेट करने और स्टोर करने का तरीका बताने की जरूरत है। मैनुअल में रिकॉर्ड्स को निष्क्रिय करने के तरीके के बारे में प्रक्रियाएं भी शामिल होनी चाहिए, जैसे कि जब मरीज चलते हैं। एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू में चिकित्सक कैलेंडर शामिल हैं। उदाहरण के लिए, प्रत्येक घंटे दो रोगियों का समय निर्धारण करके, एक चिकित्सक के पास 20 से 30 मिनट का खाली समय हो सकता है। प्रक्रियाओं को यह बताना चाहिए कि प्रति घंटे और दैनिक आधार पर रोगियों की उचित संख्या कैसे निर्धारित की जाए। प्रक्रिया भी परीक्षा कक्ष असाइन करने के एक मानक तरीके को दर्शा सकती है।
बिलिंग
मोर्चा चिकित्सा कार्यालय प्रक्रियाओं को विस्तार करना चाहिए कि मरीजों से भुगतान कैसे एकत्र किया जाए। यदि कोई रोगी बीमा का उपयोग करता है, तो प्रक्रियाओं को यह स्पष्ट करना चाहिए कि बीमा की पुष्टि करने और जरूरत पड़ने पर सह-भुगतान एकत्र करने के लिए क्या जानकारी आवश्यक है। प्रक्रियाओं को स्पष्ट करना चाहिए कि क्या यात्रा से पहले या बाद में भुगतान प्राप्त करना है जब कोई मरीज जेब से भुगतान कर रहा है। इसके अलावा, बीमा दावों की समय पर प्रतिपूर्ति प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदमों का वर्णन करें। उदाहरण के लिए, स्पष्ट करें कि कौन रोगी रिकॉर्ड के साथ-साथ बिलिंग के लिए चिकित्सा प्रक्रियाओं को कोड या पहचान करेगा। प्रक्रियाओं को निर्दिष्ट करना चाहिए कि पिछले देय खातों को कैसे संभालना है, जैसे कि जो 6 महीने या 1 वर्ष तक बकाया रहते हैं।
