फ्रंट ऑफिस प्रक्रियाएं आपके व्यवसाय के अनुरूप होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक चिकित्सा या दंत चिकित्सा अभ्यास के लिए एक कानूनी फर्म, संग्रह एजेंसी, नाई की दुकान या कारखाने की तुलना में विभिन्न प्रक्रियाओं की आवश्यकता होगी। एक संपूर्ण चेकलिस्ट विकसित करने के लिए समय निकालें जो महत्वपूर्ण फ्रंट ऑफिस लक्ष्यों और उद्देश्यों को संबोधित करता है।
मूल बातें
स्थिर क्लाइंट ट्रैफ़िक प्राप्त करने वाले व्यवसायों के लिए, फ्रंट ऑफ़िस प्रक्रियाओं को समग्र व्यावसायिक वातावरण को प्रतिबिंबित करना चाहिए। एक गर्म, आमंत्रित व्यवसाय मुस्कुराने और पेशेवर फोन शिष्टाचार बनाए रखने के महत्व पर जोर देगा। चिकित्सा या दंत चिकित्सा कार्यालय स्थिर रोगी प्रवाह पर बहुत अधिक निर्भर करते हैं। इसलिए, एक क्लिनिक में सामने वाले कार्यालय में रोगियों की जांच करने, व्यक्ति और फोन पर रोगी के सवालों के जवाब देने और भुगतान प्राप्त करने और अनुवर्ती अनुवर्ती प्रक्रियाओं सहित रोगी प्रस्थान को संभालने के लिए पर्याप्त सेवन स्टाफ होना चाहिए। घंटे के बाद ग्राहक कॉल को संभालने के लिए एक फोन सेवा के साथ काम करने पर विचार करें।
निर्धारण
एक सफल फ्रंट ऑफिस चलाने के एक महत्वपूर्ण हिस्से में व्यावसायिक नियुक्तियों को संभालना शामिल है। फ्रंट ऑफिस के कर्मचारियों को उनकी नियुक्ति से पहले दिन ग्राहकों से संपर्क करना चाहिए और निर्धारित समय की पुष्टि करनी चाहिए। एक रद्दीकरण या नो-शो सूची बनाएं ताकि आप गिराए गए लोगों के लिए अन्य अपॉइंटमेंट शेड्यूल कर सकें। एक होटल में फ्रंट ऑफिस के कर्मचारियों को सटीक कमरे के रिकॉर्ड को बनाए रखना चाहिए क्योंकि यह सीधे कमरे की सेवा और हाउसकीपिंग के संचालन को प्रभावित करता है। प्राथमिक, मध्य और उच्च विद्यालयों में फ्रंट ऑफिस के कर्मचारियों को सटीक छात्र रिकॉर्ड बनाए रखना चाहिए, जिसमें छात्र अनुपस्थिति और आगंतुकों से संबंधित हैं।
सुधार
फ्रंट ऑफिस प्रक्रियाओं का लगातार मूल्यांकन करें। यदि आप सुधार के लिए जगह पाते हैं, तो उपयुक्त रणनीति बनाएं और लागू करें। यदि फ्रंट ऑफिस कॉल से अभिभूत है और हमेशा शानदार ग्राहक सेवा प्रदान नहीं कर सकता है, तो फोन सिस्टम को बदलने पर विचार करें (उदाहरण के लिए, कंप्यूटर फोन सिस्टम का उपयोग करके) या स्टाफ उपलब्धता के लिए इंस्टेंट मैसेजिंग तकनीक का उपयोग करें। आकलन करें कि पेपरलेस होकर आपके फ्रंट ऑफिस केस मैनेजमेंट को बेहतर बनाया जा सकता है या नहीं।
