एक परिपत्र पत्र का उपयोग उसी जानकारी को बड़े दर्शकों के साथ साझा करने के लिए किया जाता है। यह एक व्यक्तिगत पत्र से उद्देश्य में भिन्न होता है, जो एक या कुछ प्राप्तकर्ताओं को विशेष जानकारी भेजता है। परिपत्र पत्र अक्सर नई जानकारी की घोषणा करने या नीतियों को स्पष्ट करने के लिए उपयोग किया जाता है। वे विषय में कुछ सामान्य हैं, क्योंकि वे व्यापक रूप से पढ़े जाते हैं। किसी भी प्रकार का एक परिपत्र पत्र लिखने के लिए कुछ महत्वपूर्ण चरणों की आवश्यकता होती है।
अपने दर्शकों को जानें। परिपत्र पत्रों के लिए, पाठक विविधता है, इसलिए आपके दर्शकों के पूर्व ज्ञान या परिचित सामग्री के स्तर को समझना मुश्किल हो सकता है जिसे आप साझा करना चाहते हैं। हालांकि, जब आप लिखते हैं, तो संभावित पाठकों के बहुमत पर विचार करें, ताकि आपका पत्र अधिकांश लोगों के लिए उपयोगी हो।
आंतरिक और बाहरी परिपत्र अक्षरों के बीच अंतर। एक आंतरिक परिपत्र पत्र, हालांकि एक बड़े समूह को प्रसारित किया जाता है, फिर भी एक समूह तक ही सीमित है। उदाहरण के लिए, एक व्यवसाय नई कंपनी नीति के बारे में कर्मचारियों को एक आंतरिक पत्र प्रसारित कर सकता है। इसके विपरीत, एक बाहरी पत्र सभी ग्राहकों या जनता के लिए प्रसारित एक पत्र होगा।
संचार के प्रकार (आंतरिक या बाहरी) के लिए उपयुक्त स्वर और आवाज़ का उपयोग करें जिसके लिए परिपत्र पत्र कार्य करेगा। उदाहरण के लिए, एक स्पष्ट स्वर सभी कर्मचारियों के लिए एक परिपत्र पत्र के लिए उपयुक्त होगा जो टार्डनेस या अनुपस्थिति को संबोधित करते हैं। हालांकि, ग्राहकों को प्रसारित करने के लिए एक कड़े स्वर में पत्र के लिए उपयोग करना उचित नहीं होगा।
केवल अधिकृत जानकारी साझा करें। चूंकि परिपत्र पत्र एक बड़े दर्शकों के लिए अभिप्रेत हैं, वे गोपनीय जानकारी का खुलासा करने के लिए अनुकूल नहीं हैं या व्यापक दर्शकों के लिए इच्छित विवरण नहीं हैं।
