जैसे-जैसे यह बढ़ता है, किसी व्यवसाय पर नज़र रखना मुश्किल होता है। यह और भी भ्रामक हो सकता है जब आप यह समझने की कोशिश करेंगे कि संरचना समय के साथ कैसे बदल गई है, उदाहरण के लिए, विस्तार या प्रशासनिक परिवर्तन। प्रक्रिया मानचित्रण प्रबंधन को आरेख के माध्यम से परिवर्तनों को देखने में मदद करता है। आरेख के सटीक होने के लिए, हालांकि, प्रक्रिया मानचित्र बनाने में कुछ नियमों का पालन करना आवश्यक है।
चार्ट प्रतीकों को परिभाषित करें
हर प्रक्रिया मानचित्र में विभिन्न कार्यों का प्रतिनिधित्व करने वाले प्रतीकों का एक सेट होता है। इससे पहले कि आप एक प्रक्रिया मानचित्र बनाना शुरू करें, इन प्रतीकों को परिभाषित करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, अंडाकार प्रक्रिया की शुरुआत में इनपुट दिखाते हैं या प्रक्रिया के अंत में आउटपुट। बक्से या आयत ऐसे कार्य या गतिविधियाँ दिखाते हैं जो प्रक्रिया के दौरान होती हैं। तीर दिशा प्रवाह दिखाते हैं, और हीरे प्रक्रिया में अंक दिखाते हैं जब प्रश्न पूछे जाते हैं या निर्णय की आवश्यकता होती है। (उदाहरण के लिए, संसाधन देखें।)
प्रक्रिया को परिभाषित करें
निर्धारित करें कि प्रक्रिया कहाँ शुरू होती है और कहाँ समाप्त होती है। प्रक्रिया मानचित्रण आमतौर पर तब किया जाता है जब आप लोगों के काम करने के तरीके को बदल रहे होते हैं, उदाहरण के लिए एक स्वचालित प्रक्रिया को जोड़ना, जब आपकी कंपनी किसी अन्य कंपनी के साथ विलय कर रही हो, जब आप एक नई उत्पाद लाइन शुरू कर रहे हों और इसके प्रभाव को समझने की आवश्यकता हो। अपने कर्मचारियों, कार्यों और प्रौद्योगिकियों पर, और जब आप लागतों में कटौती करने और दक्षता में सुधार करने की कोशिश कर रहे हों। यह निर्धारित करें कि आप क्या करने की कोशिश कर रहे हैं, जब यह शुरू होता है, जब यह समाप्त होता है और तदनुसार अपने प्रक्रिया मानचित्र को नाम देता है।
चरणों की सूची दें
कदम पर्याप्त जानकारी या विस्तार की एक बहुतायत दिखा सकते हैं। आप जो भी रास्ता चुनना चाहते हैं, शब्दांकन सरल रखें। प्रत्येक क्रिया को "क्रिया-वस्तु" रूप में लिखें जैसे कि "कार्य योजना।"
एक अनुक्रम बनाएँ
पोस्ट-इट नोट्स या इंडेक्स कार्ड का उपयोग करते हुए, आरेख के रूप में बाएं से दाएं चरणों को मैप करें। केवल अभी तक तीर या आंकड़े खींचने के बारे में चिंता न करें। ऐसा तब होता है जब आपके पास एक दृश्य का विचार होता है कि आपका नक्शा कैसा दिखेगा।
चित्र बनाएं
प्रत्येक आकृति के लिए पहले से बताए गए नियमों के आधार पर प्रतीकों को आकर्षित करें - उदाहरण के लिए अंडाकार इनपुट और आउटपुट का प्रतिनिधित्व करते हैं। प्रतीकों के स्थान पर होने के बाद, तीर खींचें। यदि कोई आकृति एक से अधिक तीरों के लिए कॉल करती है, तो आपको वहां एक निर्णय हीरा रखने की आवश्यकता हो सकती है ताकि जब आप उस चरण पर पहुंचें, तो आपको पता चलेगा कि ऐसे विकल्प हैं जिन पर विचार करने की आवश्यकता है चार्ट को ड्राइंग करने में, एक सिस्टम मॉडल दृष्टिकोण का उपयोग करें, जहां हर चरण एक तीर द्वारा अगले चरण या परिणाम से जुड़ा हुआ है। सुनिश्चित करें कि मॉडल पूरा हो गया है और इसमें प्रासंगिक जानकारी शामिल है।
