हाथ से रसीद लिखना पुराने जमाने का या यहां तक कि दिखावा भी लग सकता है, लेकिन ग्राहक इस तथ्य की सराहना करते हैं कि आपने यह सुनिश्चित करने के लिए अतिरिक्त प्रयास किया कि उनके खर्चों का रिकॉर्ड हो। यहां तक कि स्वचालित चेकआउट वाले व्यवसाय कभी-कभी बिजली आउटेज और इंटरनेट सेवा विफलताओं का अनुभव करते हैं। व्यापार खोने के बजाय, आप बड़ी मात्रा में खरीद में सौदा नहीं करने पर हाथ से माल की बिक्री के लिए एक रसीद लिख सकते हैं।
रसीदें क्यों प्रदान करें?
सटीक रसीद प्रदान करने से आपके ग्राहकों और आपके लिए, व्यापारी को कई लाभ होते हैं। एक व्यापारी या सेवा प्रदाता के रूप में अभ्यास आपकी प्रतिष्ठा की रक्षा करता है। आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली बिक्री पर्ची आपके ग्राहक को दिखाती है कि उन्होंने खरीदी गई सभी वस्तुओं और सेवाओं को सही मूल्य पर प्राप्त किया है। रसीद भी दस्तावेजों कि विशिष्ट ग्राहक की प्राथमिकताएं। ग्राहकों की वरीयताओं को ट्रैक करना और पैटर्न खरीदना आपको अपनी इन्वेंट्री और योजना को पुनर्स्थापित करने में मदद करता है।
आईआरएस और उद्योग मानकों का अनुपालन बनाए रखने के अलावा, सटीक रसीदें प्रदान करना भी निम्न कार्य करता है:
- यह आपके कर्मचारियों को अनुचित या बेईमान प्रथाओं के झूठे आरोपों से बचाता है।
- अभ्यास विवाद समाधान को आसान बनाता है।
- रसीदें प्रदान करने से वारंटी प्रारंभ और समाप्ति तिथियां स्थापित करने में मदद मिलती है।
भुगतान रसीद कैसे लिखें
आईआरएस के प्रयोजनों के लिए, प्रत्येक व्यवसाय व्यय भुगतान रसीद में उस दिन, महीने और वर्ष शामिल होने चाहिए, जो लेन-देन हुआ, खरीदी गई सेवाओं या प्रदान की गई सभी वस्तुओं की सूची और भुगतान की गई कुल राशि। व्यवसायों के लिए उद्योग मानक निर्धारित करते हैं कि आप अपने व्यवसाय के नाम और संपर्क जानकारी का उपयोग भुगतान विधि के साथ करते हैं, चाहे वह नकद, चेक, मनीऑर्डर, क्रेडिट कार्ड या इलेक्ट्रॉनिक फंड ट्रांसफर।
क्या रसीदें एक कानूनी आवश्यकता हैं?
कई राज्यों में, मकान मालिकों को लिखित में किराए की रसीद प्रदान करनी चाहिए यदि किरायेदार अनुरोध करता है, तो कोई भी भुगतान नहीं किया जाता है जो किरायेदार उपयोग करता है। कुछ राज्यों को केवल विशिष्ट डॉलर की राशि से ऊपर की खरीद के लिए रसीदों की आवश्यकता होती है। यहां तक कि एक ऐसे शहर में जिसकी कोई कानूनी आवश्यकता नहीं है, हालांकि, सर्वश्रेष्ठ उद्योग अभ्यास यह निर्धारित करता है कि आप हर लेनदेन के लिए एक रसीद प्रदान करते हैं। एक सरल "क्या आप अपनी रसीद पसंद करेंगे?" उन राज्यों में किसी भी कानूनी या उद्योग दायित्व को पूरा करता है जिन्हें आपको उन्हें प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है।
भुगतान का प्रमाण क्या है?
भुगतान के सबूत में मूल खरीद रसीद, रद्द किए गए चेक, बैंक स्टेटमेंट और क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट शामिल हैं। लेन-देन पुष्टिकरण पृष्ठ या एक पुष्टिकरण ईमेल भी भुगतान का प्रमाण हो सकता है यदि इसमें दिनांक, खरीदी गई सभी वस्तुओं या सेवाओं की सूची और भुगतान का विशिष्ट रूप शामिल होता है जो खरीदारी को पूरा करने के लिए उपयोग किया जाता था।
भुगतान की रसीद हस्तलिखित कैसे करें
आप रसीद टेम्पलेट का उपयोग करते हैं या नहीं, अनुपालन रसीद लिखने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- अपनी रसीद के ऊपरी दाएं कोने में एक रसीद संख्या लिखें। किसी ग्राहक को समान लेन-देन संख्या देने से बचने के लिए, 001 नंबर से शुरू करें और वहां से जाएं। जब तक आप भी आज की तारीख को शामिल करते हैं, आप अगले दिन उन्हीं नंबरों का उपयोग कर सकते हैं।
- अपनी कंपनी का नाम और संपर्क जानकारी ऊपरी बाएँ कोने में लिखें। अपने व्यवसाय के घंटों के साथ-साथ अपने फ़ोन, फैक्स, ईमेल पते और वेबसाइट को भी शामिल करें। न केवल यह जानकारी ग्राहक को यह स्थापित करने में मदद करेगी कि क्या खरीदारी एक व्यवसाय व्यय था या नहीं, बल्कि ग्राहक आपके पते और घंटों के संचालन को दोस्तों और परिवार को दे सकता है।
- एक पंक्ति को छोड़ दें और खरीदी गई सभी वस्तुओं को सूचीबद्ध करना शुरू करें, साथ ही हर एक का संक्षिप्त विवरण और सबसे दाईं ओर आइटम की खरीद मूल्य के साथ समाप्त करें।
- किसी भी कूपन को घटाने से पहले एक पूर्ण-मूल्य प्रदान करें। उसके बाद, कोई भी छूट लें और नया कुल प्रदान करें। बिक्री कर जोड़ें। यदि यह इन-स्टोर खरीदारी नहीं है, तो शिपिंग और हैंडलिंग शुल्क भी जोड़ें।
- अंत में, उपयोग की जाने वाली भुगतान की विधि और रसीद की अंतिम पंक्ति पर ग्राहक का नाम या जहाँ भी वह कहता है "से प्राप्त" लिखें। ग्राहक को एक कॉपी दें और दूसरे को अपने रिकॉर्ड के लिए रखें।
