परियोजना प्रबंधक अक्सर एक कंपनी या संगठन के भीतर कई परियोजनाओं की देखरेख करते हैं। एक मासिक रिपोर्ट एक दस्तावेज है जिसे परियोजना प्रबंधकों को एक महीने के अंत के बाद एक सप्ताह के भीतर परियोजनाओं पर स्थिति अपडेट प्रदान करने के लिए चालू करना चाहिए। एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको अपनी रिपोर्ट में पिछले महीने की गतिविधियों का सारांश होना चाहिए, और आप अपनी टीम के प्रयासों की प्रगति को दर्शाने के लिए अतिरिक्त दस्तावेज़, जैसे कि ग्राफ़ या चार्ट प्रस्तुत कर सकते हैं।
पृष्ठ के शीर्ष पर "मासिक रिपोर्ट" लिखें, उसके बाद परियोजना का नाम। रिपोर्ट का महीना और तारीख शामिल करें। प्रोजेक्ट का संक्षिप्त विवरण जोड़ें।
परियोजना के सदस्यों के नाम और प्रत्येक कर्मचारी के लिए पिछले महीने में काम किए गए घंटों की संख्या को शामिल करें। परियोजना की शुरुआत से घंटे की एक संचयी संख्या प्रदान करें।
टीम द्वारा खर्च किए गए घंटों को तोड़ दें, जैसे "प्रोजेक्ट प्लानिंग: 10 घंटे" या "प्रबंधन: 30 घंटे।" सुनिश्चित करें कि परियोजना के प्रत्येक पहलू के लिए निर्दिष्ट घंटों की संख्या महीने के लिए कर्मचारी घंटे की संख्या के बराबर है।
पिछले महीने के दौरान आपके समूह ने क्या किया, इसकी रूपरेखा तैयार करें। परियोजना पर किसी भी लागू कर्मी अपडेट को शामिल करें, जैसे कि टीम के सदस्य का कंपनी से इस्तीफा या नया किराया।
प्रबंधन से संबंधित किसी भी मुद्दे पर चर्चा करें। एक निष्क्रिय ग्राहक या परियोजना के कर्मचारियों के बारे में विस्तार से बातें जो कई दिनों के काम से चूक गए। अनुभवी किसी भी प्रबंधन की समस्याओं पर चर्चा करें और समस्या को हल करने के लिए एक योजना बनाएं।
परियोजना की मुख्य घटनाओं की रूपरेखा तैयार करें, जैसे कि आपने क्या पूरा किया है और परियोजना को जारी रखने के लिए टीम ने क्या रणनीति बनाई है। परियोजना के संभावित जोखिमों या उन जटिलताओं के बारे में चर्चा करें जो आपकी टीम ने सामना की हैं, जैसे कोड में कीड़े या कोई अन्य समस्या।
किसी भी त्रुटि या आपके द्वारा पूरी तरह से संबोधित नहीं की गई किसी भी समस्या के लिए मासिक रिपोर्ट की समीक्षा करें। आवश्यकतानुसार कोई भी संशोधन करें और अपने नियोक्ता को मासिक रिपोर्ट प्रस्तुत करें। मासिक रिपोर्ट के तल पर परियोजना के लिए समय सीमा लिखें।
टिप्स
-
यदि एक से अधिक प्रोजेक्ट मैनेजर एक प्रोजेक्ट पर एक साथ काम करते हैं, तो प्रत्येक को मासिक रिपोर्ट लिखने में योगदान देना चाहिए।
प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए उपरोक्त चरणों को पूरा करें जिसे आप अपनी टीम के लिए व्यवस्थित करते हैं।
चेतावनी
एक मासिक रिपोर्ट के लिए तथ्य जाँच महत्वपूर्ण है। झूठे बयान देने से बचें और यह सुनिश्चित करें कि आपके समूह के प्रत्येक व्यक्ति के काम का हिसाब आपकी रिपोर्ट जमा करने से पहले दिया जाए।
