ईंधन की सूची के लिए लेखांकन के लिए ईंधन की माप की एक कार्यात्मक विधि की आवश्यकता होती है, जब ईंधन प्राप्त करना और जारी करना दोनों। पर्यावरणीय कारक एक कथित इन्वेंट्री की कमी का कारण बन सकते हैं; उदाहरण के लिए, उच्च तापमान में, unpressurized टैंक में ईंधन के कुछ वाष्पीकरण कर सकते हैं और इसलिए तरल माप माप के लिए अनुपलब्ध हो सकते हैं, या मैन्युअल माप लेने के लिए जब बर्तन खोला जाता है तब भी बच सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, ठंडा मौसम तरल ईंधन स्टॉक में मात्रा में संकुचन का कारण बन सकता है। हालांकि चोरी रोकने के तंत्र का उपयोग एक सटीक ईंधन इन्वेंट्री बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है।
एक लॉगबुक में रिकॉर्ड ईंधन लेनदेन। कई स्थानों वाली कंपनियों के पास प्रत्येक वितरण स्थान के लिए एक लॉगबुक होनी चाहिए, जो साइट के प्रशासनिक कर्मचारियों द्वारा समय-समय पर अद्यतन की जाती है। कंपनी ड्राइवरों को एक व्यक्तिगत ईंधन लेनदेन लॉगबुक रखना चाहिए। साझा किए गए वाहनों के पास स्वतंत्र ड्राइवर लॉग के अलावा अपना स्वयं का लॉग-इन होना चाहिए, ताकि बाद में दो डेटा सेट क्रॉस-रेफर किए जा सकें। वाहन और चालक लॉगबुक में ईंधन दक्षता की निगरानी के लिए प्रत्येक दिन की गई दूरी को भी शामिल करना चाहिए।
संगठनात्मक ईंधन उपयोग की एक बड़ी तस्वीर बनाने के लिए समय-समय पर लॉगबुक से डेटा को कंप्यूटर स्प्रेडशीट में मिलाएं। ईंधन डिपो वाली कंपनियां स्टॉक में कितना ईंधन रहता है, यह निर्धारित करने के लिए लॉगबुक डेटा का उपयोग कर सकती हैं।
समय-समय पर मैकेनाइज्ड इंडिकेटर्स और मैन्युअल डिस्पस्टिक दोनों का उपयोग करके स्टोरेज में वास्तविक ईंधन की जांच और रिकॉर्ड करें। लॉग-आधारित स्प्रेडशीट अनुमान पर हाथ में वास्तविक ईंधन स्टॉक की तुलना करने से कंपनी को दोषपूर्ण पंप उपकरण या चोरी करने के लिए सचेत किया जा सकता है। कैंटेस्ट सॉल्यूशन इंक के अनुसार, औसत गर्मी के दिन भी ईंधन का वाष्पीकरण 0.125% से अधिक माप विसंगति के परिणामस्वरूप नहीं होना चाहिए। विसंगतियों की तुलना में काफी अधिक एक समस्या का संकेत हो सकता है।
उपयोग में नहीं होने पर हर समय पंप और गैस कैप लॉक करें। यह चोरी के कारण इन्वेंट्री संकोचन को रोकता है।
लॉगबुक और स्प्रेडशीट से डेटा का उपयोग करके एक महीने से अगले महीने तक डेटा की तुलना करें। क्रॉस-रेफ़रेंसिंग डेटा ईंधन उपयोग के बारे में रुझान प्रकट कर सकता है, और वाहन रखरखाव के लिए एक सहायक संकेतक भी प्रदान कर सकता है, क्योंकि रिकॉर्ड प्रत्येक वाहन की ईंधन खपत को ट्रैक करेंगे।
टिप्स
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लॉगबुक डेटा के आधार पर कई स्प्रेडशीट बनाने से अकाउंटिंग स्टाफ को व्यवसाय से संबंधित विभिन्न कारकों को ट्रैक करने की अनुमति मिल सकती है। गैस स्टेशन जैसे कुछ व्यवसाय, सरल ईंधन को रिपोर्ट करने और ईंधन को रिपोर्ट करने के लिए सामग्री हो सकते हैं, जबकि बेड़े के वाहनों का उपयोग करने वाले व्यवसाय अधिक जटिल रिकॉर्ड रखने और रिपोर्टिंग से उपयोगी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
चेतावनी
विशेष रूप से भूमिगत ईंधन टैंक का प्रबंधन करते समय, समय-समय पर मैनुअल रीडिंग लेना महत्वपूर्ण है। मैकेनाइज्ड रीडिंग डिवाइस विफल हो सकते हैं और टैंक लीक कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि डिपस्टिक शासक के साथ सरल वॉल्यूम परीक्षण एक समस्या को पकड़ सकता है इससे पहले कि वह कुछ और गंभीर हो जाए।
