व्यवसाय में कई प्रकार के लिखित संचार का उपयोग किया जाता है। कंपनियां कंपनी की नीति पर कर्मचारियों को निर्देश देने, ग्राहकों को उत्पादों और सेवाओं के बारे में सूचित करने और कॉर्पोरेट रणनीतियों के निवेशकों को अवगत कराने के लिए लिखित संचार का उपयोग करती हैं। प्रभावी व्यावसायिक संचार लिखने की कुंजी संदेश को आपके लक्षित दर्शकों तक पहुंचाना है। स्पष्ट, सरल और संक्षिप्त तरीके से लिखें ताकि लोग आपके संदेश को आसानी से समझ सकें।
ईमेल
एक ऑनलाइन संदर्भ साइट, Startupbizhub के अनुसार, ईमेल व्यावसायिक संचार का सबसे सामान्य रूप हैं। व्यावसायिक पेशेवर दस्तावेज़ भेजने, मीटिंग सेट करने, नियुक्तियों की पुष्टि करने और नौकरी के उम्मीदवारों से संपर्क करने के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं। उनके रिश्तेदार हताहत के बावजूद, आपके ईमेल अभी भी पेशेवर के रूप में आने चाहिए। सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल को सभी इच्छित पार्टियों को संबोधित करते हैं। सिर्फ एक व्यक्ति को छोड़ने से आपके ईमेल की प्रभावशीलता में बाधा आ सकती है। इसके अलावा, "विषय" क्षेत्र में अपने ईमेल के विशिष्ट विषय को सूचीबद्ध करें। अपने ईमेल में लंबे पैराग्राफ लिखने से बचें। फोर्ब्स ऑनलाइन पत्रिका के अनुसार, छोटे पैराग्राफ और बुलेट बिंदुओं के साथ अपने पाठ को तोड़ दें।
प्रस्ताव
प्रस्ताव दस्तावेज हैं जो आगामी परियोजनाओं की रूपरेखा तैयार करते हैं। उदाहरण के लिए, व्यवसाय सलाहकार और विज्ञापन एजेंसियां परियोजनाओं या विशेष असाइनमेंट के लिए कंपनियों को प्रस्ताव प्रस्तुत करती हैं। एक विपणन प्रबंधक उत्पाद अनुसंधान करने के लिए अनुसंधान और विकास विभाग को एक प्रस्ताव प्रस्तुत कर सकता है। प्रस्ताव अक्सर एक या दो पृष्ठ लंबे होते हैं। कई कंपनियां अपने प्रस्तावों के लिए विशिष्ट रूपों का उपयोग करती हैं। सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रस्ताव में सभी परियोजना चरणों और कार्यों को स्पष्ट रूप से पहचानते हैं। प्रत्येक विशिष्ट कार्य की संबद्ध लागतों को भी शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रत्यक्ष मेल परियोजना के लिए प्रस्ताव लिख रहे हैं, तो मुद्रण, मेलिंग और डाक खर्चों को सूचीबद्ध करें।
रिपोर्ट
रिपोर्ट एक अन्य प्रकार का लिखित व्यावसायिक संचार है। कंपनियां व्यवसाय के विभिन्न पहलुओं के बारे में कर्मचारियों को सूचित करने के लिए रिपोर्टों का उपयोग करती हैं। उदाहरण के लिए, वित्त विभाग किसी कंपनी के लाभ और बिक्री को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए वित्तीय रिपोर्ट लिखेगा। इसी तरह, एक विपणन अनुसंधान प्रबंधक एक रिपोर्ट लिख सकता है जो ग्राहक फोन सर्वेक्षण के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करता है। अपनी रिपोर्ट को एक संरचित प्रारूप में लिखें। अपनी रिपोर्ट का संक्षिप्त परिचय दें। उदाहरण के लिए, विभाग के प्रबंधकों को बताएं कि आपने ग्राहक फोन सर्वेक्षण कब और कैसे किया। परियोजना के लिए आपके द्वारा लिए गए प्रमुख उद्देश्य शामिल करें। अपनी रिपोर्ट के मुख्य भाग में अपने निष्कर्षों को संक्षेप में लिखें। अधिक जटिल अवधारणाओं को स्पष्ट करने के लिए ग्राफ़ और चार्ट जोड़ें। अपनी रिपोर्ट में एक कार्यकारी सारांश अनुभाग शामिल करें जो प्रमुख निष्कर्षों या परिणामों पर प्रकाश डालता है। इसके अलावा, इसे प्रबंधकों या अधिकारियों से मिलवाने के लिए हमेशा अपनी रिपोर्ट के साथ एक कवर पत्र शामिल करें।
ब्रोशर
ब्रोशर साहित्य हैं जो आपके उत्पादों और सेवाओं को पेश करते हैं। कंपनियां उत्पादों को बेचने या बिक्री कॉल के साथ बिक्री प्रतिनिधि की सहायता के लिए ब्रोशर का उपयोग करती हैं। कंपनियां कई आकार और आकारों में ब्रोशर का उत्पादन करती हैं। कुछ ब्रोशर अक्षर आकार के होते हैं जबकि अन्य आधे या तिहाई में मुड़े होते हैं। अपने ब्रोशर में रंग और चित्रों का उपयोग करें जो आपके मुख्य उत्पादों या सेवाओं की सुविधा देते हैं। अपने ब्रोशर के प्रत्येक पृष्ठ को रिक्त स्थान के साथ तोड़ दें, जिससे ब्रोशर अधिक पठनीय हो जाता है।
