दोहराए गए ग्राहकों के बिना, नए खरीदारों को प्राप्त करने की अधिग्रहण लागत अधिकांश व्यवसायों के लिए अपने दरवाजे खुले रखने के लिए बहुत बढ़िया हो सकती है। आपके पास से कौन खरीद रहा है, ग्राहक खर्च करने के तरीके और अपने ग्राहकों से कैसे संपर्क करें, इस पर नज़र रखने के लिए एक प्रणाली होने से आप अपने सबसे मूल्यवान मार्केटिंग टूल में से एक हो सकते हैं। आपके पास चाहे कितने भी ग्राहक हों, आप विभिन्न डेटा सेट के लिए अलग-अलग फ़ील्ड्स को शामिल करके उपयोगी डेटाबेस बना सकते हैं।
सॉफ्टवेयर विकल्प
इंडेक्स कार्ड या अन्य पेपर माध्यम से ग्राहकों पर नज़र रखना एक अक्षम तरीका है; यह क्रॉस-रेफ़रिंग को धीमा कर देता है और आपको ईमेल भेजने या जल्दी से चालान या मेलिंग लेबल उत्पन्न करने की अनुमति नहीं देता है। Microsoft स्प्रैडशीट जैसे साधारण स्प्रेडशीट प्रोग्राम के साथ उपयोगी ग्राहक सूचियाँ बनाएँ। या, अपने कंप्यूटर कौशल और बजट के आधार पर, एक ग्राहक संबंध प्रबंधन कार्यक्रम खरीदें, जिसे सीआरएम डेटाबेस कहा जाता है, जिसे ग्राहक प्रबंधन सॉफ्टवेयर भी कहा जाता है। विभिन्न कंपनियां बिलिंग, बिक्री, विपणन और गैर-लाभकारी दान के साथ सूची बनाने के लिए संस्करणों को उपयोगी बनाती हैं। कुछ को सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है जो आपके कंप्यूटर पर रहता है, जबकि अन्य आपको अपनी सूचियों को ऑनलाइन सुरक्षित रखने देते हैं।
डेटा संग्रहण
आपकी ग्राहक सूचियाँ कितनी उपयोगी हैं, यह आपके द्वारा एकत्र किए गए डेटा पर निर्भर करता है और आप इसे अपने डेटाबेस में कैसे दर्ज करते हैं। अपने ग्राहकों के नाम, पता, फ़ोन नंबर, लिंग, आयु और ईमेल पते के बारे में क्या जानकारी रखें और उनका उपयोग करें, यह तय करें। बहुत अधिक जानकारी इकट्ठा करने से डरो मत; अपने खोज मानदंडों को सीमित करके विभिन्न कार्यों के लिए आवश्यक जानकारी को फ़िल्टर करना आसान है। उदाहरण के लिए, आप खरीद तिथियों, खरीदे गए उत्पादों के प्रकार, ग्राहकों द्वारा क्षेत्र या प्रतिनिधि, ग्राहक शिकायत इतिहास और व्यक्तिगत नोट शामिल कर सकते हैं। उन महिला ग्राहकों की खोज चलाने के लिए जिन्होंने पिछले 30 दिनों में $ 500 से अधिक खर्च किए हैं, आपको अपनी खोज के लिए केवल उन तीन डेटा विशेषताओं की आवश्यकता है। यदि आपके पास वह सभी डेटा नहीं है, जो आप चाहते हैं, तो एक ऐसी प्रतियोगिता चलाएं, जिसमें ग्राहकों को एक पूर्ण व्यक्तिगत प्रोफ़ाइल भरने की आवश्यकता हो, या ग्राहकों को बेहतर सेवा देने के लिए अपने ग्राहकों के खातों को अपडेट करने के बारे में संपर्क करने के लिए किसी व्यक्ति या फर्म को नियुक्त करें।
डेटाबेस निर्माण
जैसा कि आप अपने डेटाबेस का निर्माण करते हैं, ऐसे फ़ील्ड और कॉलम बनाएँ जिन्हें आप आसानी से पहचान सकते हैं और विभिन्न खोजों के लिए उपयोग कर सकते हैं। जितनी अधिक आप प्रत्येक जानकारी को तोड़ते हैं, उतनी अधिक खोज आप बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, सड़क के पते, शहर, राज्य और ज़िप कोड के लिए विभिन्न क्षेत्रों का उपयोग कर पते दर्ज करने से आप सूची बना सकते हैं या अन्य क्षेत्रों के साथ उन मानदंडों में से एक या अधिक के साथ खोज कर सकते हैं। अलग-अलग प्रथम नाम, जैसे रोब और रॉबर्ट के कारण डुप्लिकेट लिस्टिंग की पहचान करने के लिए पहले और अंतिम नाम को अलग रखें। नौकरी के शीर्षक और कंपनी के नाम अलग-अलग क्षेत्र बनाएं।
अपने डेटा का उपयोग करना
उपयोग करने के लिए अपने डेटाबेस को रखना शुरू करने के लिए, यह कैसे काम करता है, यह देखने के लिए कुछ परीक्षण सूचियाँ चलाएँ। केवल एक मानदंड से शुरू होने वाले सरल प्रकार, जैसे कि ज़िप कोड। फिर दो मानदंडों का उपयोग करें, जैसे कि राज्य द्वारा पुरुष। एक बार जब आप निश्चित हो जाते हैं कि आपका डेटाबेस आपके इच्छित तरीके से काम करता है, तो ऐसी सूचियाँ बनाएं जो आपको इच्छित जानकारी प्रदान करें, जैसे मेलिंग और इनवॉइसिंग, और प्रकार जो ग्राहक खरीदारी की आदतों के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं। जब भी आप अपने ग्राहक के साथ बातचीत करते हैं, तब तक जानकारी रखने के लिए और डुप्लिकेट फोन कॉल या ईमेल से बचने में आपकी मदद करने के लिए अपने डेटाबेस को हर बार अपडेट करें जो ग्राहकों को परेशान कर सकता है।
सुरक्षा और उपयोग नीतियां
एक बार जब आप ग्राहक सूची बनाते हैं, तो आप इसकी सुरक्षा के लिए जिम्मेदार होते हैं। इस बात से सावधान रहें कि आपकी सूची में किसकी पहुँच है, आप इसे कहाँ संग्रहीत करते हैं और आप इसे कैसे वापस करते हैं। पिछले संस्करणों को रखते हुए, अपनी मूल सूची का बैकअप रखें और हर बार जब आप इसे अपडेट करते हैं तो सूची का बैकअप रखें। यदि वर्तमान फ़ाइल दूषित हो जाती है तो यह आपको अंतिम कार्यशील ग्राहक सूची में वापस आने में मदद करती है। यदि आप हैक कर लिए जाते हैं या कोई आपकी अनुमति के बिना आपकी ग्राहक सूची तक पहुँच प्राप्त करता है, तो तय करें कि क्या आपको अपने ग्राहकों को पता होना चाहिए। यदि आपकी सूची में संवेदनशील जानकारी नहीं है, जैसे कि क्रेडिट कार्ड नंबर या पासवर्ड ग्राहक जो आपकी वेबसाइट में प्रवेश करने के लिए उपयोग करते हैं, तो आपको चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप अपने ग्राहक सूचियों के साथ ईमेल अभियान चलाने की योजना बनाते हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए कि क्या नीतियां हैं, यह निर्धारित करने के लिए अपने इंटरनेट सेवा प्रदाता से संपर्क करें और यदि आपको ग्राहकों के लिए ऑप्ट-आउट प्रावधान शामिल करना चाहिए।
