एक व्यावसायिक पत्र का अभिवादन कुछ ऐसा है जिसे पाठक बाकी पत्र को पढ़ने से पहले देखेगा। एक बुरी तरह से लिखा गया अभिवादन पाठक को नाराज कर सकता है और बाकी पत्र के लिए एक बुरा स्वर सेट कर सकता है। आमतौर पर, आपको व्यवसाय पत्र सलामी देते समय औपचारिक और सम्मानजनक दृष्टिकोण रखना चाहिए। यदि आप अनिश्चित हैं, तो किसी को उनके शीर्षक और अंतिम नाम से संबोधित करना हमेशा उचित होता है। हालांकि, ऐसे उदाहरण हो सकते हैं, जहां पहले नाम का उपयोग व्यावसायिक पत्रों में किया जा सकता है।
अंगूठे का नियम
सामान्य तौर पर, लोगों को व्यवसाय पत्राचार में शीर्षक और अंतिम नाम से संबोधित किया जाता है। यह एक व्यापार पत्र को संबोधित करने का सबसे औपचारिक और पारंपरिक तरीका है, जिसमें ईमेल के माध्यम से व्यावसायिक पत्र शामिल हैं। हालांकि, कुछ मामलों में पहले नाम का उपयोग करना स्वीकार्य है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप व्यवसाय पत्र में किसी व्यक्ति को कैसे संबोधित करते हैं, आमतौर पर किसी भी सलामी के बाद एक कॉलोन का उपयोग किया जाता है।
सुपरिचय
यदि आप उस व्यक्ति के साथ प्रथम-नाम के आधार पर हैं जिसे आप पत्र को संबोधित कर रहे हैं, तो यह आम तौर पर आपके पत्र में पहले नाम से व्यक्ति को संबोधित करने के लिए स्वीकार्य है। इसके अतिरिक्त, आप व्यावसायिक संपर्क से पिछले पत्राचार से यह पता लगा सकते हैं कि आप पहले नाम का उपयोग कर सकते हैं या नहीं। उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति को व्यावसायिक पत्रों में पहले नाम से संबोधित करना स्वीकार्य है यदि उसने आपको पत्राचार भेजा है और अपने पहले नाम का उपयोग करके हस्ताक्षर किए हैं। यह एक संकेत है कि आप अधिक अनौपचारिक दृष्टिकोण का उपयोग कर सकते हैं।
अस्पष्ट नाम
जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जो आपसे कभी नहीं मिला है और पहला नाम अस्पष्ट है, जैसे पैट, लेस्ली या क्रिस, तो आप लिंग-विशेष शीर्षक का गलत तरीके से उपयोग करने से बचने के लिए पहले और अंतिम नाम से व्यावसायिक पत्र को संबोधित कर सकते हैं। इसके बजाय अन्य लिंग-तटस्थ अभिवादन का उपयोग किया जा सकता है जो नाम से पूरी तरह से बचते हैं, जैसे "टू व्हॉट इट मे मे कंसर्न" या "प्रिय महोदय या मैडम।"
जब पहले नाम का उपयोग करने के लिए नहीं
एक व्यावसायिक पत्र जो प्रकृति में औपचारिक या कानूनी है, उसे हमेशा शीर्षक और अंतिम नाम से संबोधित किया जाना चाहिए, पाठक की परिचितता की परवाह किए बिना। महिलाओं को संबोधित करते समय, लेखक को वैवाहिक स्थिति कभी नहीं माननी चाहिए; तटस्थ शब्द "सुश्री" तब तक इस्तेमाल किया जाना चाहिए जब तक कि महिला ने विशेष रूप से निहित नहीं किया हो, वह "श्रीमती" पसंद करती है। अपने स्वयं के व्यवसाय पत्राचार में इसका उपयोग करके या आपको बताकर। यदि व्यक्ति के पास एक पेशेवर शीर्षक है, जैसे "डॉ।", तो इस शीर्षक का उपयोग करना हमेशा सबसे अच्छा होता है।
