एक प्रदर्शन रिपोर्ट एक मूल्यवान व्यवसाय उपकरण है। यह आपको कर्मचारियों के प्रदर्शन को दस्तावेज और ट्रैक करने की अनुमति देता है। इन रिपोर्टों को सावधानीपूर्वक लिखना महत्वपूर्ण है, क्योंकि वे कर्मचारियों से अधिक सकारात्मक या नकारात्मक व्यवहार को प्रोत्साहित करने के लिए उत्प्रेरक हो सकते हैं। एक अच्छी तरह से लिखित प्रदर्शन रिपोर्ट सूचना, विश्लेषण, ईमानदारी और चातुर्य को जोड़ती है।
अपनी रिपोर्ट को कई अवलोकनों के आसपास केन्द्रित करें जिसके लिए आपके पास डेटा है। रिपोर्ट लिखने से पहले कर्मचारियों पर नोट्स रखना और फिर रिपोर्ट संकलित करने के लिए उन नोटों से जानकारी खींचना महत्वपूर्ण है। सुनिश्चित करें कि अवलोकन पहले थे और हार्से नहीं थे। एक फ़र्स्टहैंड अवलोकन का एक उदाहरण एक नोट हो सकता है जिसे आपने लिखा और दायर किया जब आपने देखा कि एक कर्मचारी एक विशिष्ट तिथि पर काम करने के लिए 30 मिनट देरी से पहुंचा।
उन व्यवहारों के बारे में लिखें जो विशेष रूप से किए जा रहे कार्य से संबंधित हैं। कार्य-संबंधित व्यवहार में सहकर्मियों के साथ बातचीत, विस्तार पर ध्यान, कागजी कार्रवाई की गुणवत्ता, समग्र दृष्टिकोण और समय की पाबंदी शामिल हैं।
कर्मचारी के साथ मौखिक रूप से चर्चा की गई व्यवहार पर अपनी रिपोर्ट को केंद्र में रखें। आपकी टिप्पणी कार्यकर्ता को कुल आश्चर्य नहीं होना चाहिए।
सकारात्मक पर ध्यान दें, लेकिन यदि आवश्यक हो तो किसी भी नकारात्मक घटना को उद्देश्यपूर्वक सूचीबद्ध करना सुनिश्चित करें। आप कुछ ऐसा लिख सकते हैं, "श्री जोन्स अपने सहकर्मियों के साथ सकारात्मक बातचीत करते हैं। नौकरी पूरा करने के लिए आवश्यक होने पर वह देर से रुकता है। समय पर काम पर आने के साथ उसे कुछ समस्याएं हुई हैं, जैसा कि टिप्पणियों के आधार पर किया गया है। 11, 20 और 27 जून।"
संक्षिप्त और विशिष्ट रहें। विशिष्ट घटनाओं के उदाहरणों का हवाला देते हैं। जुए से बचना चाहिए। इसका एक खराब उदाहरण कुछ इस तरह होगा, "सुश्री स्मिथ काम पर अच्छा नहीं कर रही हैं। वह सिर्फ स्थिति के लिए एक खराब फिट की तरह लगती हैं। मुझे नहीं पता कि भविष्य में क्या हो सकता है अगर वह नहीं कर सकती हैं। … "एक बेहतर उदाहरण होगा," सुश्री स्मिथ ने अपने अपमानजनक और अपमानजनक भाषण के संबंध में कई अवसरों पर दो अलग-अलग सहकर्मियों द्वारा उनके खिलाफ शिकायतें दर्ज की हैं।"
प्रदर्शन रिपोर्ट को पिछली रिपोर्टों से लिंक करें। उन क्षेत्रों को इंगित करें जो बेहतर हो सकते हैं, खराब हो गए हैं या वही रह गए हैं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "पिछली तिमाही में श्री थॉम्पसन की उत्पादन संख्या 75 प्रतिशत कम थी, जिसे कंपनी स्वीकार्य मानती है। हालांकि, पिछले मूल्यांकन के बाद से, उनके उत्पादन में काफी सुधार हुआ है और अब कंपनी के मानकों पर खरा उतरता है।"
व्यवहार के सकारात्मक क्षेत्रों के लिए प्रशंसा की सराहना करें। आप कुछ ऐसा लिख सकते हैं, जैसे "सुश्री ब्राउन का सकारात्मक रवैया उनके आस-पास के लोगों को प्रभावित करता है और कार्यस्थल को एक बेहतर वातावरण बनाता है।"
आप कैसे कमजोर क्षेत्रों में सुधार देखना चाहते हैं, इस पर प्रतिक्रिया दें। रिपोर्ट को भविष्य के लक्ष्यों से जोड़ें। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "श्री होर्त्गोग चार मौकों पर अपनी साप्ताहिक पाठ योजनाओं को देने में विफल रहे हैं। अगले सेमेस्टर के दौरान, प्रवेश उन्हें प्रत्येक सप्ताह के शुक्रवार तक अपनी पाठ योजनाओं को चालू करना चाहते हैं।"
जब आप मन के सकारात्मक फ्रेम में हों तो रिपोर्ट लिखें। किसी भी संभावित संशोधन को पकड़ने के लिए उसे लिखने के कम से कम कई घंटे बाद रिपोर्ट की समीक्षा करना सुनिश्चित करें।
कर्मचारियों को एक रिपोर्ट के बारे में आपसे एक बार संवाद करने के लिए प्रोत्साहित करें, यदि वे ऐसा चाहते हैं। विश्लेषण को व्यक्तिगत सुधार की दिशा में एक साथ सहयोग करने के अवसर के रूप में उपयोग करें, साथ ही साथ समग्र रूप से कंपनी के लिए सुधार भी।
