पत्र लिखते समय संदर्भ प्रारंभिक क्या हैं?

व्यावसायिक पत्र अक्सर संदर्भ आद्याक्षर के समावेश से संपन्न होते हैं। ये इनीशियल्स पत्र के लेखक, हस्ताक्षरकर्ता और टाइपिस्ट के संदर्भ के रूप में तैयार किए जाते हैं। कई कंपनियों को सभी व्यावसायिक पत्रों पर संदर्भ प्रारंभिक के उपयोग की आवश्यकता होती है; दूसरों को नहीं।

प्लेसमेंट

एक व्यावसायिक पत्र का बहुत अंतिम खंड संदर्भ आद्याक्षर के लिए समर्पित है। इन इनीशियल्स को हमेशा एक लेटर के नीचे, सिग्नेचर ब्लॉक के नीचे दो लाइन और लेफ्ट मार्जिन के साथ एलाइन किया जाता है। संदर्भ प्रारंभिक के एक या अधिक सेट हो सकते हैं।

विवरण

इन उद्देश्यों का उपयोग संदर्भ उद्देश्यों के लिए किया जाता है, इसलिए प्रारंभिक के आदेश को समझना पत्र के पाठक के लिए महत्वपूर्ण है; आद्याक्षर के एक, दो या तीन सेट हो सकते हैं। सभी अक्षरों के अक्षरों में पहले अक्षर के हस्ताक्षरकर्ता को रखा जाता है, उसके बाद स्लैश मार्क (/) या कोलन (:) उसके बाद, लेखक के इनीशियल्स को फिर से लिखा जाता है, फिर से सभी कैपिटल अक्षरों में स्लैश या कोलन के बाद। टाइपिस्ट के शुरुआती अक्षर हमेशा अंतिम रखे जाते हैं और निचले मामले में होना चाहिए।

उद्देश्य

संदर्भ प्रारंभिक का उपयोग रिकॉर्डिंग के एक तरीके के रूप में किया जाता है जिन्होंने एक दस्तावेज पर हस्ताक्षर किए और टाइप किया। ये इनीशियल्स व्यवसायों के लिए एक कंपनी द्वारा भेजे गए पत्रों के मुद्दों की जांच करने का एक तरीका प्रदान करते हैं। यदि किसी पत्र के भीतर गलतफहमी होती है, तो पाठक को पता चल सकता है कि पत्र लिखने वाला व्यक्ति उस व्यक्ति से अलग था जिसने उस पर हस्ताक्षर किए थे; लेखक को दस्तावेज़ में वांछित पत्र का हस्ताक्षरकर्ता महत्वपूर्ण तत्व याद हो सकता है।

व्यापार पत्र के तत्व

जब कोई कंपनी एक व्यावसायिक पत्र लिखती है, तो इसमें कुछ मानक तत्व शामिल होते हैं। ज्यादातर कंपनियां अपने लेटरहेड स्टेशनरी पर व्यावसायिक पत्र लिखती हैं। टाइपिस्ट तारीख, अभिभाषक का पता और सलाम लिखता है। इसके बाद, टाइपिस्ट पत्र के शरीर को लिखता है, समापन और एक हस्ताक्षर ब्लॉक शामिल करता है; संदर्भ प्रारंभिक को हस्ताक्षर ब्लॉक का हिस्सा माना जाता है। व्यावसायिक पत्रों में अक्सर शामिल किए जाने वाले अन्य तत्व एक संदर्भ रेखा होते हैं, जो पत्र के उद्देश्य को बताता है या इसके संबंध में क्या है, या एक ध्यान रेखा, जो सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ सही व्यक्ति तक पहुंचता है।