पुरानी आदतों को तोड़ना या नया सीखना कुछ लोगों के लिए कठिन होता है। यह कार्यस्थल में चुनौतीपूर्ण हो सकता है यदि कर्मचारी लंबे समय से एक ही दिनचर्या कर रहे हैं और वे कुछ भी असहज महसूस कर रहे हैं जो व्यवधान का अनुभव करते हैं --- या यहां तक कि खतरे भी --- नौकरी की सुरक्षा के लिए। परिवर्तन के लिए अनुकूलित करने की उनकी इच्छा काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती है कि लिखित नीतियों और प्रक्रियाओं में उनके लिए कैसे परिवर्तन प्रस्तुत किए जाते हैं।
निर्धारण यदि परिवर्तन आवश्यक है
एक लोकप्रिय स्वयंसिद्ध सुझाव देता है कि अगर कुछ टूटा नहीं है, तो उसे फिक्सिंग की आवश्यकता नहीं है। कार्यस्थल में, हालांकि, एक स्थिर वातावरण जो चीजों को करने के पुराने तरीके से "सिर्फ इसलिए" टकराता है, अगर यह विचारों, रुझानों और तकनीकी प्रगति के बीच नहीं रहता है जो इसे बेहतर प्रदर्शन करने में मदद कर सकता है। इनमें अत्याधुनिक उपकरण, विलय, आउटसोर्सिंग और यहां तक कि संसाधनों का बेहतर प्रबंधन करने जैसे कारक शामिल हैं। नई नीतियों और प्रक्रियाओं का प्रस्ताव करने से पहले, यह आकलन करना महत्वपूर्ण है कि ये कैसे प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष रूप से कंपनी को लाभान्वित करेंगे, उन्हें मौजूदा संचालन और मानसिकता में पूरी तरह से एकीकृत करने में कितना समय लगेगा, प्रस्तावित परिवर्तन में क्या खर्च होंगे और इसके परिणाम क्या होंगे कंपनी कुछ भी नहीं करती है।
प्रासंगिकता और भागीदारी
किसी भी उम्र के इंसानों को आमतौर पर नापसंद बताया जाता है कि उन्हें क्या करना है, खासकर अगर उन्हें लगता है कि उन्हें अच्छे कारण के बिना कुछ करने का आदेश दिया जा रहा है। इसके अलावा, अगर इस विषय पर उनकी राय पहले से नहीं पूछी जाती है, तो इसकी संभावना अधिक है कि वे प्रतिरोध करेंगे क्योंकि उन्हें लगता है कि शक्तियां --- चाहे वह माता-पिता, पति या पत्नी हों --- सम्मान नहीं करते उन्हें। उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि आपके फ्रंट ऑफिस के कर्मचारी कंपनी द्वारा प्रायोजित स्पैनिश भाषा की कक्षाएं लेना शुरू कर दें, तो उन्हें इस नए कौशल सेट और स्पेनिश-बोलने वाले ग्राहकों के साथ उनके संबंधों के बीच संबंध देखने की जरूरत है, जो बाद में अधिक व्यवसाय उत्पन्न करेंगे, कंपनी का मुनाफा बढ़ाएंगे। और परिणाम उठाता है, बोनस और उच्च कमीशन। हालांकि कमेटी के वोट के लिए हर नए नियम को लागू करना हमेशा व्यावहारिक या उचित नहीं होता है, लेकिन चल रहे आधार पर कर्मचारियों की प्रतिक्रिया और विचारों को बेहतर ढंग से बताना प्रबंधकों को संक्रमणकालीन नीतियों और प्रक्रियाओं के लिए अपने कार्यकर्ताओं की प्रतिक्रियाओं का अनुमान लगाने में सक्षम बनाता है।
संदेश देना
चाहे आप कार्यालय सुरक्षा के बारे में एक नई नीति पेश कर रहे हों या किसी नए उपकरण को संचालित करने के तरीके के बारे में प्रशिक्षण सामग्री प्रदान कर रहे हों, आपको न केवल यह तय करने की आवश्यकता है कि जानकारी कैसे पैक और प्रसार की जाएगी, बल्कि यह भी कि इसकी प्रभावशीलता को कैसे मापा जाएगा। यदि यह एक नीति परिवर्तन है, उदाहरण के लिए, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि क्या यह मेमो प्रारूप में होगा, ईमेल द्वारा संप्रेषित किया जाएगा या किसी आंतरिक वेबसाइट से एक्सेस किया जाएगा जो कर्मचारी कंपनी अपडेट और घोषणाओं के लिए नियमित रूप से जांचते हैं। आपके द्वारा चुनी गई विधि कार्यालय के आकार, समस्या की तात्कालिकता और श्रमिकों की जिम्मेदारी लेने की क्षमता पर निर्भर करती है। यदि यह एक प्रक्रियात्मक दस्तावेज है, तो आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि क्या यह केवल पाठ, ग्राफिक्स के साथ पाठ या तस्वीरों के साथ पाठ होगा। आपके द्वारा चुना गया दृष्टिकोण कार्य और सामग्री की जटिलता के साथ-साथ लक्ष्य पाठकों की बुद्धि पर आधारित होगा। नई नीति या प्रक्रिया की सफलता का माप त्रैमासिक वेतन वृद्धि के आधार पर मात्रात्मक या गुणात्मक होगा। एक नए नियम को पायलट प्रोग्राम के आधार पर भी आज़माया जा सकता है या छोटे खंडों में तोड़ा जा सकता है ताकि धीरे-धीरे मज़दूरों को एक अलग दिनचर्या में ढाला जा सके, क्योंकि यह रात भर होने वाले आमूल-चूल परिवर्तन के विपरीत है। उदाहरण: "पेपरलेस ऑफिस" का संक्रमण स्कैनिंग उपकरणों को संचालित करने के लिए सीखने वाले श्रमिकों के साथ शुरू होगा, जिससे प्रतियों की संख्या शारीरिक रूप से कम हो जाएगी और फिर फ़ाइल अलमारियाँ पूरी तरह से समाप्त हो जाएंगी।
परिणाम
जब आप एक नई नीति की घोषणा करते हैं कि कंपनी की छवि को चमकाने के लिए "कैज़ुअल फ्राइडे" को रद्द किया जा रहा है, तो आपकी उम्मीद यह है कि कर्मचारी अगले शुक्रवार को और अधिक पेशेवर दिखेंगे। यदि वे अभी भी आकस्मिक रूप से कपड़े पहने हुए हैं, हालांकि, यह या तो उनकी नई नीति को भूल जाने का एक उत्पाद है (कभी-कभी सीखने की अवस्था धीमी हो सकती है) या इसे अनदेखा करने के लिए उनकी ओर से एक विलक्षण निर्णय। यदि आपकी लिखित नीति नए नियम को लागू करने के बारे में किसी भी उल्लेख को शामिल करने में विफल रहती है, तो किसी को भी इसे गंभीरता से लेना मुश्किल होगा। परिणामों के लिए एक अनुभाग को तैयार करने में, यह महत्वपूर्ण है कि आप एचआर और / या एक वकील से प्रतिनिधि के साथ भाषा की समीक्षा करें ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि (1) अनुशासन उपयुक्त है, (2) अनुशासन श्रम संघ कानूनों के अनुरूप है, (3) भाषा स्पष्ट और समझने में आसान है और (4) अनुशासन उचित है और काम के प्रवाह को बाधित नहीं करेगा। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी को यह पढ़कर प्रसन्नता हो सकती है कि "जो कोई भी शुक्रवार ड्रेस कोड का उल्लंघन करता है, उसे तुरंत बदलने के लिए घर भेजा जाएगा" (विशेषकर यदि एक या दो घंटे के लिए काम से बाहर निकलना हो तो वह वैसे ही चाहते थे)।
