नीतियों और प्रक्रियाओं के लिए एक नंबरिंग सिस्टम कैसे बनाएं

नीतियों और प्रक्रियाओं के लिए एक नंबरिंग प्रणाली एक पेपर-आधारित या ऑनलाइन मैनुअल के माध्यम से नेविगेट करने में उपयोगकर्ताओं की सहायता करती है। एक मानकीकृत प्रणाली दोनों तार्किक संगठन के लिए प्रदान करती है और यह सुनिश्चित करती है कि उपयोगकर्ता हर पृष्ठ और शीर्षक को स्कैन किए बिना जानकारी पा सकता है। विभागीय संगठन और एक संख्यात्मक या अल्फ़ान्यूमेरिक नंबरिंग प्रणाली यह सुनिश्चित करने के लिए सरल और प्रभावी तरीके हैं कि नीति या प्रक्रिया में मैनुअल में केवल एक ही संभव स्थान हो सकता है।

पॉलिसी लेआउट और पेज नंबरिंग

नीतियों को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करें, प्रत्येक को एक अलग अध्याय के रूप में, और एक यौगिक संख्या का उपयोग करके प्रत्येक अध्याय की संख्या, जैसे कि 1.0 और 2.0। उदाहरण के लिए, यदि मानव संसाधन विभाग की नीति अध्याय पाँच पर है, तो अध्याय शीर्षक के रूप में "5.0 - मानव संसाधन" का उपयोग करें। अनुक्रमिक क्रम में प्रत्येक अध्याय के भीतर पृष्ठों को क्रमबद्ध करें, न कि अनुक्रमिक क्रम में शुरुआत से लेकर मैनुअल के अंत तक।

प्रक्रियाओं के लिए नंबरिंग

अध्याय संख्याओं को जोड़कर प्रक्रियाओं के लिए संख्या बनाएं। उदाहरण के लिए, यदि "5.0 - मानव संसाधन" में छह प्रक्रियाएँ शामिल हैं, तो इनकी संख्या 5.1 से 5.6 तक है, और प्रत्येक प्रक्रिया का नाम शामिल है। प्रत्येक प्रक्रिया के भीतर चरणों और उप-चरणों की पहचान करने के लिए इंडेंटेशन, लो-केस लेटर्स और लोअर केस रोमन अंकों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि समाप्ति प्रक्रिया 5.2 पर कब्जा करती है, तो कर्मचारी को समाप्त करने के चरणों की पहचान करने के लिए "a, b और c" अक्षरों का उपयोग करें। यदि इनमें से किसी भी चरण में उप-चरण शामिल हैं, तो निम्न केस रोमन अंकों जैसे "i, ii, iii" का उपयोग करके इनकी पहचान करें।

नंबरिंग सिस्टम विचार

यद्यपि एक अच्छी संख्या प्रणाली संशोधन के लिए अनुमति देती है, यह परिवर्धन के संबंध में पूरी तरह से मूर्ख नहीं है। यदि यह संभव है, तो मैनुअल को इकट्ठा करें और सभी आवश्यक नीतियों और प्रक्रियाओं को बनाने के बाद ही नंबरिंग सिस्टम बनाएं। अन्यथा, आपको या तो मैन्युअल के अंत में नई नीतियों को जोड़ना होगा या वर्णानुक्रम को बनाए रखने के लिए सब कुछ फिर से संख्या में लाना होगा।