किसी संगठन के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को अक्सर नीतियों और प्रक्रियाओं को कहा जाता है। एक नीति एक निर्णय के लिए ओवरराइडिंग, ओवररचिंग आधार है। एक प्रक्रिया बताती है कि कुछ कैसे करना है। उदाहरण के लिए, एक पॉलिसी एक ग्राहक के साथ सम्मान के साथ व्यवहार करने के लिए होगी। संबंधित प्रक्रिया ग्राहक को उनके पहले और अंतिम नाम का उपयोग करके अभिवादन करना है। नए और मौजूदा कर्मचारियों के लिए, नीतियां और प्रक्रियाएं अक्सर ऑनलाइन होती हैं जिससे उन्हें अपडेट और चालू रखना आसान हो जाता है।
नीतियों और प्रक्रियाओं के रखरखाव के लिए जिम्मेदार भूमिकाओं को पहचानें। अक्सर, यह जिम्मेदारी एक गुणवत्ता विश्लेषक या एक व्यावसायिक विश्लेषक का कर्तव्य है।
परिवर्तनों के लिए वर्तमान नीति या प्रक्रिया की समीक्षा करें। यदि या तो बदलने की आवश्यकता है, तो उस भाषा का उपयोग करें जो संक्षिप्त है। तदनुसार नीति / प्रक्रिया के शीर्षक और मुख्य बिंदु बदलें। सुनिश्चित करें कि नीति और प्रक्रिया दोनों ही तथ्यात्मक हैं।
जिस प्रक्रिया को समझाया गया है उसे पूरा करें या प्रक्रिया को करने के लिए किसी अन्य कर्मचारी को दें। यदि प्रक्रिया में कोई लापता चरण या धारणाएं हैं, तो उन चरणों को जोड़ें, किसी भी मान्यताओं को स्पष्ट करें और फिर से प्रक्रिया करें।
हर दो महीने में एक बार नीतियों और प्रक्रियाओं का ऑडिट करें। उन प्रक्रियाओं का चयन करें जो अक्सर उपयोग की जाती हैं और अक्सर नहीं।
नीति / प्रक्रिया परिवर्तन के प्रभावित समूहों को सलाह दें।
टिप्स
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जहां संभव हो, एक कार्रवाई कैसे की जाती है, यह दिखाने के लिए चरण-दर-चरण चित्रण प्रदान करने के लिए स्क्रीनशॉट का उपयोग करें। जब कोई नीति / प्रक्रिया अपडेट की जाती है, तो संशोधन तिथि शामिल करें। संशोधन तिथि सभी को परिवर्तनों के बारे में बताती है और सुनिश्चित करती है कि उनके पास सबसे हालिया संस्करण है।
चेतावनी
उन्हें पूरी तरह से समझाए बिना समकित या शब्दजाल का प्रयोग न करें। सटीकता के लिए नीति और प्रक्रिया को दोबारा जांचें।
