प्रशिक्षण किसी भी व्यवसाय के संचालन का दिल है। चाहे ग्राहक ग्रीटिंग और सेवा सिखाना हो या परिष्कृत तकनीक का उपयोग करना हो, प्रशिक्षण के लिए प्रतिबद्ध व्यवसाय अधिक कुशल और उत्पादक कर्मचारियों का आनंद लेते हैं और जो नहीं करते हैं उनसे बेहतर ग्राहक सेवा प्रदान करते हैं। कुछ व्यावसायिक श्रेणियों को कानूनी रूप से अनिवार्य प्रशिक्षण आवश्यकताएं हैं। Microsoft Office सुइट में कर्मचारी प्रशिक्षण पर नज़र रखने के लिए दो विकल्प हैं: Microsoft Excel या Microsoft Access। एक्सेल सिस्टम को किसी भी व्यक्ति द्वारा मूल स्प्रेडशीट अनुभव के साथ लागू किया जा सकता है। हालांकि, एक्सेस रिपोर्टिंग और ट्रैकिंग के लिए अधिक परिष्कृत तरीके प्रदान करता है।
एक्सेल
प्रशिक्षण सत्र की सूची बनाएं शीर्षक कर्मचारियों के पूरा होने की उम्मीद है। एक नई स्प्रेडशीट पर, इन कॉलम शीर्षकों को दर्ज करें: "प्रथम नाम," "अंतिम नाम" और प्रत्येक बाद के कॉलम में विषय या सत्र का नाम, जितना संभव हो उतना उपयोग करते हुए। कर्मचारी संख्या या अन्य पहचानकर्ता के लिए एक कॉलम भी जोड़ा जा सकता है। रिबन के "पेज लेआउट" टैब पर "पेज सेटअप" समूह से "प्रिंट टाइटल" कमांड चुनें और "शीर्षक" पंक्ति बनाएं। "शीर्षक पंक्ति" फ़ील्ड में "$ 1: $ 1" दर्ज करें।
उपयुक्त कॉलम में सभी कर्मचारियों और किसी भी पहचान संख्या के नाम दर्ज करें।
सेल "A1" का चयन करें और, बाईं माउस बटन को दबाए रखते हुए, सभी पंक्तियों और उन सभी स्तंभों का चयन करने के लिए खींचें, जिनमें डेटा दर्ज किया जाएगा। "होम" टैब पर "शैलियाँ" समूह में "तालिका के रूप में प्रारूप" कमांड का चयन करें। "डेटा रेंज" फ़ील्ड को सत्यापित करें और "मेरी तालिका में हेडर हैं" बॉक्स को चेक करें।
उन सभी पंक्तियों और स्तंभों का चयन करें जिनमें प्रशिक्षण तिथियां दर्ज की जाएंगी। "होम" टैब पर, "नंबर" समूह में "सामान्य" ड्रॉपडाउन बॉक्स से पसंदीदा दिनांक प्रारूप का चयन करें। स्प्रेडशीट सहेजें।
जब कोई कर्मचारी आवश्यक प्रशिक्षण पूरा करता है, तो सही कॉलम और पंक्ति में उचित तिथि दर्ज करें। "तालिका" प्रारूप का उपयोग करके रिपोर्ट तैयार करते समय कॉलम द्वारा एक-क्लिक छँटाई की अनुमति देता है। प्रत्येक नए डेटा प्रविष्टि के बाद स्प्रेडशीट को सहेजें।
पहुंच
एक नया एक्सेस डेटाबेस बनाएँ। "तालिका 1" को "कर्मचारी प्रशिक्षण रिकॉर्ड" या पसंदीदा वैकल्पिक नाम के रूप में नाम दें। "होम" टैब पर "व्यू" समूह से "टेबल डिज़ाइन व्यू" खोलें। पहला फ़ील्ड, "आईडी", डिफ़ॉल्ट रूप से प्राथमिक कुंजी के रूप में सेट है। इस क्षेत्र में ऑटो नंबर पहुंच जाएगा या "फ़ील्ड गुण" फलक का उपयोग करके, आप अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक मुखौटा या अन्य स्वरूपण बना सकते हैं, जैसे कि कर्मचारी आईडी नंबर जोड़ना।
वांछित डेटा कैप्चर करने के लिए इन फ़ील्ड नामों और किसी भी अन्य फ़ील्ड को दर्ज करें, जैसे "प्रथम नाम," "अंतिम नाम," "प्रशिक्षण विषय" या "तिथि पूरी।" रिकॉर्ड करने के लिए अन्य क्षेत्रों में "ग्रेड," "प्रदर्शन" और "नोट्स या टिप्पणियां" शामिल हो सकती हैं। उपयुक्त डेटा प्रकार और प्रारूप गुण सेट करें। "दिनांक" फ़ील्ड डेटा प्रकार के लिए "दिनांक / समय" का चयन करना याद रखें।
तालिका सहेजें। "होम" टैब पर "व्यू" समूह में "टेबल व्यू" पर जाएं।
डिज़ाइन संवाद बॉक्स खोलने के लिए "बनाएँ" टैब पर "फ़ॉर्म" समूह से "फ़ॉर्म विज़ार्ड" चुनें। बाएं स्तंभ से प्रत्येक वांछित "उपलब्ध फ़ील्ड" का चयन करें और एक बार में सभी फ़ील्ड को स्थानांतरित करने के लिए "फ़ील्ड" को अलग-अलग फ़ील्ड के लिए ">" बटन दबाएं या ">>" बटन पर जाएं। "अगला" बटन पर क्लिक करें।
"लेआउट" संवाद बॉक्स से फ़ॉर्म के लिए वांछित लेआउट चुनें। "अगला" बटन पर क्लिक करें। अगले डायलॉग बॉक्स में "फ़ॉर्म" को नाम दें या टेबल के नाम के लिए डिफ़ॉल्ट मिलान रखें। तय करें कि विज़ार्ड-डिज़ाइन किए गए फॉर्म को स्वीकार करें या डिज़ाइन को संशोधित करें। यदि फ़ॉर्म को संशोधित किया जाता है, तो "अगला" बटन पर क्लिक करें। यदि डिफ़ॉल्ट डिज़ाइन का उपयोग कर रहे हैं, तो "समाप्त करें" बटन पर क्लिक करें। प्रपत्र को सहेजें।
जानकारी उपलब्ध होने पर प्रत्येक कर्मचारी और प्रशिक्षण सत्र के लिए डेटा भरें। डेटा प्रविष्टि के लिए "फ़ॉर्म" दृश्य और डेटा फ़िल्टर करने और रिपोर्ट बनाने के लिए "तालिका" दृश्य का उपयोग करें। डेटा दर्ज किए जाने पर रिकॉर्ड स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं।
टिप्स
-
एक्सेल विशेष रूप से सॉर्टिंग के आधार पर सरल खोजों और रिपोर्ट की अनुमति देता है। एक्सेस परिष्कृत रिकॉर्ड रखने और रिपोर्टिंग करने की अनुमति देता है, जिससे कई फ़िल्टर कर्मचारी, प्रशिक्षण सत्र या किसी अन्य क्षेत्र या डेटा चयन द्वारा रिपोर्ट बना सकते हैं। एक्सेस फ़ील्ड नामों में स्थान नहीं हो सकते; रिपोर्ट कॉलम को एक सामान्य भाषा कैप्शन बनाएं। उदाहरण के लिए, "प्रशिक्षण सत्रनाम" फ़ील्ड को रिपोर्ट के लिए "प्रशिक्षण सत्र" शीर्षक दिया जा सकता है।
चेतावनी
कर्मचारी की पहचान संख्या के रूप में सामाजिक सुरक्षा नंबरों का उपयोग न करें; यह चोरी की देनदारी को पहचानने के लिए व्यवसाय को खोलता है।
