वर्चुअल ऑफिस कैसे सेट करें। एक वैश्विक वातावरण में, कार्यस्थलों का व्यावहारिक रूप से पूरी दुनिया में स्थित कर्मचारियों के साथ कोई सीमा नहीं है। अचल संपत्ति की लगातार बढ़ती कीमतों के साथ, आभासी कार्यालय कई व्यापारिक लोगों के लिए एक आकर्षक घटना बन गया है। कंपनियां एक विशेष स्थान पर स्थित हो सकती हैं लेकिन कर्मचारी अपने दिन-प्रतिदिन के कार्यालय मामलों को विभिन्न स्थानों जैसे होटल, कैफे या घर से संचालित करते हैं।
अपने वर्चुअल ऑफिस के लिए एक व्यावसायिक पते पर निर्णय लें। यह एक मेलबॉक्स नंबर हो सकता है या आप कॉर्पोरेट-साउंडिंग पता प्राप्त करने के लिए CMRA (वाणिज्यिक मेल प्राप्त करने वाली एजेंसी) मेलबॉक्स सेवा का उपयोग कर सकते हैं।
अपने कनेक्टिविटी विकल्पों को देखें। इसके ईमेल, सेल फोन, ऑनलाइन फ़ोरम, इंस्टेंट मैसेंजर, वीओआईपी और बहुत कुछ चुनने के लिए कई हैं।
सेटअप के लिए तैयार वर्चुअल ऑफिस के लिए अपना चुना हुआ स्थान बनाएं। जगह को सुसज्जित करें और एक कामकाजी माहौल बनाएं जो आप चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि कंप्यूटर, फैक्स मशीन और टेलीफोन लाइनों जैसे आवश्यक इलेक्ट्रॉनिक्स की स्थापना के लिए पर्याप्त जगह है।
अपनी आवश्यकताओं के आधार पर अपने कंप्यूटर पर आवश्यक सॉफ़्टवेयर स्थापित करें। कुछ कार्यक्रम विशेष रूप से वेब कॉन्फ्रेंसिंग, प्रस्तुतियों, मीटिंग शेड्यूलिंग आदि के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। अपने पीसी को ऑनलाइन हमले से बचाने के लिए एक विश्वसनीय एंटी-वायरस प्रोग्राम चुनना एक अच्छा विचार है।
एक टेलीफोन सेवा प्रदाता से संपर्क करें और एक आधुनिक वॉयस सिस्टम प्राप्त करें जिसमें एक इंटरैक्टिव वॉयस रिस्पांस (आईवीआर) की सुविधा हो, ताकि आप बिना फोन किए भी कॉल कर सकें। उनकी निर्मित प्रौद्योगिकी एक उचित मूल्य पर आती है और वे केवल वास्तविक उपयोग के लिए चार्ज करते हैं।
सूचना, महत्वपूर्ण संचार, फ़ाइलों और दस्तावेजों को पास करने या वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क (वीपीएन) में जाने के लिए कंपनी के नियोक्ताओं द्वारा केवल एक इंट्रानेट सुविधा का उपयोग किया जाना चाहिए ताकि हस्तांतरित सामग्री पूरी तरह से गोपनीय हो। प्रविष्टि, निकास और पहुँच जानकारी के लॉग को रखकर आपके संगठन के डेटाबेस तक कौन पहुँच रहा है, इस पर नज़र रखें।
सह-कर्मचारियों, ग्राहकों या अन्य लोगों के साथ एक स्थान पर कॉफी के साथ अपनी आधिकारिक बैठकों को शेड्यूल करें जो सभी के लिए अच्छा है। यदि आपके सभी संपर्क शारीरिक रूप से असमर्थ हैं, तो आप वेब कैम, सेल फोन और इंस्टेंट मैसेंजर का उपयोग करके कनेक्टिविटी की व्यवस्था कर सकते हैं।
सुनिश्चित करें कि आपके कर्मचारी अपने कार्य समय की संख्या दर्ज करने के लिए नियमित रूप से टाइमशीट जमा करते हैं। चेक-इन में बिताए गए गैर-उत्पादक समय को बनाए रखने के लिए विशिष्ट कार्यों के लिए आवश्यक अनुमानित घंटों के आधार पर व्यवस्थित रूप से इन टाइमशीट को देखें।
टिप्स
-
कई व्यावसायिक अनुप्रयोग "सुइट्स" के रूप में आते हैं जिनमें एक वर्चुअल ऑफिस स्थापित करने के लिए आवश्यक अधिकांश प्रोग्राम शामिल हैं और इससे भी अधिक। कुछ लोकप्रिय सुइट्स Microsoft Office, लोटस, कोरल और AppleWorks हैं। यदि आपके पास बजट है, तो अपने कर्मचारियों को आवश्यक सामग्री जैसे लैपटॉप, वाई-फाई सेल फोन, वीओआईपी और अन्य उपकरण प्रदान करें। तब आप और आपके कार्यबल को कुशलता से जोड़ा जा सकता है।
चेतावनी
यदि सिस्टम क्रैश हो जाता है, तो अपने दिन-प्रतिदिन के व्यवसाय के पूर्ण मंदी से बचने के लिए नियमित रूप से अपने डेटा का बैकअप लें। यह वास्तव में एक बुरा परिदृश्य हो सकता है।
