अब पहले से कहीं अधिक, व्यवसाय कर्मचारियों को अपने यात्रा खर्चों से हर चीज के लिए सबूत देने के लिए कह रहे हैं ताकि साबित हो सके कि उनके बच्चे वास्तव में बीमा प्रयोजनों के लिए उनके जैविक संतान हैं। इस प्रलेखन के केंद्र में मानव संसाधन विभाग है क्योंकि अधिकांश छोटे से मध्यम आकार के संगठनों में यह विभाग सभी कर्मचारी प्रलेखन का केंद्र है। जब आपके लाभों को रद्द कर दिया जाता है या आपको अपने W-2 या पेचेक के साथ समस्या होती है, तो मानव संसाधन विभाग आपकी जांच शुरू करने का स्थान है।
दिनांक लिखें। एक पंक्ति छोड़ें, और मानव संसाधन विभाग में अपने संपर्क व्यक्ति का नाम और शीर्षक लिखें। अलग-अलग लाइनों पर, विभाग का नाम, संगठन का नाम और पता टाइप करें। एक अतिरिक्त लाइन छोड़ें और "प्रिय श्री / एम। एस। (अंतिम नाम)" टाइप करें और उसके बाद एक कॉलोन। यदि आपको मानव संसाधन विभाग में अपील के प्रभारी व्यक्ति का नाम नहीं पता है, तो कॉल करें और पता करें ताकि आप अपने पत्र पर उसका नाम शामिल कर सकें। एक विशिष्ट व्यक्ति को लिखे गए पत्र को पढ़ने और एक सामान्य पत्र के रूप में विभाग को संबोधित एक पूरे पत्र की तुलना में अधिक संभावना है।
यदि लागू हो तो अपने नाम, कर्मचारी आईडी नंबर और विभाग द्वारा स्वयं की पहचान करके पत्र खोलें। बताएं कि आप एक निर्णय की अपील कर रहे हैं जो मानव संसाधन विभाग ने किया है। निर्णय के बारे में विस्तार से बताएं, और आपके द्वारा प्राप्त दस्तावेज की एक प्रति शामिल करें, जैसे कि एक पत्र।
कहानी का अपना पक्ष दें, और अपने दावों को वापस करने के लिए सबूत प्रदान करें। उदाहरण के लिए, यदि आपका बीमा गिरा दिया गया था क्योंकि मानव संसाधन ने दावा किया था कि आपने अपने प्रीमियम का भुगतान नहीं किया है, तो बीमा कंपनी रसीदें या भुगतान स्टब्स जैसे साक्ष्य प्रदान करें जो प्रदर्शित करते हैं कि बीमा प्रीमियम आपके भुगतान से काट लिया गया था। बात-बात पर टोन का इस्तेमाल करें। गलतियाँ होती हैं, और प्राप्तकर्ता पर गुस्सा होने से आपके मामले में मदद करने की संभावना नहीं है।
अपने समय के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद दें, और उसके साथ मिलने वाले किसी भी प्रश्न पर चर्चा करने की पेशकश करें। अपना टेलीफोन नंबर और ईमेल पता प्रदान करें ताकि वह आपसे संपर्क कर सके।
"साभार," टाइप करें और तीन लाइनें छोड़ें। अपना पूरा नाम और शीर्षक टाइप करें। कंपनी के लेटरहेड पर पत्र प्रिंट करें और अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर हस्ताक्षर करें।
