गोपनीय जानकारी किसी भी डेटा का टुकड़ा है जिसे आप पूरी तरह से निजी रखना चाहते हैं, चाहे व्यवसाय या व्यक्तिगत कारणों से। यदि आप किसी अन्य पार्टी को गोपनीय जानकारी भेजते हैं, तो यह एक जोखिम भरा कार्य है। आपको गोपनीय संदेश को सुरक्षित करना चाहिए जैसे कि आप किसी भी चीज़ की रक्षा करते हैं जो आपको लगता है कि उच्च मूल्य है।
आम दृश्य
व्यवसाय आमतौर पर शीर्ष-गुप्त परियोजनाओं के बारे में अन्य व्यावसायिक सहयोगियों या सहयोगियों को गोपनीय जानकारी भेजते हैं। एक उदाहरण यह है कि यदि कोई कंपनी दूसरे के साथ विलय पर विचार कर रही है, तो प्रस्तावित योजना को संप्रेषित करने की जरूरत है और वह नहीं चाहती कि प्रतिस्पर्धी अभी तक जानना चाहते हैं। एक अन्य सामान्य परिदृश्य जहां एक पक्ष को गोपनीय जानकारी संचारित करनी होती है, अगर कोई फिल्म लेखक किसी निर्देशक को एक अप्रकाशित स्क्रिप्ट भेजना चाहता है। एक नियोक्ता एक उम्मीदवार को एक गोपनीय रोजगार प्रस्ताव भेज सकता है, या उम्मीदवार अपने आवेदन को निजी रखने के लिए कह सकता है। तीनों मामलों में, गोपनीय जानकारी को संलग्न जानकारी के प्रस्तावना के रूप में एक गोपनीयता कवर पत्र की रचना करना बुद्धिमानी है।
एक आवरण पत्र क्यों?
जब आप गोपनीय जानकारी भेजते हैं, चाहे ईमेल या मेल के माध्यम से, आप इसे अनधिकृत तृतीय पक्षों द्वारा बाधित होने का जोखिम उठाते हैं। लेकिन यहां तक कि अगर जानकारी सुरक्षित रूप से अपने प्राप्तकर्ता तक पहुंचती है, तब भी आप सूचना प्राप्त करने और इसे निजी रखने की बात करते समय इच्छित प्राप्तकर्ता की ओर से लापरवाही का जोखिम उठाते हैं। आप कवर पत्र की रचना करके जोखिम को कम कर सकते हैं जो पूरी गोपनीयता के लिए आपकी इच्छा को मजबूत करता है।
क्या शामिल करें
कवर पत्र पर शामिल होने वाली पहली वस्तुओं में से एक लेबल "गोपनीय" या "व्यक्तिगत और गोपनीय" है, जो अक्षर के शरीर के ऊपर या सीधे ऊपर, बोल्ड, कैपिटल अक्षरों में मुद्रित है। सामान्य संदर्भ में प्राप्तकर्ता को याद दिलाएं कि संचार किस संदर्भ में है, जैसे "प्रोजेक्ट एक्स के संबंध में हाल ही में हमने जो चर्चा की थी।" स्पष्ट रूप से व्यक्त करें कि प्राप्तकर्ता जो पढ़ने वाला है उसकी सभी सामग्री पूरी गोपनीयता में रखी जानी है - कोई पार्टी नहीं स्पष्ट रूप से नामित प्राप्तकर्ताओं को छोड़कर इसे देखना चाहिए।
अन्य बातें
इससे पहले कि आप कुछ विशेष परिस्थितियों में किसी अन्य पार्टी को एक गोपनीय दस्तावेज भेजते हैं, किसी व्यक्ति को एक गैर-कानूनी समझौते (एनडीए) की समीक्षा करने और उस पर हस्ताक्षर करने के लिए प्राप्त करना बुद्धिमान है - खासकर अगर यह अत्यंत गोपनीय डेटा है। जब आप गोपनीय जानकारी, प्राप्तकर्ता के दायित्वों और जानकारी को निजी रखने के लिए किसी विशेष समयरेखा का उल्लेख करते हैं तो एनडीए परिभाषित करता है। अपने कवर पत्र में अपने nondisclosure समझौते की प्रमुख शर्तों की पुष्टि करें। आपको कवर किए गए पत्र के साथ-साथ सीधे हस्ताक्षरित NDA की एक प्रति भी शामिल करनी चाहिए।
