एक अनुबंध प्रस्ताव लिखने के लिए आवश्यक है कि आप एक सम्मोहक कथा लिखें, जो यह बताती है कि आपकी कंपनी उस कार्य के लिए सबसे उपयुक्त है जिसे सार्वजनिक-क्षेत्र की एजेंसी निजी क्षेत्र की कंपनी द्वारा अनुरोधित परामर्श परियोजना या परामर्श के लिए लेती है। क्योंकि सार्वजनिक क्षेत्र के प्रस्तावों को लिखना सबसे अधिक चुनौतीपूर्ण होता है, और अक्सर निर्माण के लिए सबसे अधिक समय लेने वाला होता है, अगर आप जानते हैं कि सरकार के लिए एक जीत अनुबंध प्रस्ताव कैसे लिखना है, तो निजी क्षेत्र के काम के लिए एक लिखना केक का एक टुकड़ा है।
कैसे एक अनुबंध प्रस्ताव लिखने के लिए
किसी भी ऑनलाइन जॉब बोर्ड पर प्रस्ताव लेखकों के लिए मदद-वांछित लिस्टिंग की समीक्षा करना दर्शाता है कि जीतने के प्रस्ताव को शिल्प करने के लिए आपके द्वारा निर्धारित कौशल एक अत्यंत मूल्यवान है। लेकिन जीतने के अनुबंध प्रस्तावों को लिखने में सक्षम होने के कारण अंग्रेजी भाषा के केवल अच्छे लेखन कौशल और कमान की तुलना में अधिक है। शानदार लिखित अनुबंध प्रस्तावों के लिए टीम के प्रयास और कंपनी की सेवाओं या उत्पादों, अनुबंध और अधिग्रहण प्रक्रियाओं और मूल्य निर्धारण की स्पष्ट समझ की आवश्यकता होती है। एक साथ एक अनुबंध प्रस्ताव खींचना योजना, रणनीति और अनुसंधान के सप्ताह और यहां तक कि महीनों भी ले सकता है। अनुबंध प्रस्ताव लेखन एक व्यक्ति का काम नहीं है। कई संगठनों के पास कंपनी के व्यवसाय विकास खंड के विस्तार के रूप में "टीमों पर कब्जा" है।
जब व्यवसाय एक अनुबंध प्रस्ताव का उपयोग करते हैं
कई कंपनियां जो सरकारी एजेंसियों को सेवाएं या उत्पाद प्रदान करती हैं, सार्वजनिक क्षेत्र में व्यापार प्राप्त करने के लिए अनुबंध प्रस्तावों का उपयोग करती हैं। निजी क्षेत्र में अनुबंध प्रस्तावों के लिए उपयोग किए जाते हैं, लेकिन निजी क्षेत्र के काम के प्रस्ताव अक्सर सरकारी अनुबंध और अधिग्रहण अधिकारियों के लिए लिखे गए प्रस्तावों की तुलना में कम जटिल और संरचित होते हैं। यदि आप अपने संगठन के लिए अनुबंध प्रस्तावों को लिखने जा रहे हैं, तो यह एक अच्छा विचार है कि सरकारी समाधानों की अनूठी संरचना, और सार्वजनिक क्षेत्र की एजेंसियों के साथ व्यापार करने की आवश्यकताओं के कारण सरकार-केंद्रित प्रस्तावों के बारे में अधिक जानें। यदि आप जानते हैं कि संघीय सरकार के लिए एक जीतने वाले अनुबंध के प्रस्ताव को कैसे लिखना है, उदाहरण के लिए, निजी क्षेत्र में आपके संगठन के व्यवसाय को जीतने वाला लेखन तुलना में आसान होगा।
अधिग्रहण की प्रक्रिया
अमेरिकी सामान्य सेवा प्रशासन संघीय अधिग्रहण विनियम (एफएआर) प्रकाशित करता है। एफएआर एक 2,000 से अधिक पेज की किताब है जिसमें संघीय सरकार के अधिग्रहण की प्रक्रियाओं और नियमों के बारे में जानने के लिए वह सब कुछ है जो आप कभी भी जानना चाहते थे। अमेज़ॅन पुस्तक और क्लिफ-नोट्स-एस्क संस्करण भी ले जाता है, लेकिन आप इसे सरकारी साइट से डाउनलोड कर सकते हैं और जान सकते हैं कि आपको सभी अपडेट किए गए संशोधन और संशोधन मिल रहे हैं। एफएआर से परिचित हो जाएं और आपके पास एक अनुबंध प्रस्ताव लिखने के बारे में बहुत सारे सवालों के जवाब होंगे। कम से कम, आपको बेहतर समझ होगी कि उत्पादों और सेवाओं के लिए सरकार को अपने अनुरोधों के लिए इस तरह की विस्तृत प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता क्यों और कैसे होती है।
सरकारी अधिग्रहण प्रक्रिया अक्सर एक याचना से शुरू होती है। एक आग्रह जनता के लिए उपलब्ध एक दस्तावेज है जिसमें एजेंसी को सेवाओं या उत्पादों की आवश्यकता के बारे में जानकारी होती है। याचना में सेवा के प्रकार या उत्पाद के बारे में विवरण होता है और सरकार किस प्रकार सेवा या उत्पाद देना चाहती है। यह विक्रेता-एजेंसी संबंधों के प्रबंधन के नियमों और शर्तों को भी निर्धारित करता है। एक सरकारी आग्रह में, आपको "ठेकेदार" या "विक्रेता" कहा जाता है। कुछ मामलों में, सरकार एक अनुरोध सूचना (RFI) जारी करती है जो कि आग्रह के प्रकाशन से पहले होती है। RFI का उद्देश्य उन कंपनियों की पहचान करना है जो सरकार चाहती है कि वह सेवा या उत्पाद प्रदान करने में सक्षम हैं। RFI के प्रति प्रतिक्रिया में कुछ काम होता है, लेकिन सरकारी आग्रह का जवाब देने के लिए आवश्यक प्रयास नहीं है।
कुछ अलग-अलग प्रकार के समाधान हैं: रिक्वेस्ट फॉर प्रपोजल (RFP), रिक्वेस्ट फॉर कोटेशन (RFQ) और इनविटेशन टू बिड (ITB)। इन सॉलिसिटेशन प्रकारों के बीच की बारीकियां यह निर्धारित करती हैं कि आप अपने अनुबंध के प्रस्ताव को कैसे तैयार करते हैं। RFP के लिए आमतौर पर यह आवश्यक होता है कि आप अपनी कंपनी के विचारों और दृष्टिकोण को बहुत विस्तृत और ठोस तरीके से प्रस्तुत करें जो कि सरकार ने RFP में वर्णित समस्या को हल करने की आपकी क्षमता को प्रदर्शित करता है।
उदाहरण के लिए, जब कोई एजेंसी आरएफपी जारी करती है जो सरकारी नेताओं के लिए कार्यकारी कोचिंग और नेतृत्व विकास सेवाओं की आवश्यकता को बताती है, तो आपके अनुबंध के प्रस्ताव में आपकी कंपनी की कार्यकारी कोचिंग सेवाओं का वर्णन होना चाहिए; आपके कोच और सलाहकारों की विशेषज्ञता और योग्यता; सिद्धांत, जिन पर आपके कोच अपने कोचिंग सत्रों में भरोसा करते हैं और इस प्रक्रिया का उपयोग आप यह सुनिश्चित करने के लिए करते हैं कि सरकारी अधिकारियों को कोचिंग से सबसे अधिक लाभ मिले। साथ ही, आपको अपनी कंपनी के गुणवत्ता आश्वासन कदमों के बारे में भी जानकारी देनी चाहिए, साथ ही साथ आप नियमित रिपोर्टिंग, रिकॉर्ड कीपिंग और संसाधनों के आवंटन के माध्यम से कोचिंग एंगेजमेंट के प्रबंधन का प्रस्ताव कैसे दें।
एक व्यवसाय में एक अनुबंध प्रस्ताव कौन लिखता है?
कागज पर कलम लगाने या अपने कंप्यूटर पर बैठने से पहले अपनी कैप्चर टीम को इकट्ठा करें। सामान्यतया, अनुबंध प्रस्ताव लिखने वाले केवल एक व्यक्ति नहीं है, प्रस्ताव लेखन एक टीम प्रयास है। यह एक सहयोगी उपक्रम है जिसमें कैप्चर टीम में कई लोगों की प्रतिभा और विशेषज्ञता शामिल है। कैप्चर टीम के प्रत्येक व्यक्ति की प्रस्ताव लेखन में भूमिका है। ऊपर से उदाहरण का उपयोग करते हुए, यदि आपकी कंपनी पहले से ही कार्यकारी कोचिंग सेवाएं प्रदान करने के व्यवसाय में है, तो जिन लोगों को कैप्चर टीम में मूल्य जोड़ने की संभावना है, वे कार्यकारी कोचिंग परियोजना प्रबंधक, अनुबंध व्यवस्थापक, प्रस्ताव लेखक, एक लेखाकार या व्यवसाय अधिकारी हैं और कंपनी के अध्यक्ष। राष्ट्रपति इस प्रक्रिया की देखरेख करेंगे और सरकार को सौंपे जाने पर अनुबंध प्रस्ताव पर हस्ताक्षर करेंगे। कंपनी के अध्यक्ष या उनके डिजाइनी प्रस्ताव लेखन और प्रस्तुत करने के चरण में शामिल हैं क्योंकि उनके पास बाध्यकारी दस्तावेज जारी करने का अधिकार है।
प्रस्ताव-लेखन प्रक्रिया के दौरान, आपकी कैप्चर टीम की नियमित बैठकें होनी चाहिए। इन बैठकों के दौरान, आप रणनीति, दृष्टिकोण, नई बुद्धि और प्रगति पर चर्चा करते हैं। कैप्चर टीम लीडर एक व्यावसायिक विकास विशेषज्ञ हो सकता है जो अनुबंध प्रस्ताव को इकट्ठा करने में रसद के लिए जिम्मेदार है। वैकल्पिक रूप से, नेता वह हो सकता है जो कंपनी के अध्यक्ष को नेता के रूप में नियुक्त करता है या एक अधिक अनुभवी व्यक्ति जो बस टीम का नेतृत्व करने की जिम्मेदारी लेता है। आपकी कैप्चर टीम के साथ नियमित बैठकें करना सुनिश्चित करेगा कि आपका अनुबंध प्रस्ताव ट्रैक पर है और आप अपना अंतिम प्रस्ताव प्रस्तुत करने की समय सीमा को पूरा करते हैं। प्रस्ताव के बारे में कई समीक्षाएं, पुनर्विकास और चर्चाएं होंगी - यह एक जबरदस्त प्रयास है, यहां तक कि छोटे अनुबंधों के लिए भी।
कैसे एक अनुबंध प्रस्ताव जीतने के लिए
आपका लक्ष्य एक अनुबंध पुरस्कार जीतना है - अनुबंध प्रस्ताव नहीं जीतना। लेकिन क्या मायने रखती है प्रस्ताव सामग्री की सामग्री और सम्मोहक प्रकृति, शब्दार्थ नहीं। विनिंग कॉन्ट्रैक्ट प्रस्ताव लिखने में पहला कदम उस एजेंसी का शोध करना है जिसने सॉलिसिटेशन जारी किया था। कुछ कंपनियां सरकारी एजेंसियों के बारे में समझदारी प्रदान करती हैं; हालाँकि, आपकी कैप्चर टीम के प्रत्येक सदस्य को एजेंसी के बारे में जो भी जानकारी है, उसमें योगदान करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपके प्रोजेक्ट मैनेजर को पिछले कार्यकारी कोचिंग कार्य से एजेंसी की रणनीतिक दिशा के बारे में जानकारी है, तो यह उस एजेंसी के साथ एक कोचिंग सगाई के परिणामों का वर्णन करने में उपयोगी हो सकता है। या, यदि आपके व्यवसाय अधिकारी ने अनुरोध करने वाली एजेंसी को कांग्रेस के विनियोगों की समीक्षा की है, तो यह आपके अनुबंध प्रस्ताव के साथ मूल्य निर्धारण को निर्धारित करने में उपयोगी है।
एक विजेता अनुबंध का प्रस्ताव लिखना एक सरकारी आग्रह का जवाब देने के लिए एक व्यवस्थित और व्यवस्थित दृष्टिकोण की आवश्यकता है। पहले अपना शोध करो। यदि आप एजेंसी से परिचित नहीं हैं, तो मिशन, दृष्टि और मूल सिद्धांतों को समझने के लिए इसकी वेबसाइट का अध्ययन करें। उन चीजों को अपने प्रस्ताव में शामिल करें और, यदि वे आपकी कंपनी के मिशन, दृष्टि और मूल सिद्धांतों के साथ सभी बेहतर हैं। उन समानताएं आकर्षित करें, इसलिए सरकार की प्रस्ताव समीक्षा टीम आपकी कंपनी के साथ संरेखण देखती है। यह एजेंसी के साथ समान तरह के संबंध स्थापित करने के लिए एक महत्वपूर्ण रणनीतिक दृष्टिकोण है।
सॉलिसिटेशन का अध्ययन करके आप यह समझ सकते हैं कि एजेंसी क्या चाहती है और सॉलिसिटेशन का जवाब देने के लिए आवश्यक समय और प्रयास को समेट ले। यदि आप एक बड़े पैमाने पर परियोजना के लिए एक प्रस्ताव प्रस्तुत कर रहे हैं, जहां आपके पास क्षेत्र में कोई पिछला प्रदर्शन या अनुभव नहीं है, तो आपको या तो इस आग्रह पर पारित करना होगा या एक असाधारण सम्मोहक प्रस्ताव लिखना होगा जो सेवा क्षेत्र में आपकी क्षमताओं का पूरी तरह से वर्णन करता है। सरकारी एजेंसी की आवश्यकता है प्रतियोगिता पर अपना शोध भी करें। संघीय सरकारी एजेंसियों को फेडरल बिज़नेस ऑपर्च्युनिटीज़ वेबसाइट - फेडबिजऑप्स, शॉर्ट (fbo.gov) पर अपने सॉलिटेशन्स को प्रकाशित करना आवश्यक है। आग्रह पोस्टिंग पर "इच्छुक विक्रेताओं" टैब के तहत, आपको संभावित ठेकेदारों और विक्रेताओं की एक सूची मिलेगी। उस टैब के अंतर्गत सूचीबद्ध सभी कंपनियां अनुबंध प्रस्ताव प्रस्तुत नहीं कर सकती हैं; हालाँकि, यह समझने के लिए एक अच्छी शुरुआत है कि आपकी प्रतियोगिता कौन है।
अनुबंध प्रस्ताव नमूना पत्र
एक जीत अनुबंध प्रस्ताव प्रस्तुत करने में महत्वपूर्ण चरणों में से एक आपके प्रस्ताव के घटकों को आदेश दे रहा है। कई व्यावसायिक रिपोर्टों के लिए, रिपोर्ट के "मांस" को अंतिम रूप दिए जाने के बाद ही एक कार्यकारी सारांश का निर्माण किया जाता है। अनुबंध प्रस्ताव पत्र के निर्माण के लिए वही अभ्यास एक बुद्धिमानी है। एक कार्यकारी सारांश के रूप में अनुबंध प्रस्ताव पत्र के बारे में सोचो - एक मसौदा विवरण तैयार करें जिसका उपयोग आप अपने सभी अनुबंध प्रस्तावों के लिए करते हैं, लेकिन अपने अनुबंध प्रस्ताव को लिखने में अंतिम चरण के लिए परिशोधन को बचाएं।
सरकार के लिए अधिकांश अनुबंध प्रस्ताव इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रसारित किए जाते हैं। इसलिए, एक अनुबंध प्रस्ताव नमूना पत्र एक मात्र प्रसारण ईमेल है जो कुछ कहता है, "एबीसी परामर्श आरएफपी # 0000 से जुड़ी प्रतिक्रिया प्रस्तुत करने के लिए प्रसन्न है, जिसमें एबीसी के तकनीकी दृष्टिकोण, कुंजी कार्मिक के लिए मूल्य निर्धारण और फिर से शुरू करना शामिल है। कृपया इसकी प्राप्ति की पुष्टि करें। संचरण। " रसीद की पुष्टि का कारण आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास इस बात का सबूत है कि आपने प्रस्ताव को अंतिम तिथि तक प्रस्तुत किया है। उस ने कहा, एक जीत अनुबंध प्रस्ताव की शुरूआत संचार ईमेल की तुलना में एक प्रस्ताव पत्र की अधिक है।आपके अनुबंध प्रस्ताव के पहले खंड में आपकी कंपनी के बारे में पृष्ठभूमि की जानकारी होनी चाहिए, आपकी कंपनी जो सेवाएं प्रदान करती है और संक्षेप में बताती है कि आप एक योग्य ठेकेदार या विक्रेता क्यों हैं। यहां एक नमूना परिचय दिया गया है जो अनुबंध प्रस्ताव पत्र के रूप में कार्य करता है:
एबीसी कंसल्टिंग (एबीसी) एक 8 (ए), आर्थिक रूप से वंचित, महिला-स्वामित्व वाले छोटे व्यवसाय (ईडब्लूओएसबी) है जो बेहतर ग्राहक-केंद्रित समाधान, लचीलापन और नवीनता प्रदान करने के लिए व्यापार मिशन के साथ है। हम अपने ग्राहकों के साथ उनके मूल उद्देश्यों का आकलन करने और लागत प्रभावी, कुशल और परिणाम-उन्मुख समाधान देने के लिए काम करते हैं। एबीसी प्रबंधन टीम में संयुक्त अनुबंध के अद्वितीय पहलुओं पर केंद्रित 150 से अधिक वर्षों का संयुक्त प्रबंधन अनुभव है। हमारे संयुक्त कानूनी और कार्यक्रम प्रबंधन अनुभव के साथ, एबीसी हमारे संघीय सरकार के ग्राहकों को व्यावहारिक अनुभव और ज्ञान के साथ उद्योग विशेषज्ञता प्रदान करता है।
एबीसी ने पिछले कुछ वर्षों में जबरदस्त वृद्धि का अनुभव किया है, प्रति वर्ष 25 प्रतिशत की औसत वृद्धि का एहसास। हम गुणवत्ता के प्रति हमारी अटूट प्रतिबद्धता के लिए अपनी विस्फोटक वृद्धि का श्रेय देते हैं। हम लघु और जटिल दोनों परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं का उपयोग करते हैं। हमारे गुणवत्ता नियंत्रण के तरीकों में 1 तक विश्लेषण शामिल हैं) मात्रात्मक, औसत दर्जे की शर्तों में प्रबंधन रणनीतियों और कार्यक्रम के उद्देश्यों को परिभाषित करना, 2) विशिष्ट उद्देश्यों के खिलाफ सिस्टम के प्रदर्शन की निगरानी के लिए सिस्टम और प्रक्रिया को लागू करना और 3) सुनिश्चित करें कि योजना प्रबंधन में सुधार करने के लिए कार्यक्रम प्रबंधन और कर्मचारियों को प्रतिक्रिया फीडबैक दिया गया है। और सीखा सबक लागू करें। हम पेशेवर जोखिम प्रतिक्रिया प्रणालियों के माध्यम से त्रुटियों की संभावना और प्रभाव को कम करने के लिए जोखिम प्रबंधन समाधान के साथ हमारी गुणवत्ता पद्धति में वृद्धि करते हैं।
हमारे कॉर्पोरेट बुनियादी ढांचे को हमारे तेज़ी से फैलते व्यापार के आधार पर उच्च-गुणवत्ता वाली सेवाएं देने के लिए डिज़ाइन किया गया है। हमारा वरिष्ठ नेतृत्व सामूहिक रूप से हमारे कार्यक्रम के कर्मचारियों के लिए एक समग्र समर्थन के रूप में कार्य करता है और विशिष्ट "प्रबंधकों" के रूप में प्रक्रियाओं, प्रक्रियाओं या कॉर्पोरेट नीतियों को निर्धारित नहीं करता है। एबीसी का वरिष्ठ प्रबंधन कार्यक्रम के कर्मचारियों को सीधे हमारे ग्राहकों का समर्थन करने के लिए संपूर्ण कॉर्पोरेट सहायता और संसाधन प्रदान करने के लिए एक आधार के रूप में कार्य करता है। हम अपने ग्राहकों की जरूरतों और प्राथमिकताओं को समझते हैं और उनके उद्देश्यों का समर्थन करने के लिए हमारे संसाधनों का प्रबंधन करते हैं।
हम विभिन्न संगठनात्मक विकास पहलों के साथ सरकार की विनती से सम्मिलित एजेंसी का नाम डालें प्रदान करने के लिए अपनी पिछली सफलताओं, विशेषज्ञता और सर्वोत्तम प्रथाओं का लाभ उठाएंगे। हमारे द्वारा डिज़ाइन किए गए संगठनात्मक विकास की पहल से व्यक्ति और टीम के प्रदर्शन में सुधार होगा। हमारी पहल के परिणाम प्रभावी संचार, सहयोग और आम सहमति के निर्माण के माध्यम से कर्मचारी जुड़ाव बढ़ाएंगे। एबीसी परामर्श प्रदर्शन कार्य विवरण (PWS) के तहत आवश्यक मानव पूंजी सेवाओं की व्यापक विविधता को सफलतापूर्वक वितरित करने के लिए पृष्ठभूमि, प्रशिक्षण, योग्यता और पेशेवर हैं।
