रिसेप्शनिस्ट अक्सर संपर्क का पहला बिंदु होते हैं जो ग्राहकों और ग्राहकों को मिलते हैं जब वे आपके व्यवसाय के स्थान में प्रवेश करते हैं या जब वे कॉल करते हैं तो बोलते हैं। प्रथम छापों का मामला, इसलिए व्यावसायिकता, क्षमता और मित्रता के सर्वोत्तम मिश्रण के साथ एक रिसेप्शनिस्ट ढूंढना आपके व्यवसाय को अच्छी तरह से चलाने के रूप में स्थापित करने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय करेगा।
योग्यता को बेंचमार्क करना
मानव संसाधन प्रबंधन कंपनी रेनमेकर समूह साक्षात्कार और किराया प्रक्रिया शुरू करने से पहले एक गुणवत्ता रिसेप्शनिस्ट की प्रमुख विशेषताओं की पहचान करने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण लेने की सिफारिश करता है। क्योंकि रिसेप्शनिस्ट आमतौर पर बाहरी दुनिया से संपर्क का पहला बिंदु होते हैं, इसलिए रिसेप्शनिस्ट जो संदेश भेजता है वह आपकी कॉर्पोरेट छवि के साथ संरेखित होना चाहिए। एक रिसेप्शनिस्ट की व्यवहार शैली, मूल्यों और प्रेरकों के साथ-साथ लोगों के कौशल और व्यक्तिगत गुण बहुत मायने रखते हैं, रेनमेकर के अनुसार। जबकि व्यावसायिकता और क्षमता हमेशा महत्वपूर्ण होती है, उदाहरण के लिए वांछित व्यक्तिगत गुण एक आर्ट गैलरी और एक कानूनी फर्म के बीच भिन्न हो सकते हैं।
मान्य व्यवहार
जबकि कॉर्पोरेट छवि महत्वपूर्ण है, सभी गुणवत्ता रिसेप्शनिस्ट विशेष व्यवहार विशेषताओं को साझा करते हैं जो उन्हें प्रभावी टीम सदस्य बनाते हैं। सबसे पहले, रिसेप्शनिस्ट को ग्राहक केंद्रित होना चाहिए - जिसमें ग्राहक भी शामिल हैं जो सहकर्मी भी हैं। रिसेप्शनिस्टों को भी लोगों से बात करने का आनंद लेना चाहिए, न कि बार-बार आने वाली रुकावटों जैसे कि रिंगिंग टेलीफोन या ऑफिस विजिटर का आनंद लेना चाहिए। इसके अलावा, एक रिसेप्शनिस्ट को भी अपने काम के माहौल को व्यवस्थित और साफ रखने में सक्षम होना चाहिए; संगठित रहने में मदद मिलेगी जब वह एक बार में दो कार्यों को करने के लिए कहा जाता है, रिसेप्शन में एक सामान्य घटना। एक व्यावसायिक सहायता संगठन, जीनियस सेंटर के अनुसार, अच्छे संचार कौशल और स्पष्ट रूप से लिखने और बोलने की क्षमता सहित, आवश्यक है।
स्व प्रेरणा
एक प्रभावी रिसेप्शनिस्ट को रेनमेकर के अनुसार चीजों को सही तरीके से करने पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए, और एक तरह से जो कंपनी की संस्कृति और मानक के अनुकूल हो। न केवल एक रिसेप्शनिस्ट को जल्दी से सीखना चाहिए कि चीजें कैसे काम करती हैं, बल्कि उसे अपने समय को बुद्धिमानी से प्रबंधित करने के साथ किसी कार्य को संतुलित करने पर ध्यान देना चाहिए। व्यवसाय के बारे में सीखना, जिसमें नए कार्यों में अक्सर महारत हासिल करना और जहां सबसे ज्यादा जरूरत होती है, रिसेप्शनिस्ट को एक मूल्यवान संपत्ति बनाना। हालांकि ये कौशल आधिकारिक नौकरी के विवरण का हिस्सा नहीं हो सकते हैं, लेकिन ये ऐसे गुण हैं जो एक अप्रभावी के अलावा एक प्रभावी रिसेप्शनिस्ट को सेट करते हैं।
व्यक्तिगत कौशल
रिसेप्शनिस्टों को कम पर्यवेक्षण के साथ काम करना चाहिए और अपने पंखों को रगड़े बिना, ड्यूरेस के तहत अक्सर राजनयिक, ग्राहक-केंद्रित निर्णय लेने में सक्षम होना चाहिए। नतीजतन, सर्वश्रेष्ठ रिसेप्शनिस्ट आमतौर पर लचीले होते हैं और उनके पास उत्कृष्ट योजना और संगठन कौशल होते हैं। वे भी चातुर्यपूर्ण हैं; ध्यान रखें कि एक नाराज ग्राहक पहले रिसेप्शनिस्ट पर अपनी भावनाओं को निकाल सकता है, और एक रिसेप्शनिस्ट जो निराशा को शांत करने में सक्षम है, प्रबंधन को बहुत सारे सिरदर्द बचा सकता है। इसलिए, चतुर अच्छे शिष्टाचार आवश्यक हैं।
