यद्यपि शब्द अनुलग्नक और संलग्नक को अक्सर व्यावसायिक पत्रों में परस्पर उपयोग किया जाता है, वे आइटम सहित विभिन्न तरीकों का प्रतिनिधित्व करते हैं। सबसे सख्त अर्थ में, एक अनुलग्नक को पत्र का हिस्सा माना जाता है जबकि एक संलग्नक को एक अलग दस्तावेज़ के रूप में माना जाता है। कुछ संगठनों के लिए, जैसे कि सरकार, प्रत्येक के लिए उपयोग किए गए पत्राचार द्वारा सीमांकित किया जाता है, जबकि दूसरों के लिए या तो उपयोग स्वीकार्य है।
एक अटैचमेंट जोड़ना
लगाव एक दस्तावेज है जो व्यापार पत्र का हिस्सा है। यह पत्र के भीतर जानकारी को जोड़ता है या आगे बताता है। कुछ उदाहरणों में एक स्प्रेडशीट शामिल है जो वित्तीय बिलिंग या पूर्वानुमानों का एक दृश्य विवरण प्रदान करती है, एक चार्ट जो व्यवसाय के रुझान या बजट का एक ग्राफिक दृश्य देता है। अटैचमेंट भेजते समय, अक्षर के नीचे बाईं ओर "अटैचमेंट" शब्द को एक अर्ध-कोलन और अटैचमेंट की संख्या के साथ शामिल करें। आपको पत्र के मुख्य भाग में यह भी उल्लेख करना चाहिए कि एक आइटम संलग्न है (या कई आइटम संलग्न हैं) जो पत्र में जानकारी बढ़ाते हैं या आगे बताते हैं।
एक संलग्नक सहित
एक संलग्नक एक दस्तावेज है जो व्यापार पत्र के अतिरिक्त है। यह अकेले अपने स्वयं के दस्तावेज के रूप में खड़ा हो सकता है और यह बताने के लिए कि क्या दस्तावेज है या इसकी व्याख्या कैसे की जाए, व्यापार पत्र की आवश्यकता नहीं है। एक व्यावसायिक पत्र में एक संलग्नक भेजते समय, "कुल" अक्षरों को एक अर्ध-बृहदान्त्र के साथ रखें या बाएं हाथ की तरफ अक्षर के नीचे "संलग्नक" शब्द लिखें। फिर डॉक्यूमेंट का नाम डालें। यह पाठक को सचेत करता है कि एक दूसरा दस्तावेज़ पत्राचार में शामिल है। एक दस्तावेज़ का एक उदाहरण जो एक संलग्नक के लिए उपयुक्त है, एक कवर पत्र के साथ एक फिर से शुरू है। रिज्यूम अक्षर से अलग होता है और आसानी से अकेला खड़ा होता है।
ईमेल में संलग्न करें
कुछ स्थितियों में, अनुलग्नक और एक संलग्नक के बीच अंतर करने के लिए कोई विधि उपलब्ध नहीं है। इनमें से एक स्थिति तब होती है जब आप ईमेल द्वारा एक व्यावसायिक पत्र भेज रहे होते हैं। क्योंकि कोई संलग्नक विकल्प नहीं दिया गया है, और ईमेल इलेक्ट्रॉनिक ट्रांसमिशन का एक रूप है, ईमेल द्वारा भेजे गए सभी दस्तावेज़ एक अनुलग्नक बन जाते हैं। अनुलग्नक को ईमेल में एक डाउनलोड करने योग्य आइटम के रूप में जोड़ा जाता है जिसे ईमेल के मुख्य भाग के साथ भेजा जाता है।
संघीय सरकार का उपयोग
कुछ संघीय सरकारी शाखाओं में संलग्नक और बाड़ों के उपयोग के लिए नियम हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, उनके पत्राचार पुस्तिका में अमेरिकी भूवैज्ञानिक सर्वेक्षण बताता है कि उन्हें पत्राचार भेजते समय एक अनुलग्नक और एक बाड़े को कैसे संभालना है। उनके हैंडबुक के अनुसार, आप पत्राचार के रूप में एक आइटम भेजते हैं जब पत्राचार एक ज्ञापन होता है, जबकि यदि यह एक पत्र है तो आपको अतिरिक्त दस्तावेजों के लिए शब्द संलग्नक का उपयोग करना चाहिए। या तो मामले में, हस्ताक्षर ब्लॉक के नीचे दो लाइनें "संलग्नक" या "संलग्नक" टाइप करें। ऐसा करना पाठक को बाड़ों या अटैचमेंट की तलाश करने के लिए कहता है। यदि वे गायब हैं, तो उन्हें भेजने के लिए कहें क्योंकि उनका इरादा पत्र या ज्ञापन के साथ भेजा जाना था।
यदि एक से अधिक अनुलग्नक या संलग्नक हैं, तो इंगित करें कि "2 संलग्नक" या "3 संलग्नक" जैसे कितने हैं। यदि या तो पाठ में पहचाना नहीं गया है, तो शब्द के बाद एक बृहदान्त्र का उपयोग करें, उसके बाद दस्तावेज़ का शीर्षक या स्पष्टीकरण अगली पंक्ति पर। उदाहरण के लिए: "संलग्नक:" (अगली पंक्ति) दो स्थानों को इंडेंट करें और विराम चिह्न समाप्त किए बिना "जॉन क्यू एडम्स का रिज्यूमे" जोड़ें। जब एक से अधिक बाड़े या अटैचमेंट होते हैं जिनका टेक्स्ट, शीर्षक में उल्लेख नहीं किया जाता है या प्रत्येक का वर्णन अलग लाइन पर किया जाता है। उदाहरण के लिए: 2 अटैचमेंट्स: (अगली लाइन) इंडेंट टू स्पेस और टाइप: "रिज्यूमे ऑफ जॉन क्यू एडम्स" (नेक्स्ट लाइन) इंडेंट टू स्पेस और टाइप: लिस्ट ऑफ अवार्ड्स एंड अचीवमेंट्स "विद नो एंड विराम।
