इसके सबसे बुनियादी में, एक लिखित प्रस्ताव एक संचार है जो पाठक को मनाने की कोशिश करता है। यह बदले में कुछ के बदले में कुछ लाभकारी पेशकश करके ऐसा करता है। एक विजेता प्रस्ताव लिखना केवल सामग्री का विषय नहीं है, यह संरचना और प्रक्रिया का विषय भी है। दूसरे शब्दों में, यदि आप सही क्रम में सही बातें कहते हैं तो आपके हाथों में एक विजयी प्रस्ताव होगा।
अपने कार्यकारी सारांश के बारे में सोचें। इसे कई लोग एक प्रस्ताव के एकल सबसे महत्वपूर्ण भाग के रूप में देखते हैं। आपके कार्यकारी सारांश को आपके प्रस्ताव की कहानी को संक्षेप में, समझदार अंदाज़ में बताना चाहिए और एक आम आदमी को समझना चाहिए। इस कारण से, एक कार्यकारी सारांश आमतौर पर अंतिम लिखा जाता है ताकि प्रस्ताव का कोई प्रमुख तत्व न रह जाए।
एक प्रस्ताव प्राप्त होने पर, कई लोग कार्यकारी सारांश में कही गई बातों के आधार पर पूरी तरह से पढ़ने के लायक है या नहीं, इस बारे में निर्णय करेंगे, इसलिए यह कुछ ऐसा है जो आपको बाकी प्रस्ताव-लेखन प्रक्रिया के बारे में सोचना चाहिए।
अपने पूरे प्रस्ताव के दौरान ग्राहक और उनकी ज़रूरत का पता लगाएँ। यह सहानुभूति का संदेश देता है और दिखाता है कि आपके प्रस्ताव के भीतर वर्णित तरीके से उनकी व्यावसायिक जरूरतों को पूरा करने के अलावा आप उनके साथ एक सहयोगी संबंध बनाने के लिए भी उत्सुक हैं।
क्लाइंट की आवश्यकता के बारे में अपनी समझ को दोहराएं ताकि यह स्पष्ट हो कि आपका प्रस्तावित समाधान मूल आवश्यकताओं को पूरा करेगा।
वर्णन करें कि आप उनकी आवश्यकता को कैसे पूरा करेंगे। यह उतना ही विस्तृत या उच्च-स्तर होना चाहिए जितना आवश्यक हो।
अपने अनुभव को संक्षेप में बताएं, जो ग्राहक की आवश्यकता को पूरा करने के लिए प्रासंगिक है। यदि आपके पास पिछले ग्राहक हैं जो एक संदर्भ के रूप में उपयोग करने के लिए सहमत हुए हैं, तो बताएं कि वे कौन हैं और आपने उन्हें अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में कैसे मदद की।
पिछले अनुसंधान की ओर इशारा करते हैं, जो या तो स्वयं या दूसरों द्वारा आयोजित किया गया है, और यह समझाते हैं कि ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने के लिए आप इसका उपयोग कैसे करेंगे।
कुछ मील के पत्थर सेट करें। उन वितरणों के बारे में बताएं जो आप ग्राहक को प्रदान करने का इरादा रखते हैं और टर्नअराउंड के लिए टाइमसेल्स से संबंधित किसी भी सेवा-स्तर के उद्देश्यों को प्रदान करते हैं।
प्रस्ताव में वर्णित कार्य को पूरा करने के लिए अपनी कीमत बताएं। इसे जितना हो सके उतना अधिक में विभाजित करें, और जहां संभव हो, समझाएं कि आप अपनी कीमत पर कैसे आए हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशेष प्रकार के अनुवाद के लिए अनुवादित शब्द (P) के अनुसार एक फ्लैट दर लेते हैं और ग्राहक ने कहा है कि विशिष्ट संख्या में ऐसे शब्द हैं जिनका अनुवाद करने की आवश्यकता है (Q) तो समझाएं कि आपकी कीमत के बराबर है P, Q से गुणा करता है।
अपने मील के पत्थर के पूरा होने के आसपास चार्जिंग शेड्यूल सेट करें। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं कि ग्राहक सभी मील के पत्थर के सफल समापन पर 100 प्रतिशत शुल्क का भुगतान करेगा, या यह प्रत्येक व्यक्तिगत मील का पत्थर (पांच मील के पत्थर मानकर) के पूरा होने पर कुल कीमत का 20 प्रतिशत हो सकता है।
अपना कार्यकारी सारांश लिखें। याद रखें कि कार्यकारी सारांश को ग्राहक के मुद्दों, प्राथमिकताओं और आवश्यकताओं के संदर्भ में आपके प्रस्ताव की कहानी बताना चाहिए। एक सम्मोहक कार्यकारी सारांश ग्राहक के लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित करेगा और उन्हें कैसे प्राप्त किया जाएगा, समाधान के विवरण पर नहीं।
