एक प्राप्य सूची, उन सभी खातों का संकलन है जो एक कंपनी खाते पर सामान या सेवाएं बेचती है। जब कोई कंपनी खाता बेचती है, तो वह ग्राहकों को अभी माल और सेवाएं प्राप्त करने की अनुमति देती है, लेकिन बाद में उनके लिए भुगतान करती है। इस सूची को प्राप्य खाता बही भी कहा जाता है। इसमें सभी खातों के नाम, प्रत्येक के लिए खाता संख्या और प्रत्येक खाते की वर्तमान शेष राशि शामिल है। सूची के नीचे कुल राशि है जो कंपनी के लिए बकाया सभी पैसे को दर्शाता है।
प्रत्येक खाते में खाता संख्या निर्दिष्ट करें। प्रत्येक व्यक्ति या व्यवसाय जो आप सामान या सेवाओं को खाते में बेचते हैं, एक खाता संख्या होनी चाहिए। उपयोग की गई संख्या कंपनी द्वारा भिन्न होती है और अक्षर, संख्या या दोनों का संयोजन हो सकता है।
सूची को लेबल करें। दस्तावेज़ के शीर्ष पर "लेखा प्राप्य सूची" लिखें। यदि आपकी कंपनी इस दस्तावेज़ को एक अलग नाम कहती है, तो उचित शीर्षक में लिखें। शीर्षक के नीचे सूची दिनांकित करें। यह सूची उसके द्वारा बनाई गई तारीख को प्राप्त होने वाले सभी खातों की शेष राशि को दर्शाएगी।
खाता संख्या के क्रम में प्रत्येक खाते को सूचीबद्ध करें। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले खातों की संख्या आपके व्यवसाय के उपयोग के क्रम पर निर्भर करती है। यदि वे संख्यात्मक संख्याएँ हैं, तो उन्हें निम्नतम से उच्चतम क्रम में रखें। यदि संख्याओं में अक्षर हैं, तो उन्हें वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध करें। इन नंबरों को सूची के बाएं हाथ के कॉलम में रखें।
खाता नाम में लिखें। प्रत्येक खाता संख्या के आगे, ग्राहक के नाम में लिखें।
शेष में भरें। शेष जानकारी के लिए अगले कॉलम का उपयोग किया जाता है। अगले कॉलम में आज की तारीख के अनुसार प्रत्येक ग्राहक के बैलेंस में लिखें। सभी मात्राओं को लिखे जाने के बाद, सभी शेष राशि की गणना करें। यह आपके ग्राहकों द्वारा आपके लिए दी गई कुल राशि का प्रतिनिधित्व करता है।
वृद्ध-विश्लेषण रिपोर्ट बनाएँ। अक्सर कई बार, देय तिथियों में शेष राशि को अलग करके प्राप्य सूची बनाई जाती है। इसे बनाने के लिए, इस प्रक्रिया के पहले चार चरणों को पूरा करें। उसके बाद, अगले कुछ कॉलमों का उपयोग करके नियत तिथियों में लिखें। पहला कॉलम "पास्ट ड्यू" लेबल करें। अगले कॉलम में "30 दिनों के भीतर देय", "31 - 60 दिन," "61 - 90 दिन," और "90 दिनों से अधिक" जैसे लेबल हैं।
मात्रा में भरें। प्रत्येक ग्राहक के लिए, निर्धारित करें कि कब बकाया राशि देय है। कुछ ग्राहकों के पास राशियों की कई अलग-अलग श्रेणियां हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, यदि सैम जोन्स $ 200, $ 300 और $ 500 की मात्रा के साथ तीन अलग-अलग चालानों के लिए $ 1,000 का बकाया है। यदि प्रत्येक राशि अलग-अलग समय पर होती है, तो राशि को तीन अलग-अलग श्रेणियों में सूचीबद्ध किया जा सकता है।
कुल मिला कर। सूची के नीचे, प्रत्येक श्रेणी को कुल। यह निश्चित मात्रा में पैसे की उम्मीद करने वाली कंपनी के लिए ब्रेकडाउन प्रदान करता है।
