गैर-लाभकारी संगठन विभिन्न प्रकार के हितधारकों से धर्मार्थ दान पर निर्भर होने के कारण या कर-मुक्त स्थिति के कारण जांच के दायरे में आते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि मीडिया, दाताओं, आंतरिक राजस्व सेवा या अन्य इच्छुक हितधारकों द्वारा समीक्षा किए जाने पर आपकी खरीदारी प्रथाओं को पास करना होगा, खरीद नीतियों को बनाना महत्वपूर्ण है जो किसी भी संभावित हितों के टकराव या पारदर्शिता की कमी से बचते हैं।
एकाधिक बोलियां
कुछ गैर-लाभकारी संस्थाओं को आवश्यकता होती है कि एक निश्चित डॉलर के स्तर से ऊपर की खरीद को बोली लगाने के लिए रखा जाए, संगठन के लिए विभिन्न विक्रेताओं के लिए कई बोली प्राप्त होती हैं। यह इस अवसर को कम करने में मदद करता है कि एक क्रय एजेंट, विभाग प्रमुख या कार्यकारी निदेशक किसी दोस्त, परिवार के सदस्य या व्यावसायिक सहयोगी को एक अनुबंध दे सकता है जो व्यक्तिगत इनाम या एकमुश्त रिश्वत प्रदान करता है। यह लंबे समय तक आपूर्तिकर्ता को हर साल दरों को बढ़ाने या सेवाओं को कम करने से रोकता है क्योंकि यह जानता है कि इसकी कोई प्रतिस्पर्धा नहीं है।
कम बोली बनाम सर्वश्रेष्ठ बोली
आपकी खरीद नीति के लिए आवश्यक हो सकता है कि आपका संगठन परियोजनाओं, सेवाओं या वस्तुओं पर सबसे कम बोली लगाए, या आपको सबसे अच्छी बोली लेने की अनुमति दे। सबसे अच्छी बोली सबसे सस्ती नहीं हो सकती है, लेकिन यह संगठन को बेहतर मूल्य प्रदान कर सकती है। उदाहरण के लिए, एक स्पोर्ट्स मार्केटिंग फर्म किसी अन्य फर्म की तुलना में कम शुल्क पर चैरिटी की 10 किलोमीटर की रोड रेस चलाने की पेशकश कर सकती है, लेकिन ऊंची बोली लगाने वाले को रोड रेस चलाने का अधिक अनुभव हो सकता है और अधिक संपर्क हो सकता है जो प्रायोजन खरीद सकते हैं। कुछ मामलों में, एक गैर-लाभकारी व्यक्ति एक अनुबंध को सबसे कम बोली लगाने वाले के अलावा किसी अन्य व्यवसाय में जाने की अनुमति दे सकता है जब तक कि अनुबंध सबसे कम बोली के एक निश्चित प्रतिशत के भीतर हो और क्रय एजेंट, विभाग प्रमुख या प्रबंधन सबसे कम बोली लगाने का कारण बता सके। सबसे अच्छी बोली नहीं है।
प्रस्तावों के लिए अनुरोध
अपनी खरीद नीति के एक हिस्से के रूप में, एक विशिष्ट डॉलर राशि से बड़ी परियोजनाओं, सेवाओं या वस्तुओं के प्रस्तावों के लिए अनुरोध बनाएं और जारी करें। एक RFP एक मानक प्रक्रिया व्यवसाय है जिसका उपयोग संभावित बोलीदाताओं को एक अनुबंध के लिए समान उद्देश्य आवश्यकताओं के लिए संचार करता है। आरएफपी गैर-लाभकारी कंपनियों को सेब-से-सेब की बोली की तुलना करने में मदद करते हैं।
एक ऐसी स्थिति जिसमें सरकारी अधिकारी का निर्णय उसकी व्यक्तिगत रूचि से प्रभावित हो
पक्षपात, या पक्षपात की उपस्थिति को रोकने के लिए, अपने बोर्ड के सदस्यों और प्रबंधन कर्मचारियों से पूछें कि क्या उनके पास कोई मित्र, परिवार के सदस्य या व्यवसाय साझेदार हैं जो आपके द्वारा खरीदी गई वस्तुओं या सेवाओं को बेचते हैं। कई गैर-लाभकारी संस्थाओं के पास ऐसी नीतियां हैं जो संगठन को उन कंपनियों के साथ व्यापार करने से रोकती हैं जिनके पास प्रमुख हितधारकों के साथ घनिष्ठ संबंध हैं। इससे पहले कि आप बड़े अनुबंधों को मंजूरी दें, संभावित व्यवसाय भागीदारों के नामों को अपने प्रमुख हितधारकों के साथ साझा करें ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि उनमें से किसी में भी संघर्ष है।
पारदर्शिता
क्योंकि गैर-लाभकारी कंपनियां मुनाफे के लिए अन्य कंपनियों के साथ प्रतिस्पर्धा में नहीं हैं, वे जनता के साथ व्यावसायिक जानकारी का खुलासा करने के लिए स्वतंत्रता पर अधिक हैं। अपनी खरीद नीति को अपनी वेबसाइट पर जनता के लिए आसानी से उपलब्ध कराएं। बोर्ड बैठकों में अपने निदेशक मंडल को दी गई कोषाध्यक्ष की रिपोर्ट में बड़ी खरीद के बारे में जानकारी शामिल करें।
स्थिरता
आप उन व्यवसायों को वरीयता देना चाहते हैं जो "हरी" व्यवसाय प्रथाओं का उपयोग करते हैं। इसमें ऐसी कंपनियां शामिल हो सकती हैं जिन्होंने सार्वजनिक रूप से कहा है और ऊर्जा और पानी के उपयोग को कम करने, पुनर्चक्रण करने, जैविक और गैर विषैले पदार्थों का उपयोग करने या पैकेजिंग को कम करने की पहल की है।
