कैसे लिखें नीति और प्रक्रिया कार्य रूपरेखा

जिस किसी ने कंपनी के लिए काम किया है, वह नीतियों और प्रक्रियाओं के मैनुअल और उनके ब्रीफ़र, अधिक संक्षिप्त चचेरे भाई, कर्मचारी पुस्तिकाओं से परिचित है। नीतियां और प्रक्रिया नियमावली दो उद्देश्यों की पूर्ति करती है - कानूनी आवश्यकताओं जैसे कि काम पर रखने और पर्यावरण संबंधी मुद्दों को संतुष्ट करने के लिए, और कंपनी के मिशन और दृष्टि को विचारशील, विस्तृत दिशानिर्देशों के माध्यम से स्पष्ट करना। एक नीति यह बताती है कि एक कंपनी कर्मचारियों को संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए क्या करना चाहती है, और प्रक्रियाओं का वर्णन उन नीतियों को कैसे पूरा करना है। आदर्श रूप से, एक कंपनी एक सरल सूत्र का पालन करेगी: मिशन और विजन स्टेटमेंट स्थापित करें, रणनीतिक उद्देश्य विकसित करें, सहायक नीतियां बनाएं और नीतियों को लागू करने के लिए सामरिक प्रक्रियाओं का उत्पादन करें।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• लगने लायक नियम

• सामूहिक सौदेबाजी के समझौते, यदि कोई हो

एक प्रक्रिया और संरचना विकसित करें और एक टीम को एक साथ खींचें (यदि आप परियोजना का एकमात्र नाली नहीं हैं)। अनुसंधान, लेखन, कानूनी मुद्दों, अनुमोदन तंत्र और उत्पादन विधियों सहित टीम के सदस्य जिम्मेदारियों पर निर्णय लें। यद्यपि अधिकांश कंपनियां इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में कर्मचारी साहित्य प्रदान करती हैं, लेकिन आपको हार्ड कॉपी भी प्रिंट करनी होगी। प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए टीम के नेताओं और संपर्कों का निर्धारण करें। यह तय करने के लिए एक संगठनात्मक बैठक का संचालन करें कि मैनुअल शारीरिक रूप से कैसे प्रवाहित होगा - अध्याय और चरण दर चरण।

मैनुअल के कानूनी पहलुओं को संबोधित करें। समान अवसर, यौन उत्पीड़न, भेदभाव और नशीली दवाओं के परीक्षण को संबोधित करने वाले मार्ग शामिल करें। सुनिश्चित करें कि मैनुअल में कोई शब्दांकन मौजूदा कानूनों का उल्लंघन नहीं करता है या एक श्रम समझौते का विरोधाभास करता है। कानूनी मुद्दों के लिए मैनुअल की समीक्षा और अनुमोदन के लिए एक कॉर्पोरेट कानूनी संपर्क स्थापित करें। कंपनियों के लिए लापरवाही और चड्डी सबसे आम कानूनी चिंता है, और नीतियों और प्रक्रियाओं के मैनुअल कानूनी रूप से कंपनियों पर बाध्यकारी हैं। कंपनियों द्वारा अधिकांश उल्लंघन अनजाने में किए जाते हैं, लेकिन यदि मैनुअल खराब शब्दों में, नजरअंदाज किए जाते हैं या कर्मचारियों के कार्यों के परिणामों की स्पष्ट व्याख्या नहीं करते हैं, तो कानूनी मुद्दे पैदा हो सकते हैं।

कंपनी के मिशन और विजन स्टेटमेंट और उसके इतिहास को शामिल करें। बताएं कि नीतियों और प्रक्रियाओं को उल्लिखित मूल्यों का समर्थन और सुदृढ़ीकरण कैसे करना है।

लाभ के बारे में लिखें। अनिवार्य लाभ जैसे सामाजिक सुरक्षा, बेरोजगारी लाभ, श्रमिक मुआवजा, सैन्य विचार (आरक्षित शुल्क, उदाहरण के लिए) और पारिवारिक अवकाश जैसे अनिवार्य लाभ के मुद्दों को शामिल करें। गैर-अनिवार्य लाभों जैसे कि छुट्टियां, ओवरटाइम, कॉम्प टाइम, बीमा, वेस्टिंग और रिटायरमेंट प्लान (किसी भी 401k प्रावधान शामिल करें), और उपयोग और अनुपस्थिति की पत्तियों की रूपरेखा।

सकारात्मक लेखन टोन का विकास और रखरखाव करें। ऐसे पैरामीटर स्थापित करें जिनके भीतर कर्मचारी अपने उद्देश्यों को सफलतापूर्वक प्राप्त कर सकते हैं। जब संभव हो, अभियोगात्मक भाषा से बचें। कर्मचारियों को लगातार यह बताना कि वे क्या कर सकते हैं या नहीं करना चाहिए, इससे तनाव पैदा होता है, खासकर जब ऐसा करना और आसानी से पहचाने जाने वाले खराब व्यवहार को प्रतिबंधित नहीं करता है।

एक मसौदा तैयार करें और समीक्षा करें, प्रूफरीट करें और संपादित करें- फिर समीक्षा करें, प्रूफरीट करें और फिर से संपादित करें

अनुमोदन प्रक्रिया के माध्यम से मसौदा भेजें। कुछ गैर-टीम-सदस्य कर्मचारी अपने इनपुट के लिए मैनुअल पढ़ें।

अनुमोदन प्रक्रिया के बाद मैनुअल में बदलाव करें और यदि आवश्यक हो तो अंतिम अनुमोदन प्राप्त करें। उत्पादन के लिए मैनुअल तैयार करें। ग्राफिक्स या फोटो का चयन करें और मैनुअल प्रारूपित करें।

हार्ड-कॉपी फॉर्म और इलेक्ट्रॉनिक रूप से, मैनुअल का उत्पादन करें। सुनिश्चित करें कि आपने भविष्य के किसी भी बदलाव के लिए "द्वारपाल" की पहचान की है।

टिप्स

• एक कर्मचारी हैंडबुक आपकी कंपनी का एक संक्षिप्त परिचय होना चाहिए, जिसमें आपका स्वागत है, उन्मुखीकरण की जानकारी और नियमों, अपेक्षाओं और लाभों की संक्षिप्त चर्चा होनी चाहिए। यह संभवतः पहली ऐसी चीज होगी जिसे कर्मचारी (नीतियों और प्रक्रियाओं के मैनुअल से पहले) पढ़ते हैं और स्वर या विवरण में मैनुअल की नकल नहीं करते हैं।

चेतावनी

यदि आपकी कंपनी के कर्मचारियों को एक संघ द्वारा प्रतिनिधित्व किया जाता है, तो जगह में सामूहिक सौदेबाजी समझौता अक्सर अधिकांश नीतियों और प्रक्रियाओं के आधार के रूप में काम करेगा। नीतियों और प्रक्रियाओं के साथ संघ समझौतों के विरोधाभासी न होने के लिए सावधान रहें।