लेखांकन नीतियां और प्रक्रियाएं एक और एक ही बात नहीं हैं, हालांकि एक कार्यालय में कार्यकर्ता अक्सर दोनों को भ्रमित करते हैं। लेखांकन नीतियां उन दिशानिर्देशों या नियमों का प्रतिनिधित्व करती हैं जो परिभाषित करते हैं कि लेखा विभाग किसी दिए गए स्थिति में क्या अपेक्षा करता है। नीतियों का निर्माण करके, लेखा विभाग यह सुनिश्चित करता है कि कंपनी के नियमों और मानकों को बनाए रखा जाए और सभी प्रभावित लोगों द्वारा एक सुसंगत तरीके से पालन किया जाए। यह प्रक्रिया व्यक्तिगत चरणों को परिभाषित करके समीकरण के कैसे-कैसे पक्ष का प्रतिनिधित्व करती है, यह सुनिश्चित करती है कि कंपनी की लेखांकन नीतियां बनी हुई हैं और आंतरिक नियंत्रण लागू हैं।
नीति को परिभाषित करें
जब कंपनी में एकाउंटेंट और अन्य लोगों द्वारा उपयोग की जाने वाली लेखांकन नीति और प्रक्रिया हैंडबुक के साथ आ रहे हैं, तो आपको पहले प्रत्येक नियम या दिशानिर्देश को एक व्यक्तिगत नीति के रूप में परिभाषित करना होगा जिसे आप लोगों का अनुसरण करना चाहते हैं। नीतियों को आपस में न मिलाएं, क्योंकि यह बहुत भ्रामक है। लेखा विभाग केवल कुछ नाम रखने के लिए नकदी-प्रवाह नीतियां, यात्रा प्रतिपूर्ति नीतियां, पेटीएम नकद नीतियां, देय देय नीतियां या बिलिंग नीतियां बनाते हैं। नीति को नियम को परिभाषित करना चाहिए - जिसे क्या कहा जाता है - और इसमें शामिल होना चाहिए कि किसका पालन करना चाहिए और क्यों इसका पालन करना चाहिए। नीतियों और प्रक्रियाओं को अलग-अलग दस्तावेजों के रूप में बनाए रखा जाता है।
अवलोकन लिखें
प्रत्येक नीति में दिशानिर्देश या नियम का अवलोकन या सारांश शामिल होना चाहिए। विस्तृत जानकारी के साथ पहला विवरण आता है जिसमें बारीकियाँ शामिल हैं। उदाहरण के लिए, एक लेखा विभाग के पास एक पेटीएम कैश फंड पॉलिसी हो सकती है, जो यह बताती है कि पेटीएम कैश के लिए कितना पैसा उपलब्ध कराया जाएगा, जिस प्रकार की खरीदारी इसमें शामिल है और यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का शीर्षक ठीक से बनाए रखा गया है। नीति लोगों के नामों को सूचीबद्ध नहीं करती है, बल्कि इसके लिए जिम्मेदार कंपनी में शीर्षक या स्थिति है।
प्रक्रियाओं की रूपरेखा तैयार करें
प्रक्रियाएं चरण-दर-चरण प्रक्रिया है जिसके द्वारा व्यक्ति कंपनी की नीति का पालन करते हैं।उदाहरण के लिए, एक लेखा विभाग एक नकदी-प्रवाह नीति निर्धारित कर सकता है जो यह बताती है कि हर समय कितना ऑपरेटिंग कैश उपलब्ध होना चाहिए और अगर यह उपलब्ध नहीं है तो क्या होना चाहिए। लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए कि नीति बनाए रखी जाए, लेखा विभाग के किसी व्यक्ति को बैंक खाता सुलह पूर्ण करना चाहिए। कैश-फ्लो पॉलिसी का पालन करने के लिए बैंक के सामंजस्य की प्रक्रिया में बैंक के सामंजस्य के बारे में विस्तृत कदम हैं। प्रक्रिया लिखने के लिए, प्रत्येक चरण को पूरा करना चाहिए, जिसमें प्रत्येक चरण को पूरा करने वाले लोगों के शीर्षक सहित और बाद के चरणों में क्या होता है।
चरण संख्या
इस क्रम में प्रक्रियाएँ लिखें कि चरण होने चाहिए। उदाहरण के लिए, बैंक सामंजस्य प्रक्रिया का उपयोग करते हुए, पहली चीज़ से शुरू करें जो कि आवश्यक है, जैसे: बैंक विवरणों को लेखा प्रबंधक को अप्राप्त किया जाना है। लेखांकन में किसी और के लिए वास्तविक सुलह कार्य को पारित करने से पहले लेखा प्रबंधक को जो कदम उठाने चाहिए, उन्हें शामिल करें। इसमें चेक विसंगतियों, पेई नामों और अधिक के लिए एक त्वरित समीक्षा के रूप में ऐसी चीजें शामिल हो सकती हैं।
नीति और प्रक्रिया नियमावली
लेखांकन विभाग में शीर्षकों की एक सूची को नीति और प्रक्रिया नियमावली के सामने कंपनी में प्रत्येक स्थिति द्वारा किए गए कर्तव्यों के संक्षिप्त विवरण के साथ शामिल करें। यह कर्तव्यों के पृथक्करण को सुनिश्चित करते हुए आंतरिक नियंत्रण बनाने में मदद करता है। प्रत्येक नीति के लिए अलग-अलग पृष्ठों पर नीतियां लिखें, एक नया पृष्ठ या पृष्ठों का सेट बनाएं। प्रत्येक नीति को सामग्री की तालिका में अपना शीर्षक और शीर्षक प्राप्त होता है जिससे लोगों को उन्हें देखना आसान हो सके। नीति के बाद, बैकअप के रूप में अपने स्वयं के पृष्ठों पर सभी प्रक्रियाओं को शामिल करें। सामग्री की तालिका में "कैश फ्लो पॉलिसी" शामिल हो सकती है, जो कि सबहेडिंग के साथ एक मुख्य शीर्षक के रूप में और उनके स्वयं के पृष्ठों में "बैंक रिकॉन्चिएलेशन", "जनरल लेजर बैंक अकाउंट रिकॉन्क्लेशन्स" या उस विशिष्ट नीति पर लागू होने वाली कोई अन्य प्रक्रिया शामिल हो सकती है।
