बैठकें व्यापार की दुनिया में नियमित रूप से होती हैं, और मिनटों में किए गए कार्यों और निर्णयों को रिकॉर्ड करने के लिए आधिकारिक दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है। चूँकि मिनट्स कंपनी की नज़र में आधिकारिक दस्तावेज़ बन जाते हैं, इसलिए मिनटों में किए जाने वाले किसी भी बदलाव के लिए परिशिष्ट की आवश्यकता होती है। जब आप एक परिशिष्ट बनाते हैं तो आपको पता होना चाहिए कि इसे कब और कैसे बैठक समिति में प्रस्तुत करना है और इसे आधिकारिक मिनटों में जोड़ना है, ताकि आप अपने स्वयं के इन परिवर्तनों को नहीं बना रहे हैं।
अंतिम बैठक से आधिकारिक मिनटों की प्रतियां तैयार करें, ताकि बैठक में उपस्थित सभी लोग उनकी समीक्षा कर सकें।
अगली बैठक में मिनटों को पास करें। पिछली बैठक से मिनटों की समीक्षा करके चीजों को शुरू करना बैठक के अध्यक्ष के लिए प्रथागत है। उपस्थित होने वाले सभी को मिनटों के माध्यम से पढ़ना चाहिए और आगे बढ़ने से पहले उन्हें अनुमोदित करना चाहिए। यदि किसी के पास जोड़ने, बदलने या सही करने के लिए कुछ है, तो ऐसा कहने के लिए यह उपयुक्त समय है।
बदलावों को मिनटों तक लिखिए। आप मिनटों की कॉपी पर सीधे परिवर्तन लिख सकते हैं, या कागज के एक अलग टुकड़े पर नोट्स ले सकते हैं।
सभी सदस्यों को बैठक में प्रस्तावित बदलावों पर मिनटों तक सहमति देने की अनुमति दें, जो कि परिशिष्ट में प्रदर्शित किया जाएगा। यदि हर कोई सहमति में है, तो आप मिनटों में परिशिष्ट बनाने के साथ आगे बढ़ सकते हैं।
बैठक स्थगित होने के बाद परिशिष्ट बनाएँ। बैठक के बाद परिशिष्ट सही करना सबसे अच्छा है, ताकि जानकारी अभी भी आपके दिमाग में ताजा हो। परिशिष्ट सूचना में लिखने के लिए मिनट टेम्पलेट का उपयोग करें।
बैठक समूह के सदस्यों के पीछे संलग्न परिशिष्ट के साथ आधिकारिक मिनट परिचालित करें। यदि आप भविष्य में दूर हैं, तो आप ऐसा करने के लिए अगली बैठक तक इंतजार नहीं करना चाहेंगे। इसके बजाय, समूह को ईमेल के माध्यम से मिनटों और परिशिष्ट की एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति अग्रेषित करें, और सदस्यों को बताएं कि उनकी प्रतिक्रिया या अनुमोदन का स्वागत है। यदि समूह में सभी लोग परिशिष्ट के साथ मिनटों का अनुमोदन करते हैं, तो यह आपका नया कार्य दस्तावेज़ बन जाता है।
चेयरपर्सन के हस्ताक्षर प्राप्त करने के लिए अपनी अगली बैठक में मिनट और परिशिष्ट लाओ। चेयरपर्सन द्वारा उन पर हस्ताक्षर किए जाने के बाद ही मिनट आधिकारिक हो जाते हैं।
