कभी-कभी ऐसे समय होते हैं जब कल्पना की जा सकती है कि कैसे कुछ किया जाता है, इसे समझना आसान हो जाता है। प्रक्रिया फ़्लोचार्ट प्रत्येक प्रक्रिया को लिखित रूप में एक नक्शे के समान प्रक्रिया में पहचानती है। जब संगठन वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करना चाहते हैं तो प्रक्रिया फ़्लोचार्ट विशेष रूप से सहायक हो सकते हैं। फ़्लोचार्ट निर्णय लेने वालों को प्रक्रिया में प्रत्येक चरण की पहचान करने देता है और चरणों की बातचीत भी देखता है। प्रक्रिया फ़्लोचार्टिंग एक ऐसी चीज़ है जिसे किसी भी संगठन में पूरा किया जा सकता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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बैठक की जगह
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कागज़
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पेंसिल
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मार्करों के साथ सफेद बोर्ड
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"इसे टाइप करें" नोट्स
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वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर
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फ़्लोचार्ट सॉफ्टवेयर
एक शांत बैठक स्थान में टीम के सदस्यों को इकट्ठा करें। टीम के सदस्यों को घूमने फिरने के लिए जगह काफी बड़ी होनी चाहिए, पर्याप्त रूप से एकांत में इसलिए चर्चा कार्यालय के बाकी हिस्सों को प्रभावित नहीं करती है और प्रक्रिया के प्रवाह को प्रदर्शित करने के लिए एक सफेद बोर्ड होता है क्योंकि यह चर्चा की जाती है। प्रत्येक टीम के सदस्य के पास कागज / पेंसिल भी होना चाहिए और "इसे टाइप करें" नोट।
प्रक्रिया की टीम को फ्लो-चार्टेड होने की जानकारी दें। प्रक्रिया में सभी चरणों में टीम का मंथन करें। व्हाइट बोर्ड पर चरण लिखें। इस बारे में चिंता न करें कि पहले या अंतिम चरण क्या आते हैं - बस प्रक्रिया में हर चरण को लिखें। जब प्रक्रिया के सभी चरण सूचीबद्ध होते हैं, तो टीम के साथ सर्वसम्मति से आएँ कि हर चरण को नीचे लिखा गया है। प्रत्येक चरण को एक व्यक्ति पर लिखें "इसे टाइप करें" नोट। सफेद बोर्ड को मिटा दें।
तय करें कि कौन सा कदम प्रक्रिया शुरू करता है। दूर बाईं ओर बोर्ड पर कदम है कि छड़ी। तय करें कि कौन सा कदम प्रक्रिया को समाप्त करता है। उस स्टेप को बोर्ड के दाईं ओर स्टिक करें। प्रक्रिया में दूसरा चरण निर्धारित करें और इसे चरण एक के दाईं ओर रखें। प्रत्येक चरण के साथ इस प्रक्रिया को जारी रखें, जब तक कि प्रक्रिया के सभी चरणों को उनके अनुक्रमिक क्रम में पहले कदम से बाईं ओर अंतिम चरण से दाईं ओर रखा जाता है। यह प्रक्रिया आम तौर पर आम सहमति तक पहुंचने के लिए टीम के सदस्यों के बीच कुछ दे और ले जाएगी।
प्रक्रिया में प्रत्येक चरण के लिए उचित प्रतीकों को असाइन करें। एक अंडाकार प्रतीक का उपयोग प्रक्रिया की शुरुआत और अंत में किया जाता है। प्रक्रिया के पहले और आखिरी चरण पर "पोस्ट-इट टाइप" नोट पर एक अंडाकार लिखें। प्रत्येक बाद की कार्रवाई को वर्ग के साथ पहचाना जाता है। प्रत्येक निर्णय की पहचान एक हीरे से की जाती है। प्रत्येक टीम के सदस्य के साथ आम सहमति पर आओ कि किस प्रकार का प्रतीक किस नोट पर जाता है। जब पूरा हो जाए, तो प्रक्रिया में प्रत्येक नोट से अगले नोट तक लाइनें खींचें।
फ्लोचार्ट का विश्लेषण करें। एक बार एक चार्ट पर प्रक्रिया को देखा जा सकता है, तो अधिकांश प्रक्रियाओं को अधिक कुशल बनाया जा सकता है। प्रबंधक अनुमोदन या अनावश्यक पुनर्लेखन जैसे डुप्लिकेट चरणों या अनावश्यक वर्कफ़्लो स्टॉपेज की जाँच करें।
वर्कफ़्लो प्रक्रिया की एक स्थायी प्रतिलिपि बनाने के लिए वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर या फ़्लो चार्टिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। भविष्य की प्रक्रिया प्रवाह सुधार के लिए एक प्रारंभिक स्थान के रूप में प्रक्रिया प्रवाह आरेख को सहेजें।
