हर व्यवसाय में रोज़मर्रा के व्यापार लेनदेन से उत्पन्न वित्तीय डेटा को रिकॉर्ड करने, व्यवस्थित करने और विश्लेषण करने की एक विधि होनी चाहिए। कई मामलों में, व्यवसायों और निगमों को आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांतों का पालन करना चाहिए जो कि बहीखाता और लेखांकन की एक विशिष्ट प्रणाली की आवश्यकता होती है। हालांकि, छोटे व्यवसायों को भी करों की तैयारी और कमाई पर नज़र रखने के लिए बहीखाता पद्धति के बुनियादी तत्वों की आवश्यकता होती है। बहीखाता प्रणाली को मैन्युअल रूप से स्थापित किया जा सकता है - भौतिक पुस्तकों का उपयोग करके - या जानकारी को व्यवस्थित और बनाए रखने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर कार्यक्रमों का उपयोग करके।
पत्रिकाओं
बहीखाता पद्धति में, पत्रिकाओं में पहले स्थान पर आप एक लेनदेन के बारे में पूरी जानकारी पा सकते हैं। सामान्य व्यवसाय, कई व्यवसायों द्वारा उपयोग किया जाता है जो एक डबल-एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम को नियोजित करते हैं, लेनदेन के रूप में प्रत्येक खाते के लिए डेबिट और क्रेडिट राशि रिकॉर्ड करते हैं। यह लेनदेन का एक छोटा विवरण भी सूचीबद्ध कर सकता है। कुछ व्यवसायों में विशिष्ट पत्रिकाएं हो सकती हैं, जिनमें से प्रत्येक एक विशिष्ट प्रकार के लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए है। उदाहरण के लिए, आपके पास नकद संवितरण और नकद रसीद पत्रिका दोनों हो सकते हैं, जो जमा किए गए चेक और रिकॉर्ड किए गए और खर्च किए गए और जमा किए गए नकद रिकॉर्ड करते हैं।अन्य पत्रिकाओं में पेरोल जर्नल, देय खातों और प्राप्य पत्रिकाओं के खाते शामिल हैं।
बहीखाते
बहीखाता खाता के अनुसार समूह लेनदेन का लेन-देन और व्यापार पर इसका प्रभाव पड़ता है। खाता बही में श्रेणियों में संपत्ति, देयताएं, व्यय और राजस्व शामिल हो सकते हैं। प्रत्येक श्रेणी में प्रत्येक प्रकार के खातों (जैसे व्यय खाते) के लिए अनुभाग शामिल हैं। समय-समय पर, व्यापारिक पत्रिकाओं के लेन-देन पोस्टर्स में पोस्ट या रिकॉर्ड किए जाते हैं। एक बुनियादी खाता-बही प्रणाली में "टी-खातों" का एक संग्रह होता है जिसमें प्रत्येक में दो कॉलम होते हैं, एक डेबिट और क्रेडिट के लिए प्रत्येक। हालांकि, तीन या चार-स्तंभ वाले खाता सिस्टम का उपयोग अन्य जानकारी को रिकॉर्ड करने के लिए किया जा सकता है, जैसे कि खाते का चालू संतुलन।
कार्यपत्रक
वर्कशीट बुक करने वाले या एकाउंटेंट को डेटा का विश्लेषण करने और वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए उपयोग की जाने वाली लेखा पुस्तकों, पत्रिकाओं और अन्य रिकॉर्ड की सटीकता का परीक्षण करने का एक तरीका देता है। इस तरह की एक वर्कशीट, ट्रायल बैलेंस, खाता बही में सभी खातों की शेष सूची को सूचीबद्ध करता है, खातों में प्रविष्टियों को समायोजित करता है और उनके अस्थायी खातों को बंद करता है। "संतुलित" होने पर, डेबिट शेष को क्रेडिट के बराबर होना चाहिए, अन्यथा लीडर में एक त्रुटि होती है जिसे सही किया जाना चाहिए। अन्य वर्कशीट में विश्लेषण और सामंजस्य वर्कशीट शामिल हैं। विश्लेषण कार्यपत्रक एक विशिष्ट खाते के संतुलन का विश्लेषण करते हैं। सुलह कार्यपत्रक दो या दो से अधिक ज्ञात मात्राओं के बीच अंतर को समेटते हैं, जैसे कि आपके द्वारा खाता खाते में दर्ज की गई नकदी की मात्रा और बैंक विवरण दर्शाता है।
वित्तीय विवरण
वित्तीय विवरण एक कंपनी की वित्तीय स्थिति के बारे में आवश्यक जानकारी को बाहरी पार्टियों तक पहुंचाते हैं। अधिकांश बहीखाता प्रणाली चार प्रमुख वित्तीय विवरणों का उपयोग करती है। बैलेंस शीट किसी विशेष तिथि के लिए कंपनी की वित्तीय स्थिति का स्नैपशॉट देता है, इसकी संपत्ति, देनदारियों और शेयरधारक की इक्विटी का विवरण सूचीबद्ध करता है। आय स्टेटमेंट का उद्देश्य व्यवसाय की शुद्ध कमाई को एक विशिष्ट अवधि के लिए दिखाना है। कैश फ्लो स्टेटमेंट एक अवधि के लिए नकदी में वृद्धि और कमी को दर्शाता है क्योंकि यह व्यवसाय के संचालन, निवेश और वित्तपोषण गतिविधियों से संबंधित है। अंत में, शेयरधारक या मालिक की इक्विटी विवरणों के विवरण कंपनी की बरकरार आय में परिवर्तन करते हैं, वर्ष के लिए शुद्ध आय और शेयरधारकों को भुगतान किए गए लाभांश की तरह सूचीबद्ध करते हैं।
