सभी संगठनों को अच्छे रिकॉर्ड प्रबंधन की आवश्यकता होती है, जब तक वे सिस्टम से शुद्ध नहीं किए जाते हैं, तब तक रिकॉर्ड बनाए जाते हैं। कोई भी स्थिर या खराब नियोजित फाइलिंग सिस्टम रिकॉर्ड को दर्ज करने और पुनर्प्राप्त करने में कठिनाई नहीं करता है या सूचना के प्रवाह को प्रबंधित करने में दक्षता की कमी है। वे खोए हुए रिकॉर्ड या मैला रिकॉर्ड रखने के कारण कानूनी मुद्दे भी स्थापित कर सकते हैं। अच्छी तरह से डिजाइन किए गए फाइलिंग सिस्टम वर्णक्रमीय, अल्फ़ान्यूमेरिक या न्यूमेरिक कोडित लेबल को रोजगार देते हैं, कुशल रिकॉर्ड प्रबंधन पैदा करते हैं और अधिक पेशेवर रूप से चलने वाले संगठनों का निर्माण करते हैं।
न्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम समझाया
न्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम प्रत्येक फाइल या जानकारी युक्त रिकॉर्ड को नंबर असाइन करता है। नंबरिंग को रिकॉर्ड से ही तैयार किया जा सकता है (अर्थात, ऑर्डर ऑर्डर खरीद), रिकॉर्ड पीढ़ी (1 से 1,000 तक) के क्रम में फाइलों को क्रमांकित करना, अनुभागीय नंबरिंग का उपयोग करके जहां अनुभागों के तहत दर्ज की गई फाइलें - या 100 - 200, 300, आदि, विशिष्ट विषय उपखंडों से संबंधित हैं या दशमलव (डेवी दशमलव प्रणाली के समान) का उपयोग कर रहे हैं। न्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम में अक्सर रिकॉर्ड रिट्रीवल में सहायता के लिए एक फाइल इंडेक्स शामिल होता है।
संगठन और बनाए रखने के आदेश
न्यूमेरिक कोडिंग उचित अनुक्रमण को बनाए रखते हुए रिकॉर्ड के पूरे खंडों को स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। रिकॉर्ड लगातार दर्ज किए जाते हैं, दाएं से बाएं और ऊपर से नीचे। स्ट्रेट-न्यूमेरिक फाइलें लगातार, बढ़ते क्रम में - सबसे कम संख्या में व्यवस्थित होती हैं। डुप्लेक्स-संख्यात्मक फ़ाइलों में दो या अधिक संख्या सेट होते हैं, जो डैश, कॉमा या रिक्त स्थान द्वारा अलग किए जाते हैं, और बाद के नंबरों के बाद शुरुआती सेट द्वारा दायर किए जाते हैं। क्रोनोलॉजिकल-न्यूमेरिक सिस्टम इंडेक्स फाइल साल, महीने और दिन के हिसाब से।टर्मिनल-डिजिट-न्यूमेरिक सिस्टम अलमारियों पर फाइलों को समूहीकृत करने, अंतिम संख्या (दो से चार अंक लंबा) द्वारा प्राथमिक फाइलिंग तत्व के रूप में व्यवस्थित करने और अंतिम संख्या, मध्य संख्या, फिर पहले नंबर से लगातार रिकॉर्ड दर्ज करने की अनुमति देता है। शेल्फ स्पेस आवश्यकताओं को संख्यात्मक अनुभागों - 10s, 100s, प्रति शेल्फ या ठंडे बस्ते में डालने की यूनिट के रिकॉर्ड द्वारा आसानी से निर्धारित किया जाता है। इसके अतिरिक्त, फ़ाइल अनुक्रमण द्वारा रिकॉर्ड संगठन को और संवर्धित किया जाता है।
शुद्धता
उच्च-वॉल्यूम फाइलिंग सिस्टम - फाइलें पुनर्प्राप्त और बार-बार दायर की जाती हैं - रंग-कोडित लेबल के साथ संयुक्त फ़ाइल पुनर्प्राप्ति और फिर से ठंडे बस्ते में डालने और भ्रम को समाप्त करती है जहां संख्या क्रम में आती है। टर्मिनल-डिजिट सिस्टम में, उदाहरण के लिए, अंतिम संख्या को एक रंग के साथ कोडित किया जाता है, मध्य संख्या को एक अलग रंग मिलता है और पहले नंबर को अपना रंग मिलता है। जैसा कि पहले, मध्य और अंतिम संख्या में परिवर्तन होता है, इसी तरह रंग होता है। रंग फाइलिंग में गति और दक्षता बढ़ाने के लिए एक दृश्य सुराग के रूप में कार्य करता है।
फाइलिंग की गति
रंग कोडिंग के साथ संयुक्त न्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम रिकॉर्ड फाइलिंग और पुनर्प्राप्ति की गति को बढ़ाता है - यहां तक कि जब एक फ़ाइल को पुनर्प्राप्त करना फ़ाइल संख्या की पहचान करने के लिए एक सूचकांक में संदर्भित करता है - क्योंकि फ़ाइल क्लर्क में फ़ाइल समूह द्वारा फ़ाइल स्थान की तत्काल जागरूकता है। संगठन विलय की स्थिति में, जहां व्यक्तिगत संगठनों में अलग-अलग नंबरिंग सिस्टम होते हैं, वहां संख्यात्मक कोड को बदलने की आवश्यकता नहीं होती है। फाइल रूम में फाइल जोड़ना तेज है क्योंकि छोटी संख्या वाली फाइलें (6-अंकीय) उच्च संख्या वाली फाइलों (7-अंकीय) के बाईं ओर दर्ज की जाती हैं।
गोपनीयता
न्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम गोपनीयता को बनाए रखते हुए विशिष्ट रिकॉर्ड को सकारात्मक रूप से पहचानता है, जो कि किसी भी व्यक्तिगत पहचान मार्कर को समाप्त करके विशेष रूप से चिकित्सा, ग्राहक और कर्मचारी रिकॉर्ड में महत्वपूर्ण है। न्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम HIPAA नियमों का आसानी से अनुपालन करता है।
