हर अभ्यास या अस्पताल में एक समय आता है जब एक डॉक्टर की मृत्यु हो जाती है और एक व्यवस्थापक को एक पत्र भेजना पड़ता है जो डॉक्टर के रोगियों को सूचित करता है। पत्र लिखना एक सरल कार्य है। हालांकि, व्यक्तिगत पत्रों को भेजने और सवालों के जवाब देने में समय लग सकता है, खासकर अगर डॉक्टर के पास बड़ी संख्या में रोगी थे। जितनी जल्दी हो सके सभी को सूचित करना महत्वपूर्ण है ताकि मरीज एक नए डॉक्टर की योजना बना सकें।
अपने सभी रोगियों के संपर्क विवरण प्राप्त करने के लिए डॉक्टर के डेटाबेस के माध्यम से खोजें। भौतिक पते, ईमेल पते और फ़ोन नंबर देखें।
यदि आप मुद्रित संदेश भेजना चाहते हैं, तो टेक्स्ट प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हुए एक पत्र लिखें। एक लिफाफे पर प्रत्येक रोगी का पता प्रिंट करें और प्रत्येक लिफाफे में व्यक्तिगत रूप से एक अक्षर रखें। लिफाफे पर एक मोहर लगाएं और एक ही समय में प्रत्येक रोगी को पत्र भेजें।
जिन मरीजों का ईमेल पता आपके पास है, उन्हें ईमेल संदेश भेजें। उसी संदेश को शामिल करें जिसे आपने मुद्रित पत्र में शामिल किया है।
स्पष्ट और संक्षिप्त हो। एरियल टाइपफेस का उपयोग करें। सुनिश्चित करें कि पत्र शब्दजाल और संक्षिप्त से मुक्त है।
वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों की जाँच करें। पत्र में बताएं कि क्या हुआ है। यदि आपके पास किसी विशेष रोगी का पता नहीं है, तो सूचना देने के लिए कॉल या ईमेल करें। यह रोगियों के लिए एक चिंताजनक समय हो सकता है, खासकर उन लोगों के लिए जो लंबे समय से डॉक्टर के साथ हैं। इसलिए उन्हें आश्वस्त करें कि एक योग्य चिकित्सक उनकी फाइलों को संभालेंगे। आप नए डॉक्टर को एक ही पत्र में पेश कर सकते हैं, या आप उस जानकारी को एक अलग पत्र, ईमेल या टेलीफोन कॉल में प्रदान कर सकते हैं। यदि रोगियों के फॉलो-अप प्रश्न हैं, तो अपने संपर्क विवरण को छोड़ दें।
मरीजों के भाग लेने की इच्छा होने पर अंतिम संस्कार की व्यवस्था के बारे में जानकारी दें।
टिप्स
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यदि कोई मरीज मृतक डॉक्टर के साथ नियुक्ति के लिए कहता है, तो बताएं कि क्या हुआ है और प्रतिस्थापन डॉक्टर के साथ नियुक्ति का समय निर्धारित करने की पेशकश करता है। यदि नए डॉक्टर ने अभी तक काम शुरू नहीं किया है, तो क्षेत्र के अन्य डॉक्टरों को सुझाव दें।
