कंपनियां बही का उपयोग करके सभी लेखांकन लेनदेन रिकॉर्ड करती हैं। एक सामान्य खाता-बही में वित्तीय रिकॉर्डिंग के लिए कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक खाते से शेष राशि होती है और वित्तीय लेनदेन की रिपोर्टिंग के लिए केंद्रीय स्थान बनाता है। सब्सिडियरी लीडर्स में चयनित खातों की विस्तृत जानकारी होती है। प्रत्येक सहायक खाता बही का संतुलन सामान्य खाता बही में संबंधित खाते के लिए शेष राशि के बराबर होना चाहिए। कई फायदे मौजूद हैं जब कंपनियां सहायक कंपनियों का उपयोग करती हैं।
सहायक लेजर के प्रकार
कंपनियां अपने लेखा प्रणालियों में कई प्रकार के सहायक उत्पादकों को शामिल करती हैं। सामान्य सहायक कंपनियों में प्राप्य खाता बही और देय देय खाता बही शामिल हैं। प्राप्य खाता बही खातों में प्रत्येक व्यक्तिगत ग्राहक पर लागू होने वाले व्यक्तिगत खाते शामिल हैं। प्रत्येक क्रेडिट बिक्री प्रत्येक भुगतान के साथ विशिष्ट ग्राहक खाते में दर्ज की जाती है। प्रत्येक ग्राहक के खाते में एक चालू शेष राशि शामिल है। सभी ग्राहकों के लिए वर्तमान शेष राशि कुल खातों में प्राप्य शेष राशि को जोड़ती है। देय खाता बही में प्रत्येक विक्रेता के लिए अलग-अलग खाते शामिल हैं। प्रत्येक इनवॉइस प्राप्त किया गया और प्रत्येक भुगतान किया गया प्रत्येक विशिष्ट विक्रेता खाते के लिए रिकॉर्ड किया गया है। प्रत्येक विक्रेता खाते में एक चालू शेष राशि शामिल होती है। सभी विक्रेताओं के लिए मौजूदा शेष राशि कुल देय खातों में जुड़ जाती है।
विस्तृत जानकारी
एक सहायक लेज़र का उपयोग करने के एक लाभ में सहायक बही में रखी गई विस्तृत जानकारी शामिल है। देय खाता बही में सूचीबद्ध प्रत्येक विक्रेता में लेनदेन की विस्तृत जानकारी शामिल होती है। खाता बही में प्रत्येक चालान, प्राप्त तिथि, डॉलर की राशि और प्रत्येक भुगतान विक्रेता को मेल किया जाता है।
नियंत्रण
एक सहायक लेज़र का उपयोग करने का एक और फायदा यह है कि एक कंपनी के नियंत्रण के स्तर के आसपास घूमती है जो कि सहायक बहीखाता में निहित वित्तीय जानकारी के साथ है। प्राप्य खाता-बही खाता क्रेडिट प्रबंधक और प्राप्य कर्मचारियों को प्रत्येक ग्राहक की वर्तमान शेष राशि को नियंत्रित करने की अनुमति देता है। जब कोई ग्राहक किसी शुल्क पर विवाद करता है, तो प्राप्य कर्मचारी सदस्य उस खाते में लेनदेन की समीक्षा कर सकते हैं और निर्धारित कर सकते हैं कि विवाद वैध है या नहीं।
सीमित पहुँच
चयनित खातों में कर्मचारियों की पहुंच सीमित करने से सहायक कंपनियों का उपयोग करने का एक और फायदा मिलता है। कंप्यूटर सिस्टम का उपयोग करके, कंपनी उन कर्मचारियों तक पहुंच को सीमित कर सकती है, जिनके लिए वे जिम्मेदार हैं। अन्य कर्मचारियों में सहायक खाता बही में निहित खातों का विवरण देखने की क्षमता का अभाव है। इससे कंपनी ग्राहक या विक्रेता खातों के बारे में गोपनीयता बनाए रख सकती है।
