एक विस्तृत परियोजना प्रबंधन योजना या प्रक्रिया लिखने में उत्पाद या सेवा बनाने के लिए आवश्यक चरणों और कार्यों का दस्तावेजीकरण करना शामिल है। आपकी कार्य योजना को सभी चरणों के साथ पूर्ण परियोजना का वर्णन करना चाहिए, जो दीक्षा के साथ शुरू होता है और निगरानी, निष्पादन, नियंत्रण और बंद करने के माध्यम से जारी रहता है, परियोजना प्रबंधन संस्थान की सिफारिश करता है। गुंजाइश, अनुसूची, लागत और गुणवत्ता के बारे में एक सिंहावलोकन और विवरण शामिल करें। आपको बदलाव के प्रबंधन के लिए परियोजना टीम के सदस्यों, संचार रणनीति, जोखिम, खरीद प्रक्रियाओं और तकनीकों को भी सूचीबद्ध करना चाहिए।
टेम्पलेट का उपयोग करना
यद्यपि आप अपना स्वयं का प्रारूप बना सकते हैं, लेकिन मौजूदा डिज़ाइन के साथ शुरू करना अक्सर आसान होता है। Microsoft Office, PM Docs या PM Links जैसी वेबसाइट से टेम्पलेट डाउनलोड करें। एक टेम्पलेट का उपयोग करना सुनिश्चित करता है कि आप सभी आवश्यक विषयों को कवर करते हैं और प्रत्येक परियोजना के साथ स्थिरता बनाए रखते हैं। इसके अतिरिक्त, एक टेम्पलेट आपको उन लोगों की पहचान करने की याद दिलाता है जो आपकी योजना को मंजूरी देंगे, धन आवंटित करेंगे और संसाधन प्रदान करेंगे।
स्थिति का वर्णन करने के लिए अवलोकन विवरण का उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, उन व्यावसायिक स्थितियों को सूचीबद्ध करें, जिन्होंने परियोजना की आवश्यकता को ट्रिगर किया है। इसमें ग्राहक प्रतिक्रिया, प्रतियोगी योजना या निवेशक आवश्यकताएं शामिल हो सकती हैं। स्कोप, शेड्यूल और बजट के लिए सेक्शन बनाएं। ये अनुभाग उस उत्पाद या सेवा के बारे में विवरण प्रदान करते हैं, जिसे आप बनाने की योजना बनाते हैं, मील के पत्थर की परियोजना बनाते हैं, आपको कितने लोगों को परियोजना और बजट की बाधाओं पर काम करने की आवश्यकता होती है। एक अनुभाग बनाएं जो आपकी गुणवत्ता प्रबंधन प्रक्रिया का वर्णन करता है और इसमें गुणवत्ता आश्वासन रणनीति और गुणवत्ता नियंत्रण पहल शामिल है। आपके द्वारा पालन की जाने वाली प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करके, आप टीम के सभी सदस्यों को बता रहे हैं कि परियोजना के लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा करने के लिए उन्हें क्या करने की आवश्यकता है।
विवरण
प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों, उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों, और सहायक वर्गों में समय की प्रतिबद्धताओं की सूची बनाएं। इसके अतिरिक्त, संचार रणनीति का वर्णन करें जिसका पालन किया जाएगा, जैसे साप्ताहिक स्थिति रिपोर्ट को पूरा करना और मासिक बैठकें चलाना। उदाहरण के लिए, आप यह दर्शा सकते हैं कि प्रत्येक टीम के सदस्य को काम करने के लिए क्या चाहिए। पहले कॉलम में टास्क को शामिल करें और दूसरे कॉलम में स्टेटस डॉक्यूमेंट करें, जैसे कि शुरू नहीं हुआ, प्रगति में, पूरा या देरी से। तीसरे कॉलम में एक अतिरिक्त टिप्पणी के लिए स्थान जोड़ें।
प्रक्रिया
अंत में, किसी भी संभावित जोखिम को संभालने की योजना का वर्णन करें, जैसे कि आपूर्तिकर्ता देरी या अतिरिक्त हितधारक आवश्यकताएं। परिवर्तन के प्रबंधन के लिए खरीद प्रक्रियाओं और सूची तकनीकों को परिभाषित करें, जिसमें योजना में समायोजन को मंजूरी देना शामिल है।
अनुमोदन
एक बार जब आपकी योजना समाप्त हो जाती है, तो परियोजना टीम के साथ विवरण की समीक्षा करें। अनुमोदन के लिए अपने हितधारकों को वितरित करने से पहले उनकी प्रतिक्रिया को शामिल करें। योजना स्वीकृत होने के बाद, चरणों के माध्यम से अपना काम करना शुरू करें। अपनी संचार रणनीति में प्रक्रिया का पालन करते हुए टीम के सदस्यों को प्रगति की जानकारी दें। जैसा कि काम जारी है, अपने प्रयासों का मूल्यांकन करें ताकि आप अपनी अगली परियोजना में सीखी गई तकनीकों को शामिल कर सकें।
