एक व्यावसायिक पत्र भविष्य की बातचीत के लिए टोन सेट करता है। जब एक भावी ग्राहक को एक व्यावसायिक पत्र मिलता है, तो वह तुरंत लेखक और उसके संगठन की छाप बनाता है। यदि पत्र बहुत आकस्मिक है, तो लेखक अनिच्छुक या अव्यवसायिक दिखाई दे सकता है। बहुत औपचारिक है जो लिखना पाठक को भयभीत या विचलित कर सकता है। एक सुव्यवस्थित और अच्छी तरह से लिखा गया पत्र सकारात्मक सकारात्मक प्रभाव पैदा करेगा।
अच्छी तरह से व्यवस्थित
प्रत्येक व्यवसाय पत्र एक विशिष्ट उद्देश्य या कार्य को संबोधित करता है। यह जानकारी के लिए एक अनुरोध, एक जांच की प्रतिक्रिया या एक प्रस्ताव प्रस्तुत करने का हो सकता है। पहला पैराग्राफ पत्र के उद्देश्य को बताता है। यह पत्रकार के सवालों का जवाब देता है: कौन, क्या, कब, कहां और क्यों। शेष पैराग्राफ अलग-अलग बिंदुओं - योग्यता, विशेषताओं, सुविधाओं के साथ इस उद्देश्य का समर्थन करते हैं। अंतिम पैराग्राफ इस उद्देश्य को पूरा करता है और लेखक की उम्मीदों को स्पष्ट रूप से रेखांकित करता है। लेखक यह सुनिश्चित करने के लिए उपयुक्त संक्रमण वाक्यांशों का उपयोग करता है कि पत्र के सभी भाग एक साथ सुचारू रूप से प्रवाह करते हैं।
स्पष्ट और संक्षिप्त
एक अच्छा व्यापार पत्र स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से सभी प्रासंगिक जानकारी प्रदान करता है। लेखक एक उपयुक्त स्वर और भाषा का उपयोग करता है। वह शब्दावली को सरल रखता है और पाठक को प्रभावित करने के लिए तकनीकी या अमूर्त भाषा का उपयोग करने से बचता है। वह वाक्यों की लंबाई बदलता है, लंबे समय से दूर, अत्यधिक विवरण के साथ वाक्य जुदाई। हालांकि, वह खुद को संक्षिप्त, तड़का हुआ वाक्यों तक सीमित नहीं करता है। जब भी संभव हो, वह निष्क्रिय आवाज के बजाय सक्रिय आवाज का उपयोग करता है।
अच्छी तरह से संरचित
प्रत्येक व्यवसाय पत्र कंपनी के प्रारूप और फ़ॉन्ट आवश्यकताओं का अनुसरण करता है।एक ब्लॉक प्रारूप में, पैराग्राफ के बीच एक डबल स्थान को छोड़कर, पूरे पत्र को न्यायसंगत और एकल-स्थान पर छोड़ दिया जाता है। संशोधित ब्लॉक प्रारूप ब्लॉक शैली का अनुसरण करता है, लेकिन तिथि और केंद्र में समापन होता है। अधिकांश व्यावसायिक पत्रों में तिथि, पता, नमस्कार, विषय पंक्ति, मानार्थ समापन, हस्ताक्षर और संलग्नक शामिल हैं। यदि पत्र औसत से छोटा या लंबा है, तो लेखक ऊर्ध्वाधर रिक्ति के लिए आवश्यक समायोजन करता है।
गलती मुक्त
कोई भी पत्र भेजने से पहले, लेखक पहले मसौदे को ज़ोर से पढ़ता है। यह भाषा के लिए जाँच करने का एक शानदार तरीका है जो अजीब या अप्राकृतिक लगता है। वह सभी वर्तनी, व्याकरण और विराम चिह्न की जांच करने के लिए एक शब्दकोश और लेखन शैली का उपयोग करता है। वैकल्पिक रूप से, वह अपने शब्द संसाधन कार्यक्रम के वर्तनी और व्याकरण की जाँच सुविधा का उपयोग कर सकता है। वह प्राप्तकर्ता के नाम, शीर्षक और पते की दोहरी जांच करता है।
