एक निगम में वित्त विभाग लेखांकन डेटा लेने और रिपोर्ट बनाने के लिए प्रभारी है कि कंपनी के भीतर प्रबंधकों - सभी सीईओ के लिए - निर्णय लेने के उद्देश्यों के लिए की जरूरत है। सूचना प्रौद्योगिकी या आईटी सॉफ्टवेयर टूल्स और कंप्यूटर सिस्टम को संदर्भित करता है जिसका उपयोग कंपनी इन कार्यों को स्वचालित करने के लिए करती है और प्रबंधन टीम के निर्णय लेने की क्षमताओं में सुधार के लिए डेटा प्रवाह को व्यवस्थित करती है।
उद्यम संसाधन योजना
यहां तक कि बहुत छोटी कंपनियां लेखांकन सॉफ्टवेयर पैकेज का उपयोग करती हैं जो आय विवरण और नकदी प्रवाह विवरण जैसी वित्तीय रिपोर्ट उत्पन्न करती हैं। आईटी का यह सरल रूप एक छोटे व्यवसाय के मालिक को लेखांकन समय बचाने और प्रबंधन रिपोर्ट को अधिक समय पर उपलब्ध कराने की अनुमति देता है। मध्य आकार और बड़ी कंपनियां अधिक परिष्कृत आईटी सिस्टम का उपयोग करती हैं जिन्हें एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग या ईआरपी कहा जाता है, जो सॉफ्टवेयर मॉड्यूल के समूह हैं जो कंपनी के सभी कार्यात्मक क्षेत्रों की जरूरतों को पूरा करते हैं। जैसा कि इसके नाम से पता चलता है, ईआरपी कंपनी को अपने संसाधनों के उपयोग की योजना बनाने में मदद करता है, एक प्रक्रिया जो वित्त विभाग की देखरेख करता है।
सूचना का तेज़ प्रवाह
आईटी सिस्टम एक कंपनी को संगठन के भीतर हर विभाग को जोड़ने की अनुमति देता है। विनिर्माण, विपणन और वित्त प्रभागों द्वारा उत्पन्न जानकारी को उदाहरण के लिए साझा किया जा सकता है। यह जानकारी वास्तविक समय पर उपलब्ध है, जैसे ही यह सिस्टम पर बनाया गया है। इसे एक्सेस करने के लिए बहुत अधिक शोध या मैनुअल प्रयास की आवश्यकता नहीं होती है। जिस समय के वित्त कर्मचारियों को उनकी जरूरत के लिए "खुदाई" करने के लिए समर्पित किया जाता था, अब वे सूचना का विश्लेषण और व्याख्या करने के लिए समर्पित हो सकते हैं - संगठन में वित्त की प्राथमिक भूमिका।
अनुकूलित रिपोर्टिंग
वित्त विभाग द्वारा उपयोग किए जाने वाले आईटी सिस्टम में एक रिपोर्ट जनरेटिंग कार्यक्षमता है जो प्रबंधन रिपोर्ट बनाने की प्रक्रिया को गति देती है। प्रणाली अनुकूलन की एक निश्चित डिग्री प्रदान करती है - प्रबंधन टीम की विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर रिपोर्ट को कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। इन रिपोर्टिंग प्रणालियों के स्वचालन का अर्थ है कि नियमित रूप से उत्पन्न रिपोर्टें, जैसे कि हर महीने के अंत में उत्पन्न होने वाली रिपोर्ट, जल्दी से बनाई जा सकती हैं। प्रबंधन के कई निर्णय लेने होते हैं, समय सार का होता है। आईटी सिस्टम तीव्र, अनुकूलित रिपोर्टिंग क्षमता के लिए इसकी आवश्यकता को संबोधित करता है।
सहयोग
कई संगठन विभागों में सहयोगी प्रयास का लाभ उठाते हैं, प्रत्येक विभाग की अवधारणा अन्य विभागों की विशेषज्ञता से लाभान्वित होती है। वित्त टीम संगठन के भीतर अन्य विभागों के लिए इन-हाउस सलाहकारों के रूप में कार्य करती है। जब सभी विभाग एक केंद्रीकृत आईटी प्रणाली का उपयोग करते हैं, तो यह उन अवरोधों को गिरा देता है जो पूर्व में सूचना के प्रवाह को अवरुद्ध करते हैं। कंपनी के पास अब एक केंद्रीकृत डेटाबेस है जो सभी टीम के सदस्य कुछ सुरक्षा नियमों के अधीन पहुंच सकते हैं। कई कार्यालयों या अंतर्राष्ट्रीय प्रभागों वाली कंपनी के मामले में, दुनिया भर से समान जानकारी तक पहुंचने की यह क्षमता समय की बचत करती है और दक्षता में सुधार करती है। यदि वित्त को आगामी बोर्ड बैठक के लिए एक रिपोर्ट बनाने के लिए विनिर्माण लागत डेटा की आवश्यकता होती है, तो परिचालन कर्मी उस प्रारूप में डेटा को जल्दी से संचारित कर सकते हैं जो वित्त विभाग के लिए आवश्यक है और समझता है।
बेहतर पूर्वानुमान
बेहतर पूर्वानुमान का मतलब है कि एक पूर्वानुमान का उत्पादन करना जो कंपनी के वित्तीय परिणामों की संभावना के बारे में अधिक सटीक भविष्यवाणी है। वित्त कर्मचारी सदस्यों को पूर्वानुमान मॉडल बनाने के लिए गहन जानकारी तक पहुंच की आवश्यकता होती है जो दर्शाती है कि संगठन वास्तव में कैसे काम करता है। कंपनी के सभी सेगमेंट की जानकारी हासिल करने के बाद सटीक पूर्वानुमान लगाना काफी आसान हो जाता है। वित्त के पास वास्तविक जानकारी है और पूर्वानुमान के लिए धारणा बनाते समय अनुमान पर भरोसा नहीं करना पड़ता है।
