क्रेडिट होल्ड अक्सर आवश्यक होते हैं जब ग्राहक सहमति के अनुसार भुगतान करने में विफल होते हैं। जब तक आप भुगतान प्राप्त नहीं करते तब तक ग्राहक ग्राहक को अतिरिक्त सामान या सेवाएं खरीदने से रोकता है। हालांकि, पत्र को सावधानीपूर्वक विचार की आवश्यकता होती है ताकि ग्राहक को ग्राहक के रूप में रखते हुए खाते पर एकत्र करने का लक्ष्य पूरा हो सके। यह संभव है कि कुछ ग्राहक खाता क्रेडिट होल्ड लेटर से परेशान होकर अपना व्यवसाय कहीं और ले जाएं। इसीलिए पत्र को अंतिम उपाय के रूप में भेजने से पहले एकत्रित करने की अन्य संभावनाएँ महत्वपूर्ण हैं।
खाते पर भुगतान इतिहास की समीक्षा करें। पुष्टि करें कि ग्राहक को मेल और टेलीफोन द्वारा कई भुगतान अनुस्मारक प्राप्त हुए हैं।
चिट्ठी को एक मजबूत लेकिन मजबूत स्वर का उपयोग करते हुए लिखें क्योंकि आप भुगतान पर जोर देते हुए ग्राहक की सराहना करते हैं। पहले पैराग्राफ में, अपने व्यवसाय का समर्थन करने के लिए ग्राहक को धन्यवाद दें, और स्वीकार करें कि कठिन आर्थिक समय या अन्य कारण किसी भी ग्राहक के खाते में पीछे पड़ सकते हैं।
दूसरे पैराग्राफ में पहले वाक्य के साथ क्रेडिट होल्ड की घोषणा करें ताकि यह जोर देने के लिए अकेला खड़ा हो। यह लिखें कि, "हालांकि, मुझे खेद है कि भुगतान न होने के कारण हमें आपके क्रेडिट को तुरंत निलंबित कर देना चाहिए।" या एक ही संदेश को संदेश देने वाले विभिन्न शब्दों का उपयोग करें।
तीसरे पैराग्राफ के कारण शेष राशि का विस्तार करें और बताएं कि क्रेडिट होल्ड को उठाने के लिए वास्तव में क्या होना चाहिए। भुगतान के लिए एक समय सीमा प्रदान करें और ग्राहक को बताएं कि ऋण कलेक्टर को असाइनमेंट संभव है।
ग्राहक को उसकी वफादारी के लिए धन्यवाद देकर फिर से पत्र को समाप्त करें। अपने प्रत्यक्ष टेलीफोन नंबर को पत्र में रखें और ग्राहक को भुगतान व्यवस्था पर चर्चा करने के लिए कॉल करें।
